Participarea sau check-in parte la un eveniment este, probabil, cea mai vitală valoare de angajament. Acest lucru se datorează faptului că este prima interacțiune față în față cu participanții sau participanții. Oferă participanților prima impresie a evenimentului organizat și setează starea de spirit pentru întregul eveniment.
Acești participanți pot fi studenți, angajați, sponsori, delegați, vorbitori, expozanți sau VIP-uri. Tipul de participanți, un eveniment sau o sesiune va avea, va depinde cu adevărat de tipul și scopul evenimentului organizat.
Indiferent de amploarea evenimentului și de tipul participanților, o coadă lungă la ghișeul de check-in este întotdeauna o priveliște neplăcută pentru participanți. Chiar și pentru un manager de evenimente, haosul liniilor lungi, cuplat cu un program agitat al zilei evenimentului, poate fi descurajant.
Câteva luni de planificare, organizare și marketing se reduc la câteva chestiuni în ziua evenimentului. Este evident pentru managerul evenimentului să profite de această ocazie pentru a impresiona participanții, al căror început se întâmplă la check-in. Deci, este esențial să oferiți o experiență plăcută la check-in.
Cum ar asigura organizatorii de evenimente sau planificatorii de sesiuni o astfel de experiență? Ei bine, pot face acest lucru implementând cea mai recentă tehnologie a Coduri QR.
Dacă trebuie să creați coduri QR - verificați Generator de cod QR gratuit de Pageloot.
Profitând de tehnologia codurilor de bare 2D
Când evenimentul care urmează să se desfășoare este la scară largă, este esențial să atragi un număr imens de oameni prin ușa de intrare fără a petrece mult timp. În această situație, este indispensabil să implementați o soluție rapidă de check-in sau participare.
O astfel de soluție pentru integrarea în setul de instrumente de gestionare a evenimentelor pentru o experiență de check-in rapidă și lină este un cod QR. Considerat ca un cod de bare 2D, un cod QR prezintă pătrate negre organizate în interiorul unei cutii pătrate pe un fundal alb. De obicei, este scanat sau citit de un instrument de imagistică, cum ar fi un scaner de coduri de bare, camera unui smartphone sau o aplicație mobilă terță parte.
Un cod QR este utilizat ca mijloc pentru a direcționa instantaneu oamenii către o adresă URL web, mai degrabă decât să o caute și să o introducă manual. Deci, cum se poate folosi codurile QR pentru a facilita check-in-ul mai rapid la un loc de desfășurare a evenimentului?
Ei bine, atunci când un potențial participant se înregistrează pentru a face parte din eveniment, li se împarte un cod QR distinct. Această partajare se face fie printr-un e-mail, fie prin biletul de intrare. În ziua evenimentului, membrii personalului dedicat facilitării înregistrărilor trebuie doar să utilizeze un scaner de cod QR, care poate fi un smartphone.
Când participantul înregistrat vine la locul de desfășurare, ea sau el ar trebui să arate codul QR unic unuia dintre membrii personalului de la intrare. Membrul respectiv scanează apoi codul după care participantul primește o intrare digitală validă odată ce detaliile înregistrării înregistrării din codul QR sunt verificate în baza de date a evenimentului.
Acesta este modul în care codurile QR accelerează procesul de check-in pentru participanții deja înregistrați. Odată ce un cod QR este scanat, un permis de intrare sau o insignă poate fi pregătită și imprimată imediat. Aceasta este de obicei o soluție eficientă pentru cei care organizează evenimente mari, cum ar fi concerte și expoziții comerciale, deoarece facilitează check-in-ul rapid și fără probleme pentru mai mulți participanți.
Avantajele utilizării codurilor QR pentru înregistrări și urmărirea prezenței
Iată principalele avantaje ale utilizării codurilor QR pentru a urmări prezența sau pentru a facilita înregistrările:
- Asamblare și demontare ușoară: Resurse precum bani, forță de muncă, articole de papetărie și timp sunt cheltuite în mod semnificativ în amenajarea și demontarea ghișeelor de prezență și check-in. Cu codurile QR, acestea se reduc cel puțin cu o zecime. Au nevoie de mai puțin timp de check-in și mai puțini membri ai personalului. Mai mult, este ușor de utilizat un smartphone ca scaner de cod QR. În mod serios nu este nevoie să vă faceți griji cu privire la aranjarea laptopurilor, a membrilor personalului și a articolelor de papetărie.
- Pregătire simplă: Deoarece scanerele de cod QR ale smartphone-ului sunt simple și ușor de utilizat, nu este nevoie de pregătire specială pentru membrii personalului evenimentului. Organizatorii evenimentului trebuie să testeze scanerul ales numai înainte de eveniment. De asemenea, nu este nevoie de laptopuri pentru introducerea detaliilor prezenței și confirmarea acestora.
- Coadă de mișcare mai rapidă: Tehnologia codului QR durează doar câteva secunde pentru fiecare participant pentru check-in. Codul în sine acționează ca o trecere validă pentru toate punctele de intrare. Deci, indiferent de punctul de intrare pe care îl alege un participant, procesul va fi rapid și simplu.
- Fară electricitate: Majoritatea birourilor de prezență sau de conectare au nevoie de internet și alimentare, astfel încât laptopurile lor să funcționeze bine. Ei bine, acum nu este necesar! Scanerele de cod QR, cum ar fi smartphone-urile, pot fi încărcate în avans.
