Cách thu hút khách hàng tiềm năng tại sự kiện bằng mã QR

Bạn có rời khỏi các triển lãm thương mại với một chồng danh thiếp mà không có kế hoạch theo dõi rõ ràng? Thu thập dữ liệu thủ công làm bạn chậm lại và các khách hàng tiềm năng nhanh chóng nguội lạnh. Hướng dẫn này chỉ cho bạn cách sử dụng mã QR để tự động thu thập, sắp xếp và theo dõi các khách hàng tiềm năng từ sự kiện – để mỗi cái bắt tay biến thành một liên hệ có thể theo dõi được.

Tại sao việc thu thập khách hàng tiềm năng truyền thống tại sự kiện lại kém hiệu quả

Tại hầu hết các hội nghị và triển lãm thương mại, các chuyên gia thu thập thông tin liên hệ bằng cách trao đổi danh thiếp hoặc ghi chú. Vấn đề là: hầu hết những tấm danh thiếp đó cuối cùng nằm trên bàn, không bao giờ được nhập vào CRM. Ngay cả khi được nhập, việc nhập dữ liệu thủ công cũng chậm, dễ mắc lỗi và không đồng bộ với tốc độ theo dõi bán hàng hiện đại.

Thời gian để hành động với một khách hàng tiềm năng từ sự kiện là rất ngắn. Việc theo dõi sau triển lãm được mô tả rộng rãi là giai đoạn mà ROI của sự kiện được thắng hoặc thua – các khách hàng tiềm năng ấm nhanh chóng nguội lạnh, và một lần tiếp cận đầu tiên chậm trễ hoặc chung chung có thể giết chết một cuộc trò chuyện đầy hứa hẹn. Bạn cần một hệ thống thu thập dữ liệu ngay lập tức, chuyển nó đến đúng nơi và kích hoạt việc theo dõi mà không yêu cầu bạn phải làm thủ công.

Mã QR thu hẹp khoảng cách đó bằng cách kết nối một tương tác vật lý – đưa danh thiếp cho ai đó, chỉ vào một biểu ngữ hoặc đặt mã trên bàn – với một quy trình làm việc kỹ thuật số chạy tự động.

Điều gì làm cho mã QR hiệu quả trong việc thu thập khách hàng tiềm năng

Không phải tất cả mã QR đều hữu ích như nhau cho việc tạo khách hàng tiềm năng tại sự kiện. Một mã QR tĩnh trỏ đến một đích cố định và không cung cấp cho bạn dữ liệu về người đã quét nó, khi nào hoặc ở đâu. Một mã QR động, ngược lại, sử dụng một liên kết chuyển hướng ngắn có thể được cập nhật bất cứ lúc nào và ghi lại hoạt động quét bao gồm thời gian, loại thiết bị và vị trí.

Đối với việc thu thập khách hàng tiềm năng tại sự kiện, mã động là cần thiết vì ba lý do:

• Bạn có thể thay đổi URL đích sau khi in – hữu ích khi tham dự nhiều sự kiện với một lô tài liệu in duy nhất
• Bạn nhận được phân tích thời gian thực về số lượng quét và hành vi của đối tượng
• Bạn có thể tích hợp đích đến với CRM hoặc nền tảng tự động hóa của mình mà không cần chạm vào mã đã in

Các Tạo mã QR động từ Pageloot cho phép bạn tạo mã có thể chỉnh sửa, cập nhật đích đến giữa các sự kiện và theo dõi hiệu suất từ một bảng điều khiển trung tâm.

Thiết lập mã sự kiện có thể theo dõi trước triển lãm tiếp theo của bạn Sử dụng Tạo mã QR động để tạo mã QR có thể chỉnh sửa, sẵn sàng phân tích, định tuyến người tham dự trực tiếp vào quy trình thu thập khách hàng tiềm năng của bạn.

Bước 1: Thiết kế danh thiếp được xây dựng để thu thập khách hàng tiềm năng

Danh thiếp của bạn là yếu tố kích hoạt vật lý cho toàn bộ quy trình làm việc kỹ thuật số. Để nó hoạt động hiệu quả, bản thân tấm danh thiếp cần phải đáng để giữ lại – và mã QR cần phải có thể quét được ngay lập tức.

