Närvaro eller incheckningsdel i ett evenemang är kanske det viktigaste måttet för engagemang. Detta beror på att det är den första interaktionen ansikte mot ansikte med deltagarna eller deltagarna. Det ger första intrycket av det organiserade evenemanget till deltagarna och ställer in stämning för hela evenemanget.
Dessa deltagare kan vara studenter, anställda, sponsorer, delegater, talare, utställare eller VIP. Vilken typ av deltagare, ett evenemang eller en session kommer att ha beror verkligen på typen och syftet med evenemanget som organiseras.
Oavsett evenemangsskala och typ av deltagare är en lång kö vid incheckningsdisken alltid en obehaglig syn för deltagarna. Även för en evenemangschef kan kaoset med långa rader i kombination med ett hektiskt schema för evenemangsdagen vara nervös.
Flera månaders planering, organisering och marknadsföring är några timmar på evenemangets dag. Det är uppenbart för evenemangschefen att ta tillfället i akt för att imponera på deltagarna, vars början händer vid incheckningen. Så det är viktigt att leverera en härlig incheckningsupplevelse.
Hur skulle evenemangsarrangörer eller sessionsplanerare säkerställa en sådan upplevelse? De kan göra det genom att implementera den senaste tekniken från QR-koder.
Om du behöver skapa QR-koder - kolla in Gratis QR-kodgenerator av Pageloot.
Dra nytta av 2D streckkodsteknik
När evenemanget som hålls är i stor skala är det viktigt att få ett stort antal människor genom entrédörren utan att spendera mycket tid. I denna situation är det absolut nödvändigt att distribuera en snabb inchecknings- eller närvarolösning.
En sådan lösning för att integreras i verktygslådan för händelsehantering för en snabb och smidig incheckningsupplevelse är en QR-kod. Betraktad som en 2D-streckkod har en QR-kod svarta rutor organiserade i en fyrkantig ruta på en vit bakgrund. Det skannas eller läses vanligtvis av ett bildverktyg som en streckkodsläsare, smarttelefons kamera eller en mobilapp från tredje part.
En QR-kod används som ett medium för att direkt dirigera människor till en webbadress snarare än manuellt söka och ange den. Så, hur kan man använda QR-koder för att underlätta snabbare incheckning på en evenemangsplats?
Tja, när en blivande deltagare registrerar sig för att vara en del av evenemanget delas en distinkt QR-kod med dem. Denna delning görs antingen via e-post eller på själva inträdesbiljetten. På evenemangsdagen måste de anställda som är dedikerade till att underlätta incheckningar bara använda en QR-kodskanner, som kan vara en smartphone.
När den registrerade deltagaren kommer till arenan ska hon eller han bara visa den unika QR-koden till en av anställda vid ingången. Den medlemmen skannar sedan koden efter vilken deltagaren får en giltig digital post när registreringsposten i QR-koden har verifierats mot händelsens databas.
Det är så QR-koder påskyndar incheckningsprocessen för de redan registrerade deltagarna. När en QR-kod har skannats kan ett inträdeskort eller ett märke förberedas och skrivas ut direkt. Detta är vanligtvis en effektiv lösning för dem som organiserar stora evenemang som konserter och mässor, eftersom det underlättar snabb och problemfri incheckning för flera deltagare.
Fördelar med att använda QR-koder för incheckning och närvarospårning
Här är de viktigaste fördelarna med att använda QR-koder för att spåra närvaro eller underlätta incheckningar:
- Enkel montering och demontering: Resurser som pengar, arbetskraft, pappersvaror och tid spenderas avsevärt för att ställa in och demontera närvaro- och incheckningsdiskar. Med QR-koder minskas dessa åtminstone med en tiondel. De tar mindre incheckningstid och färre anställda också. Dessutom är det enkelt att använda en smartphone som en QR-kodskanner. Det finns på allvar ingen anledning att oroa sig för att ordna bärbara datorer, anställda och pappersvaror.
- Enkel förberedelse: Eftersom QR-kodskannrarna för smarttelefoner är enkla och lätta att använda, finns det inget behov av speciell utbildning för evenemangets anställda. Eventarrangörerna behöver bara testa den valda skannern före evenemanget. Det finns inte heller behov av bärbara datorer för att ange närvarodetaljer och bekräfta detsamma.
- Snabbare rörelsekö: QR-kodtekniken tar bara några sekunder per deltagare för incheckning. Koden i sig fungerar som ett giltigt pass för alla ingångspunkter. Så oavsett vilken ingång en deltagare väljer kommer processen att vara snabb och enkel.
- Ingen elektricitet: De flesta närvaro- eller inloggningsdiskar behöver internet och strömförsörjning så att deras bärbara datorer fungerar bra. Tja, nu krävs det inte! QR-kodskannrar som smartphones kan laddas i förväg.
