Відвідування або реєстрація частини заходу, мабуть, найважливіша метрика залучення. Це тому, що це перша особиста взаємодія з учасниками або учасниками. Це забезпечує перше враження від організованого заходу для присутніх і задає настрій на всю подію.
Цими учасниками можуть бути студенти, співробітники, спонсори, делегати, спікери, експоненти або VIP-особи. Тип учасників, подія чи сесія будуть залежати від типу та мети заходу, що організовується.
Незалежно від масштабу події та типу учасників, довга черга біля стійки реєстрації завжди є неприємним видовищем для відвідувачів. Навіть для менеджера подій хаос довгих черг у поєднанні з напруженим графіком дня подій може викликати нерви.
Кілька місяців планування, організації та маркетингу зводиться до кількох годин у день події. Очевидно, що менеджер заходу скористався цією можливістю, щоб справити враження на присутніх, початок яких відбувається під час реєстрації. Отже, важливо забезпечити чудовий досвід реєстрації.
Як організатори заходів або організатори сесій забезпечать такий досвід? Ну, вони можуть це зробити, впроваджуючи новітні технології Росії QR-коди.
Якщо вам потрібно створити QR-коди - перевірте Безкоштовний генератор QR-кодів від Pageloot.
Користуючись перевагами 2D технології штрих-коду
Коли захід, який буде проводитися, є великим, критично важливо пропустити величезну кількість людей до вхідних дверей, не витрачаючи багато часу. У цій ситуації необхідно розгорнути рішення щодо швидкої реєстрації або відвідування.
Одним із таких рішень для інтеграції в набір інструментів управління подіями для швидкого та безперебійного реєстрації є QR-код. QR-код, який розглядається як 2D-штрих-код, має чорні квадрати, організовані всередині квадратного вікна на білому тлі. Зазвичай він сканується або зчитується за допомогою засобу обробки зображень, такого як сканер штрих-коду, камера смартфона або сторонній мобільний додаток.
QR-код використовується як засіб, щоб миттєво спрямовувати людей до веб-URL-адреси, а не шукати та вводити її вручну. Отже, як можна використовувати QR-коди, щоб полегшити швидшу реєстрацію на місці події?
Що ж, коли потенційний учасник реєструється для участі у заході, їм передається окремий QR-код. Цей обмін здійснюється або по електронній пошті, або на самому вхідному квитку. У день заходу співробітники, присвячені полегшенню реєстрації, просто повинні використовувати сканер QR-коду, який може бути смартфоном.
Коли зареєстрований учасник приходить на місце проведення, він або він повинен просто показати унікальний QR-код одному із співробітників біля входу. Потім цей учасник сканує код, після чого учасник отримує дійсний цифровий запис, як тільки дані реєстраційного запису в QR-коді перевіряються у базі даних події.
Таким чином QR-коди прискорюють процес реєстрації вже зареєстрованих відвідувачів. Після сканування QR-коду можна відразу підготувати та роздрукувати пропуск або бейдж. Зазвичай це ефективне рішення для тих, хто організовує великі події, такі як концерти та торговельні виставки, оскільки забезпечує швидку та безпроблемну реєстрацію кількох відвідувачів.
Переваги використання QR-кодів для реєстрації та відстеження відвідуваності
Ось основні переваги використання QR-кодів для відстеження відвідуваності або полегшення реєстрації:
- Легке збирання та розбирання: Такі ресурси, як гроші, робоча сила, канцелярські товари та час, значною мірою витрачаються на встановлення та розбирання прилавків для відвідування та реєстрації. З QR-кодами вони зменшуються щонайменше на одну десяту. Вони займають менше часу на реєстрацію та менше співробітників. Крім того, легко використовувати смартфон як сканер QR-коду. Серйозно не потрібно турбуватися про організацію ноутбуків, співробітників та канцтоварів.
- Проста попередня підготовка: Оскільки сканери QR-кодів для смартфонів прості та прості у використанні, немає необхідності в спеціальному навчанні для співробітників заходу. Організаторам заходу потрібно лише протестувати вибраний сканер до початку події. Також немає потреби в ноутбуках для введення даних про відвідуваність та підтвердження того самого.
- Швидше переміщення черги: Технологія QR-коду займає лише кілька секунд для кожного учасника для реєстрації. Сам код діє як дійсний пропуск для всіх точок входу. Тож, яку б точку входу не вибрав учасник, процес буде швидким і простим.
- Немає електрики: Більшості стійок для відвідувачів або реєстрації потрібен Інтернет та джерело живлення, щоб їх ноутбуки добре функціонували. Ну, тепер не потрібно! Сканери QR-коду, такі як смартфони, можна заряджати заздалегідь.