Những cân nhắc thực tế:

• Sử dụng vật liệu cao cấp: Những tấm danh thiếp bền (bằng nhựa hoặc giấy cứng) ít có khả năng bị vứt bỏ hơn so với các loại giấy mỏng manh. Giá trị cảm nhận của tấm danh thiếp phản ánh thương hiệu của bạn.
• Đặt mã QR ở vị trí nổi bật: Mặt sau của danh thiếp hoạt động tốt. Hãy làm theo khuyến nghị về kích thước tối thiểu của Pageloot là 0.8 × 0.8 inch cho mã QR trên danh thiếp để đảm bảo quét đáng tin cậy trên các loại thiết bị.
• Bao gồm lời kêu gọi hành động rõ ràng: Văn bản như “Quét để nhận tư vấn miễn phí” hoặc “Quét để giữ liên lạc” cho người nhận biết chính xác lý do họ nên quét và họ sẽ nhận được gì.
• Xây dựng thương hiệu cho mã: Thêm logo và màu sắc thương hiệu của bạn vào mã QR giúp tăng độ tin cậy và tỷ lệ quét. Các mã đen trắng chung chung tạo cảm giác thiếu cá nhân; các mã có thương hiệu tạo cảm giác có chủ đích.

Nếu bạn muốn đưa thông tin liên hệ trực tiếp vào mã – để người tham dự có thể lưu thông tin của bạn mà không cần gửi biểu mẫu – một vCard mã QR cho phép bạn nhúng tên, số điện thoại, email và trang web của mình vào một định dạng có thể chuyển ngay lập tức vào ứng dụng danh bạ của điện thoại thông minh.

Bước 2: Xây dựng trang đích phù hợp với sự kiện

Điểm đến mà mã QR của bạn trỏ tới quan trọng không kém bản thân mã đó. Một trang chủ chung chung là một cơ hội bị bỏ lỡ. Một trang được xây dựng có mục đích trang đích đề cập đến sự kiện cụ thể sẽ tạo ra sự liên quan tức thì và tăng tỷ lệ hoàn thành biểu mẫu.

Một trang đích sự kiện được cấu trúc tốt bao gồm:

• Lời chào cá nhân hóa (“Rất vui được gặp bạn tại [Tên sự kiện] – đây là những gì tôi đã hứa”)
• Một biểu mẫu ngắn chỉ yêu cầu thông tin cần thiết: tên, email và một câu hỏi đủ điều kiện liên quan đến ưu đãi của bạn
• Một ưu đãi rõ ràng để gửi – nội dung độc quyền, một buổi tư vấn miễn phí, quyền truy cập vào một cộng đồng hoặc một tài nguyên có thể tải xuống

Ưu tiên biểu mẫu cho thiết bị di động. Hầu hết mọi lượt quét tại một sự kiện sẽ diễn ra trên điện thoại thông minh, vì vậy một biểu mẫu lộn xộn hoặc tải chậm sẽ giết chết tỷ lệ chuyển đổi trước khi chúng bắt đầu. Tạo mã QR cho Google Form cung cấp một cách nhanh chóng để liên kết một biểu mẫu thân thiện với thiết bị di động với mã QR của bạn, với các phản hồi được đưa trực tiếp vào Google Sheets để dễ dàng xem xét.

Sau khi gửi biểu mẫu, chuyển hướng người tham dự đến trang cảm ơn với lời kêu gọi hành động thứ cấp – đăng ký nhận bản tin, tham gia cộng đồng, xem một video liên quan. Điều này mở rộng tương tác vượt ra ngoài lần quét ban đầu.

Bước 3: Kết nối biểu mẫu của bạn với quy trình làm việc tự động

Thu thập khách hàng tiềm năng chỉ tạo ra giá trị nếu dữ liệu được chuyển đến nơi hữu ích ngay lập tức. Tải xuống bảng tính thủ công sau sự kiện và gửi email cho mọi người hai tuần sau đó không phải là một chiến lược theo dõi – đó là một cơ hội bị bỏ lỡ.

Thiết lập quy trình làm việc của bạn trước khi bạn đến sự kiện:

• Tích hợp CRM: Chuyển mọi lượt gửi biểu mẫu trực tiếp vào CRM của bạn, được gắn thẻ với tên và ngày sự kiện để phân đoạn sau này
• Email theo dõi tức thì: Kích hoạt một email tự động ngay khi ai đó gửi biểu mẫu – cảm ơn họ, gửi tài nguyên đã hứa và đặt ra kỳ vọng cho các bước tiếp theo
• Chấm điểm hoặc định tuyến khách hàng tiềm năng: Nếu bạn sử dụng CRM có tính năng chấm điểm khách hàng tiềm năng, hãy cấu hình thẻ sự kiện để ưu tiên theo dõi bởi đội ngũ bán hàng của bạn
• Xuất bảng tính: Đối với các cuộc rút thăm trúng thưởng hoặc theo dõi số người tham dự, tự động xuất các lượt gửi đến một Google Sheet mà bạn có thể xem xét theo thời gian thực

Để tìm hiểu sâu hơn về việc kết nối mã QR động với quy trình làm việc của CRM, hướng dẫn về xây dựng mã QR động cho việc điểm danh CRM trình bày chi tiết về mã hóa URL, trường hợp nhất và thiết lập webhook. Bạn cũng có thể khám phá Tự động hóa quy trình làm việc quét mã QR để được hướng dẫn từng bước về cách kết nối các sự kiện quét với các nền tảng như Zapier hoặc Make.

