Účasť na udalosti alebo odbavenie sa na udalosti je možno najdôležitejšou metrikou zapojenia. Je to preto, že ide o prvú osobnú interakciu s účastníkmi alebo účastníkmi. Poskytuje účastníkom prvý dojem z organizovaného podujatia a nastavuje náladu na celú akciu.
Týmito účastníkmi môžu byť študenti, zamestnanci, sponzori, delegáti, rečníci, vystavovatelia alebo VIP osoby. Typ účastníkov, ktorí sa udalosti alebo relácie zúčastnia, bude skutočne závisieť od typu a účelu organizovanej akcie.
Bez ohľadu na rozsah a typ účastníkov je dlhá fronta pri registračnom pulte pre účastníkov vždy nepríjemným pohľadom. Aj pre manažéra udalostí môže byť chaos dlhých radov spojený s hektickým harmonogramom dňa konania akcie nervózny.
Niekoľko mesiacov plánovania, organizácie a marketingu sa v deň konania udalosti uskutoční na pár hodín. Je zrejmé, že manažér udalosti využije túto príležitosť, aby urobil dojem na účastníkov, ktorých začiatok sa stane pri registrácii. Je preto nevyhnutné poskytnúť nádherný zážitok z registrácie.
Ako by organizátori podujatí alebo plánovači zasadnutí zabezpečili takýto zážitok? Môžu tak urobiť pomocou implementácie najnovšej technológie systému QR kódy.
Ak potrebujete vytvoriť QR kódy - skontrolujte Generátor QR kódov zadarmo podľa Pageloot.
Využite výhodu technológie 2D čiarových kódov
Keď je podujatie, ktoré sa bude konať, vo veľkom meradle, je nevyhnutné dostať cez vstupné dvere obrovské množstvo ľudí bez toho, aby ste trávili veľa času. V tejto situácii je nevyhnutné nasadiť rýchle riešenie registrácie alebo dochádzky.
Jedným z riešení, ktoré je možné integrovať do sady nástrojov na správu udalostí pre rýchle a bezproblémové odbavenie, je QR kód. QR kód, ktorý sa považuje za 2D čiarový kód, obsahuje čierne štvorce usporiadané vo štvorcovom poli na bielom pozadí. Spravidla je skenovaný alebo načítaný zobrazovacím nástrojom, ako je snímač čiarových kódov, fotoaparát smartphonu alebo mobilná aplikácia tretej strany.
QR kód sa používa ako médium na priame nasmerovanie ľudí na webovú adresu URL namiesto manuálneho vyhľadávania a zadávania. Ako teda možno využiť QR kódy na uľahčenie rýchlejšej registrácie na mieste konania akcie?
Keď sa potenciálny účastník zaregistruje ako súčasť udalosti, poskytne sa mu zreteľný QR kód. Toto zdieľanie sa deje buď prostredníctvom e-mailu alebo na samotnom vstupnom lístku. V deň konania podujatia musia zamestnanci, ktorí sa špecializujú na uľahčenie registrácie, použiť skener QR kódov, ktorým môže byť smartphone.
Keď registrovaný účastník príde na miesto konania, mal by jednému zo zamestnancov pri vchode iba ukázať jedinečný QR kód. Tento člen potom naskenuje kód, po ktorom účastník dostane platný digitálny záznam, akonáhle sa podrobnosti záznamu o registrácii v QR kóde overia oproti databáze udalosti.
Takto QR kódy urýchľujú proces registrácie už zaregistrovaných účastníkov. Po naskenovaní QR kódu je možné ihneď pripraviť a vytlačiť vstupný preukaz alebo odznak. Toto je zvyčajne efektívne riešenie pre tých, ktorí organizujú veľké udalosti, ako sú koncerty a veľtrhy, pretože uľahčuje rýchlu a bezproblémovú registráciu niekoľkých účastníkov.
Výhody použitia QR kódov na registrácie a sledovanie dochádzky
Tu sú hlavné výhody použitia QR kódov na sledovanie dochádzky alebo uľahčenie nahlásenia:
- Ľahká montáž a demontáž: Zdroje, ako sú peniaze, práca, kancelárske potreby a čas, sa výrazne míňajú pri zostavovaní a demontáži dochádzkových a registračných pultov. Pri QR kódoch sa tieto kódy znížia minimálne o desatinu. Trvá menej času na registráciu a menej zamestnancov. Ďalej je ľahké používať smartphone ako skener QR kódov. Vážne sa nemusíte obávať usporiadania notebookov, zamestnancov a kancelárskych potrieb.
- Jednoduchá predbežná príprava: Pretože skenery QR kódov v smartfóne sú jednoduché a ľahko použiteľné, nie je potrebné žiadne špeciálne školenie pre zamestnancov podujatia. Organizátorom podujatia stačí vybraný skener pred podujatím otestovať. Taktiež nie sú potrebné notebooky na zadávanie podrobností dochádzky a ich potvrdenie.
- Rýchlejší rad na presun: Technológia QR kódu trvá každému účastníkovi odbavenie iba pár sekúnd. Samotný kód funguje ako platný preukaz pre všetky vstupné body. Takže bez ohľadu na to, aký vstupný bod si účastník zvolí, proces bude rýchly a jednoduchý.
- Žiadna elektrina: Väčšina dochádzkových alebo prihlasovacích stolov potrebuje internet a napájanie, aby ich notebooky fungovali dobre. Teraz sa to nevyžaduje! Skenery QR kódov, ako sú napríklad smartfóny, je možné účtovať vopred.
