Docházka nebo odbavovací část události je možná nejdůležitější metrikou zapojení. Je to proto, že se jedná o první osobní interakci s účastníky nebo účastníky. Poskytuje účastníkům první dojem z organizované akce a nastavuje nálada na celou akci.
Těmito účastníky mohou být studenti, zaměstnanci, sponzoři, delegáti, řečníci, vystavovatelé nebo VIP. Typ účastníků, které událost nebo relace budou mít, bude skutečně záviset na typu a účelu organizované akce.
Bez ohledu na rozsah událostí a typ účastníků je dlouhá fronta u přepážky pro odbavení pro účastníky vždy nepříjemným pohledem. I pro manažera událostí může být chaos dlouhých front spojený s hektickým harmonogramem dne akce nervózní.
Několik měsíců plánování, organizace a marketingu se v den konání akce odehraje během několika hodin. Je zřejmé, že správce událostí využil této příležitosti a zapůsobil na účastníky, přičemž začátek se stane při odbavení. Je tedy zásadní zajistit příjemný zážitek z odbavení.
Jak by takový zážitek zajistili organizátoři akcí nebo plánovači relací? Mohou tak učinit implementací nejnovější technologie z QR kódy.
Pokud potřebujete vytvořit QR kódy - podívejte se na Zdarma generátor QR kódů podle Pageloot.
Využijte výhody technologie 2D čárových kódů
Pokud je akce, která se bude konat, ve velkém měřítku, je zásadní dostat obrovské množství lidí vstupními dveřmi, aniž byste trávili mnoho času. V této situaci je nepostradatelné nasadit rychlé odbavení nebo docházkové řešení.
Jedním z takových řešení, které lze integrovat do sady nástrojů pro správu událostí pro rychlé a bezproblémové odbavení, je QR kód. QR kód, který je považován za 2D čárový kód, obsahuje černé čtverečky uspořádané uvnitř čtvercového rámečku na bílém pozadí. Obvykle je snímán nebo čten zobrazovacím nástrojem, jako je čtečka čárových kódů, fotoaparát smartphonu nebo mobilní aplikace třetí strany.
QR kód se používá jako médium k přímému nasměrování lidí na webovou adresu URL, nikoli k ručnímu vyhledávání a zadávání. Jak tedy lze pomocí QR kódů usnadnit rychlejší odbavení na místě konání akce?
Když se potenciální účastník zaregistruje, že je součástí akce, je s ním sdílen odlišný QR kód. Toto sdílení se děje buď e-mailem, nebo na samotném vstupence. V den akce musí zaměstnanci věnující se usnadnění odbavení použít skener QR kódů, kterým může být smartphone.
Když registrovaný účastník přijde na místo, měl by pouze ukázat jedinečný QR kód jednomu ze zaměstnanců u vchodu. Tento člen poté naskenuje kód, po kterém účastník obdrží platný digitální záznam, jakmile budou podrobnosti o registračním záznamu v QR kódu ověřeny proti databázi události.
QR kódy tak urychlují proces odbavení již registrovaných účastníků. Po naskenování QR kódu lze připravit a okamžitě vytisknout vstupní průkaz nebo odznak. Toto je obvykle efektivní řešení pro ty, kteří organizují velké akce, jako jsou koncerty a veletrhy, protože umožňuje rychlé a bezproblémové odbavení několika účastníků.
Výhody používání QR kódů pro odbavení a sledování docházky
Zde jsou hlavní výhody používání QR kódů ke sledování docházky nebo usnadnění odbavení:
- Snadná montáž a demontáž: Zdroje, jako jsou peníze, práce, papírnictví a čas, se významně utrácejí při přípravě a demontáži docházkových a odbavovacích přepážek. S QR kódy se tyto sníží nejméně o jednu desetinu. Berou méně času na check-in a méně zaměstnanců. Dále je snadné používat smartphone jako skener QR kódů. Vážně si nemusíte dělat starosti s uspořádáním notebooků, zaměstnanců a kancelářských potřeb.
- Jednoduchá příprava: Vzhledem k tomu, že skenery QR kódů na smartphonu jsou jednoduché a snadno použitelné, není pro zaměstnance akce nutné speciální školení. Organizátoři akce musí vybraný skener před akcí pouze otestovat. Rovněž není potřeba notebooků pro zadávání údajů o docházce a jejich potvrzení.
- Rychlejší fronta pohybu: Technologie QR kódu na přihlášení účastníka trvá jen několik sekund. Samotný kód funguje jako platný průkaz pro všechny vstupní body. Bez ohledu na to, jaký vstupní bod si účastník zvolí, bude proces rychlý a jednoduchý.
- Zadna elektrina: Většina docházkových nebo přihlašovacích stolů potřebuje internet a napájení, aby jejich notebooky fungovaly dobře. No, nyní není nutné! Čtečky QR kódů, jako jsou smartphony, lze účtovat předem.