- Без копіювання: Повторювані записи можуть викликати занепокоєння під час обробки великих скупчень людей на заході. Незважаючи на повний догляд, одні й ті ж учасники можуть потрапляти до списку не один раз. Однак із QR-кодами дублювання учасників у списку реєстрації неможливе, оскільки кожен із них матиме унікальні QR-коди. Після сканування вони відображатимуть статус реєстрації як виконаний або відображатимуть повідомлення про помилку, якщо сканування буде проведено повторно, повідомляє theeventscalendar.com.
- Найменш паперових відходів: Так, QR-коди - це також зелене рішення. Один код може дати вхідний пропуск, який навіть діє як дійсний пропуск для доступу до різних куточків місця події та як купон на обід. Не потрібно друкувати значки та пропуски окремо.
- Відстеження Analytics: На застарілих робочих столах не існує жодного надійного методу, щоб дізнатися, коли учасник прийшов і коли він пішов. Однак такі деталі необхідні для подальшого відстеження та аналізу. Наприклад, вони повинні знати, за який час події відбулося максимальне виходу? Що слід зробити, щоб цього не сталося на наступному заході?
- Грошовий рятівник: Дивлячись на вищезазначені переваги, організатори заходів справді заощаджують гроші. Зрештою, використання QR-кодів призводить до зменшення загальні витрати на події.
Як працюють QR-коди для відстеження відвідуваності?
Коли учасник сканує надрукований QR-код, відображаються деталі події, що включає місце події, дію в якості реєстрації та опис події, наприклад щорічні збори, музичний концерт або студентську майстерню.
Залежно від використовуваного генератора QR-коду, тут можна вибрати два варіанти. Спочатку учасника просять ввести своє ім’я чи ідентифікаційний номер та подати його.
Після подання заявки підтверджується реєстрація або відвідуваність, і учасник записується, можливо, в Таблиця Google. По-друге, людина, яка відсканувала код, безпосередньо отримує повідомлення про підтвердження разом із деталями події під ним.
Це процедура, незалежно від того, чи є присутні студенти семінару, члени команди на засіданні, делегати на конференції чи охоронець на місці події.
Де використовувати QR-коди для відстеження відвідуваності та реєстрації
Ось декілька поширених практичних застосувань QR-кодів для відстеження відвідуваності або реєстрації:
- У друкованому маркетинговому матеріалі: Для будь-якої події будь-який друкований маркетинговий матеріал дійсний лише до часу до початку події. Він також може стати недійсним, якщо подія відкладається на кілька годин. Однак, додавши QR-код для динамічного відвідування, відкриваючи посилання, вміст якого можна змінювати в будь-який час, той самий маркетинговий матеріал стає дійсним і викликає залучення. Учасникам просто потрібно взяти з собою цей флаєр чи листівку з QR-кодом. Сканування такого коду полегшує миттєву реєстрацію або заповнення відвідувачів. У разі затримки сканування такого коду переходить на сторінку з інформацією про подію, яка інформує присутніх про час затримки заїзду через зміну часу початку події.
- На квитки: Якщо планується видавати квитки, надрукуйте на них QR-код відстеження відвідуваності. Кожен власник квитка матиме окремий код, завдяки якому відстеження того, хто прибув і хто вийшов, стало легким.
Використовуйте випадки QR-кодів для відстеження відвідуваності
Є багато організацій, для яких використання QR-кодів для реєстрації або відвідування є корисним та корисним для активації взаємодії та ефективності відстеження. Ось декілька таких випадків використання:
- Власник компанії, який хоче відстежувати відвідування працівників, які працюють неповний робочий день, за контрактом, сезонні чи тимчасові, щоб він міг оплачувати лише відпрацьовані години, аналізуючи їх з будь-якого місця та з будь-якого пристрою
- Ресторан, який хоче відстежувати графік роботи персоналу, відстежуючи час входу та виїзду
- Навчальний заклад, такий як школи та університети, для відстеження відвідуваності студентів та дистанційного нагляду
- Самозайнята особа для відстеження щомісячного робочого часу своєї команди
Висновок
Відстеження відвідуваності або полегшення реєстрації за допомогою QR-кодів є справді цікавим та зручним для учасників, які можуть бути студентами, бізнес-делегатами, спонсорами заходів, працівниками або VIP-особами. Подумайте про те, щоб поділитися цими кодами під час реєстрації або під час просування заходу, щоб учасники знали про швидкі реєстрації, головний мотиватор для участі у відповідному заході.