- Žiadna duplikácia: Pri manipulácii s veľkým počtom ľudí na akcii môžu byť problémom duplicitné položky. Napriek úplnej starostlivosti môžu byť tí istí účastníci zaradení do zoznamu viackrát. Avšak s QR kódmi nie je možné duplikovať účastníkov v registračnom zozname, pretože každý z nich bude mať jedinečné QR kódy. Po skenovaní zobrazia stav registrácie ako hotový alebo sa pri ďalšom skenovaní zobrazí chybová správa, uvádza theeventscalendar.com.
- Odpad z najmenšieho papiera: Áno, QR kódy sú tiež zeleným riešením. Jediný kód môže poskytnúť vstupný preukaz, ktorý slúži dokonca ako platný vstup do rôznych kútov miesta konania podujatia a ako obedový kupón. Nie je potrebné zvlášť tlačiť odznaky a preukazy.
- Sledovanie služby Analytics: Pri zastaraných pracovných stoloch neexistuje spoľahlivá metóda, ako zistiť, kedy účastník prišiel a kedy odišla. Takéto podrobnosti sú však potrebné pre ďalšie sledovanie a analýzu. Napríklad sú povinní vedieť, počas ktorej doby udalosti došlo k maximálnym východom? Čo treba urobiť, aby sa tak nestalo pri nasledujúcej udalosti?
- Spasiteľ peňazí: Pri pohľade na vyššie uvedené výhody organizátori podujatí skutočne ušetria peniaze. Koniec koncov, použitie QR kódov vedie k zníženiu celkové výdavky na akciu.
Ako fungujú QR kódy na sledovanie dochádzky?
Keď účastník naskenuje vytlačený QR kód, zobrazia sa podrobnosti udalosti, ktoré zahŕňajú miesto konania udalosti, akciu ako odbavenie a popis udalosti, napríklad výročnú schôdzu, hudobný koncert alebo študentský workshop.
V závislosti od použitého generátora QR kódu máte odtiaľ dve možnosti na výber. Najprv je účastník vyzvaný, aby uviedol svoje meno alebo identifikačné číslo a predložil ho.
Po predložení je registrácia alebo účasť potvrdená a účastník je zaznamenaný možno v a Tabuľka Google. Po druhé, osoba, ktorá naskenovala kód, dostane priamo potvrdzovaciu správu spolu s podrobnosťami udalosti pod ňou.
Toto je postup, či už účastníkmi sú študenti na workshope, členovia tímu na stretnutí, delegáti na konferencii alebo ochranka v mieste konania akcie.
Kde použiť kódy QR na sledovanie dochádzky a registrácie
Tu uvádzame niektoré bežné praktické aplikácie QR kódov na sledovanie dochádzky alebo registrácie:
- V tlačenom marketingovom materiáli: Pre každú udalosť je akýkoľvek tlačený marketingový materiál platný iba do času pred udalosťou. Môže sa tiež stať neplatným, ak sa udalosť oneskorí o niekoľko hodín. Pridaním dynamického kódu sledovania dochádzky, ktorý otvára odkaz, ktorého obsah je kedykoľvek možné zmeniť, však rovnaký marketingový materiál nadobúda platnosť a vyvoláva interakciu. Účastníci si jednoducho prinesú na leták tento leták alebo leták s QR kódom. Naskenovanie takéhoto kódu uľahčuje okamžité odbavenie alebo vyplnenie dochádzky. V prípade meškania skenovanie takéhoto kódu vedie na stránku s podrobnosťami udalosti, ktorá informuje účastníkov o čase oneskorenia registrácie z dôvodu zmeny času začiatku udalosti.
- Na lístkoch: Ak sa majú vydávať lístky, vytlačte si na ne QR kód na sledovanie dochádzky. Každý držiteľ lístka bude mať samostatný kód, vďaka ktorému bude sledovanie toho, kto pricestoval a kto z neho odišiel, ľahké.
Na sledovanie dochádzky používajte prípady QR kódov
Existuje veľa subjektov, pre ktoré je použitie QR kódov na prihlásenie alebo dochádzku užitočné a prospešné pre spustenie interakcie a efektívnosť sledovania. Tu je niekoľko takýchto prípadov použitia:
- Vlastník spoločnosti, ktorý chce sledovať dochádzku zamestnancov na čiastočný úväzok, zmluvných, sezónnych alebo dočasných zamestnancov, aby mohla platiť iba za odpracované hodiny analýzou odkiaľkoľvek a z ľubovoľného zariadenia
- Reštaurácia, ktorá chce sledovať časovanie práce zamestnancov sledovaním času vstupu a výstupu
- Vzdelávacia inštitúcia, ako sú školy a univerzity, ktorá sleduje dochádzku študentov a dohliada na diaľku
- Živnostník na sledovanie mesačného pracovného času svojho tímu
Záver
Sledovanie dochádzky alebo uľahčenie odbavenia pomocou QR kódov je skutočne pútavé a pohodlné pre účastníkov, ktorými môžu byť študenti, obchodní delegáti, sponzori udalostí, zamestnanci alebo VIP osoby. Zvážte zdieľanie týchto kódov pri registrácii alebo pri propagácii podujatia, aby účastníci vedeli o rýchlych registráciách, čo je hlavný motivátor účasti na príslušnej udalosti.