- Žádné duplikace: Duplicitní položky mohou být problémem při manipulaci s velkým množstvím lidí na akci. Navzdory plné péči se stejní účastníci mohou dostat na seznam více než jednou. U QR kódů je však duplikace účastníků v odbavovacím seznamu nemožná, protože každý z nich bude mít jedinečné QR kódy. Po naskenování zobrazí stav odbavení jako hotový nebo při opětovném naskenování zobrazí chybovou zprávu, uvádí theeventscalendar.com.
- Nejméně odpadu z papíru: Ano, QR kódy jsou také zeleným řešením. Jediný kód může poskytnout vstupní vstupenku, která funguje dokonce jako platná vstupenka pro přístup do různých koutů místa konání akce a jako kupón na oběd. Není třeba tisknout odznaky a průkazy zvlášť.
- Sledování Analytics: Se zastaralými stoly neexistuje spolehlivá metoda, jak zjistit, kdy účastník přišel a kdy odešla. Tyto podrobnosti jsou však nutné pro další sledování a analýzu. Například se od nich vyžaduje, aby věděli, během které doby události došlo k maximálním výjezdům? Co je třeba udělat, aby k tomu při příští akci nedošlo?
- Spasitel peněz: Při pohledu na výše uvedené výhody organizátoři akcí skutečně ušetří peníze. Koneckonců, použití QR kódů vede ke snížení celkové výdaje na akci.
Jak fungují QR kódy pro sledování docházky?
Když účastník naskenuje vytištěný QR kód, zobrazí se podrobnosti o události, které zahrnují místo konání akce, akci jako odbavení a popis události, jako je výroční schůze, hudební koncert nebo studentská dílna.
V závislosti na použitém generátoru QR kódu máte odtud dvě možnosti výběru. Nejprve je účastník vyzván k zadání svého jména nebo identifikačního čísla a jeho odeslání.
Po odeslání je přihlášení nebo účast potvrzena a účastník je zaznamenán možná v a Tabulka Google. Za druhé, osoba, která naskenovala kód, přímo obdrží potvrzovací zprávu spolu s podrobnostmi události pod ní.
Jedná se o postup, ať už jsou účastníky studenti na workshopu, členové týmu na schůzce, delegáti na konferenci nebo ostraha v místě konání akce.
Kde použít QR kódy pro sledování docházky a odbavení
Zde je několik běžných praktických aplikací QR kódů pro sledování docházky nebo odbavení:
- V tištěném marketingovém materiálu: Pro každou událost je jakýkoli tištěný marketingový materiál platný pouze do doby před akcí. Může se také stát neplatným, pokud se událost zpozdí o několik hodin. Přidáním dynamického kódu pro sledování docházky, který otevírá odkaz, jehož obsah je kdykoli možné změnit, se však stejný marketingový materiál stává platným a spouští zapojení. Účastníci jednoduše potřebují přinést leták nebo leták s QR kódem na místo konání. Skenování takového kódu usnadňuje okamžité odbavení nebo vyplnění docházky. V případě zpoždění naskenování takového kódu vede na stránku s podrobnostmi o události, která informuje účastníky o zpožděném čase odbavení z důvodu změny času zahájení události.
- Na vstupenkách: Pokud mají být vydány vstupenky, vytiskněte si na ně QR kód pro sledování docházky. Každý držitel lístku bude mít odlišný kód, díky kterému bude sledování toho, kdo dorazil a kdo vystoupil, snadné.
Pro sledování docházky používejte případy QR kódů
Existuje mnoho entit, pro které je použití QR kódů pro ohlášení nebo docházku užitečné a prospěšné pro spuštění zapojení a sledování efektivity. Zde je několik takových případů použití:
- Vlastník společnosti, který chce sledovat docházku zaměstnanců na částečný úvazek, smluvních, sezónních nebo dočasných zaměstnanců, aby mohl platit pouze za odpracované hodiny analýzou odkudkoli a z jakéhokoli zařízení
- Restaurace, která chce sledovat časování práce zaměstnanců sledováním času vstupu a výstupu
- Vzdělávací instituce, jako jsou školy a univerzity, pro sledování docházky studentů a dohled na dálku
- Osoba samostatně výdělečně činná pro sledování měsíční pracovní doby svého týmu
Závěr
Sledování docházky nebo usnadnění odbavení pomocí QR kódů je skutečně poutavé a pohodlné pro účastníky, kterými mohou být studenti, obchodní delegáti, sponzoři akcí, zaměstnanci nebo VIP. Zvažte sdílení těchto kódů při registraci nebo při propagaci akce, aby účastníci věděli o rychlých přihlášeních, což je hlavní motivátor pro účast na příslušné akci.