- Fără duplicare: Intrările duplicate pot fi o problemă în timp ce gestionați mulțimi mari la un eveniment. În ciuda îngrijirii depline, aceiași participanți pot fi listați de mai multe ori. Cu toate acestea, cu codurile QR, duplicarea participanților în lista de check-in este imposibilă, deoarece fiecare dintre ei va avea coduri QR unice. Odată scanate, acestea vor afișa starea de check-in ca făcută sau vor afișa un mesaj de eroare dacă sunt scanate din nou, conform theeventscalendar.com.
- Cel mai mic deșeu de hârtie: Da, și codurile QR sunt o soluție ecologică. Un singur cod poate oferi un permis de intrare care acționează chiar ca un permis valid pentru accesarea diferitelor colțuri ale locului evenimentului și ca un cupon de prânz. Nu este nevoie să imprimați ecusoane și permise separate.
- Urmărirea analizei: Cu birourile învechite, nu există nicio metodă de încredere pentru a ști când a venit un participant și când a plecat ea sau el. Cu toate acestea, astfel de detalii sunt necesare pentru urmărirea și analiza ulterioară. De exemplu, li se cere să știe în ce timp al evenimentului au avut loc ieșiri maxime? Ce ar trebui făcut pentru ca acest lucru să nu aibă loc la următorul eveniment?
- Mântuitor de bani: Privind beneficiile menționate mai sus, organizatorii de evenimente ajung cu adevărat să economisească bani. La urma urmei, utilizarea codurilor QR duce la reducerea cheltuieli generale pentru evenimente.
Cum funcționează codurile QR pentru urmărirea prezenței?
Când un participant scanează codul QR tipărit, sunt afișate detaliile evenimentului, care implică locația evenimentului, acțiunea ca check-in și descrierea evenimentului, cum ar fi întâlnirea anuală, un concert muzical sau un atelier pentru studenți.
În funcție de generatorul de cod QR utilizat, de aici puteți alege două opțiuni. Mai întâi, participantul este apoi rugat să introducă numele sau numărul său de identificare și să-l trimită.
La depunere, check-in-ul sau prezența sunt confirmate, iar participantul este înregistrat poate într-un Foaie Google. În al doilea rând, persoana care a scanat codul primește direct un mesaj de confirmare împreună cu detaliile evenimentului de sub acesta.
Aceasta este procedura indiferent dacă participanții sunt studenți la un atelier, membri ai echipei la o întâlnire, delegați la o conferință sau un paznic la locul evenimentului.
Unde se utilizează codurile QR pentru urmărirea prezenței și înregistrări
Iată câteva aplicații practice obișnuite ale codurilor QR pentru urmărirea prezenței sau check-in-uri:
- Într-un material de marketing tipărit: Pentru orice eveniment, orice material de marketing tipărit este valabil numai până la ora pre-eveniment. De asemenea, poate deveni invalid dacă evenimentul este întârziat cu câteva ore. Cu toate acestea, prin adăugarea unui cod QR de urmărire dinamică a prezenței care deschide un link al cărui conținut este modificabil oricând, același material de marketing devine valid și declanșează implicarea. Participanții trebuie pur și simplu să aducă acel pliant sau prospect cu codul QR la locul de desfășurare. Scanarea unui astfel de cod facilitează check-in-ul instantaneu sau completarea prezenței. În caz de întârziere, scanarea unui astfel de cod duce la pagina de detalii a evenimentului care informează participanții cu privire la ora de check-in întârziată din cauza schimbării orei de începere a evenimentului.
- La bilete: Dacă se vor emite bilete, tipăriți codul QR de urmărire a prezenței pe ele. Fiecare posesor de bilet va avea un cod distinct din cauza căruia urmărirea cine a sosit și a ieșit a devenit ușoară.
Utilizați cazuri de coduri QR pentru urmărirea prezenței
Există multe entități pentru care utilizarea codurilor QR pentru check-in-uri sau participare este utilă și benefică pentru declanșarea implicării și urmărirea eficienței. Iată câteva dintre aceste cazuri de utilizare:
- Un proprietar de companie care dorește să urmărească prezența angajaților cu fracțiune de normă, contractuali, sezonieri sau temporari, astfel încât să poată plăti doar pentru orele lucrate analizând-o de oriunde și de pe orice dispozitiv
- Un restaurant care dorește să urmărească timpul de lucru al personalului urmărind timpul de intrare și ieșire
- O instituție de învățământ, cum ar fi școlile și universitățile pentru urmărirea prezenței studenților și supravegherea de la distanță
- O persoană care desfășoară o activitate independentă pentru urmărirea orelor de lucru lunare ale ei sau ale echipei sale
Concluzie
Urmărirea prezenței sau facilitarea înregistrărilor prin coduri QR este cu adevărat captivantă și convenabilă pentru participanții care pot fi studenți, delegați de afaceri, sponsori de evenimente, angajați sau VIP-uri. Luați în considerare partajarea acestor coduri în momentul înregistrării sau în timp ce promovați evenimentul, astfel încât participanții să știe despre check-in-uri rapide, un motivator important pentru participarea la evenimentul corespunzător.