- Ingen kopiering: Duplicerade poster kan vara ett problem när du hanterar stora folkmassor vid ett evenemang. Trots att de tar full vård kan samma deltagare listas mer än en gång. Men med QR-koder är det omöjligt att duplicera deltagare i incheckningslistan, eftersom var och en av dem kommer att ha unika QR-koder. När de har skannats visar de incheckningsstatusen som gjorda eller visar ett felmeddelande om de skannas igen, enligt theeventscalendar.com.
- Minst pappersavfall: Ja, QR-koder är också en grön lösning. En enda kod kan ge ett inträdeskort som även fungerar som ett giltigt pass för åtkomst till olika hörn av evenemangslokalen och som en lunchkupong. Du behöver inte skriva ut märken och passera separat.
- Analytics-spårning: Med föråldrade skrivbord finns det ingen tillförlitlig metod för att veta när en deltagare kom och när lämnade hon eller han. Sådana detaljer krävs dock för ytterligare spårning och analys. De måste till exempel veta under vilken tid av evenemanget maximala utgångar inträffade? Vad ska göras för att detta inte ska inträffa vid nästa evenemang?
- Pengar Frälsare: Om man tittar på de ovan nämnda fördelarna, slutar evenemangsarrangörer verkligen att spara pengar. När allt kommer omkring använder man QR-koder som minskar totala utgifter för evenemang.
Hur fungerar QR-koder för närvarospårning?
När en deltagare skannar den utskrivna QR-koden visas händelsedetaljerna, som innefattar händelselokalisering, handling som incheckning och händelsebeskrivning som årsmöte, en musikkonsert eller en studentverkstad.
Beroende på vilken QR-kodgenerator som används finns det två alternativ härifrån att välja. Först uppmanas deltagaren att ange sitt namn eller identifikationsnummer och skicka in det.
Vid inlämning bekräftas incheckningen eller närvaron och deltagaren registreras kanske i en Google Sheet. För det andra får personen som skannade koden direkt ett bekräftelsemeddelande tillsammans med händelsedetaljerna under den.
Detta är proceduren oavsett om deltagarna är studenter på en workshop, teammedlemmar vid ett möte, delegater vid en konferens eller en säkerhetsvakt på evenemangslokalen.
Var ska man använda QR-koder för närvarospårning och incheckningar
Här är några vanliga praktiska tillämpningar av QR-koder för närvarospårning eller incheckningar:
- I ett tryckt marknadsföringsmaterial: För varje evenemang gäller allt tryckt marknadsföringsmaterial endast fram till tiden före evenemanget. Det kan också bli ogiltigt om händelsen försenas med några timmar. Men genom att lägga till en dynamisk närvarospårning QR-kod som öppnar en länk vars innehåll kan ändras när som helst blir samma marknadsföringsmaterial giltigt och utlöser engagemang. Deltagarna behöver helt enkelt ta med den flygbladet eller broschyren med QR-koden på platsen. Skanning av en sådan kod underlättar omedelbar incheckning eller närvaro. Vid fördröjning tar skanning av en sådan kod en till händelsedetaljerna som informerar deltagarna om den försenade incheckningstiden på grund av ändringen i händelsens starttid.
- På biljetter: Om biljetter ska utfärdas, skriv ut QR-koden för närvarospårning på dem. Varje biljettinnehavare kommer att ha en distinkt kod som gör det enkelt att spåra vem som har kommit och vem som har lämnat.
Använd fall av QR-koder för närvarospårning
Det finns många enheter för vilka användning av QR-koder för incheckning eller närvaro är användbart och fördelaktigt för att utlösa engagemang och spårningseffektivitet. Här är några av sådana användningsfall:
- En företagsägare som vill spåra närvaron av deltidsanställda, avtalsenliga, säsongsanställda eller tillfälliga anställda så att de endast kan betala för arbetade timmar genom att analysera det var som helst och från vilken enhet som helst
- En restaurang som vill spåra personalens arbetstid genom att spåra in- och utgångstid
- En utbildningsinstitution som skolor och universitet för att spåra närvaro av studenter och handleda på distans
- En egenföretagare för att spåra hennes eller hans teams månatliga arbetstid
Slutsats
Att spåra närvaro eller underlätta incheckningar via QR-koder är verkligen engagerande och bekvämt för deltagarna som kan vara studenter, affärsdelegater, evenemangssponsorer, anställda eller VIP. Överväg att dela dessa koder vid registreringen eller samtidigt som du marknadsför evenemanget så att deltagarna känner till snabba incheckningar, en viktig motivator för att delta i motsvarande evenemang.