Tự động hóa quy trình làm việc khách hàng tiềm năng sự kiện của bạn Kết nối Tạo mã QR sự kiện với CRM và nền tảng email của bạn để mỗi lần quét kích hoạt theo dõi ngay lập tức, cá nhân hóa – mà không cần nỗ lực thủ công.

Bước 4: Khuyến khích quét

Những người tham dự tại một triển lãm thương mại hoặc hội nghị đang được hàng chục gian hàng và liên hệ tiếp cận. Một mã QR đơn thuần không thúc đẩy hành động – giá trị đằng sau nó mới làm được điều đó.

Các ưu đãi hiệu quả để thu hút khách hàng tiềm năng tại sự kiện bao gồm:

• Một lượt tham gia rút thăm trúng thưởng (một buổi tư vấn miễn phí, mẫu sản phẩm hoặc tín dụng dịch vụ được rút thăm vào cuối sự kiện)
• Truy cập ngay lập tức vào nội dung độc quyền – một hướng dẫn, danh sách kiểm tra hoặc mẫu phù hợp với đối tượng khán giả
• Tư cách thành viên trong một cộng đồng riêng tư hoặc quyền truy cập sớm vào một sản phẩm hoặc tài nguyên
• Một cuộc kiểm tra, đánh giá hoặc đề xuất cá nhân hóa được gửi sau sự kiện

Ưu đãi phải đủ cụ thể để cảm thấy có giá trị và đủ ít ma sát để ai đó sẽ hành động theo nó giữa cuộc trò chuyện. “Quét tại đây để tham gia giành một buổi tư vấn chiến lược 60 phút” hấp dẫn hơn “quét để tìm hiểu thêm.”

Bước 5: Quản lý nhiều sự kiện với một lô thẻ

Một trong những lợi thế thực tế nhất của mã QR động là bạn không cần in lại tài liệu cho mỗi sự kiện. Bởi vì URL đích được lưu trữ trong một chuyển hướng – chứ không phải trong chính mẫu mã – bạn có thể cập nhật nơi mã gửi người tham dự mà không cần chạm vào thẻ đã in.

Điều này có nghĩa là:

• Trước mỗi sự kiện, cập nhật trang đích của bạn để tham chiếu tên sự kiện và đối tượng cụ thể đó
• Giữa các sự kiện, chuyển hướng mã đến trang web chính của bạn, một nam châm thu hút khách hàng tiềm năng phổ quát hoặc trang liên hệ của bạn
• Nếu một ưu đãi hết hạn hoặc một trang đích bị lỗi, hãy khắc phục ngay lập tức từ bảng điều khiển của bạn – không cần in lại, không có liên kết chết đến tay người dùng thực

Sự linh hoạt này cũng áp dụng cho màn hình gian hàng, tờ rơi và bảng hiệu in. Một biểu ngữ in duy nhất có mã QR có thể phục vụ nhiều sự kiện với các ưu đãi, đối tượng và chuỗi theo dõi khác nhau, miễn là mã cơ bản là động.

Bước 6: Theo dõi hiệu suất và tinh chỉnh

Một chiến dịch mã QR không được đo lường thì không thể cải thiện. Mã QR động cung cấp cho bạn dữ liệu cấp độ quét bao gồm tổng số lượt quét, lượt quét duy nhất, loại thiết bị, vị trí địa lý và các mẫu thời gian trong ngày. Dữ liệu đó cho bạn biết liệu vị trí thẻ của bạn có hiệu quả không, sự kiện nào tạo ra khách hàng tiềm năng tương tác nhất và liệu trang đích của bạn có đang chuyển đổi không.

Sử dụng dữ liệu này để trả lời các câu hỏi thực tế sau mỗi sự kiện:

• Tỷ lệ phần trăm những người nhận thẻ của bạn thực sự đã quét nó là bao nhiêu?
• Các lượt quét có diễn ra trong sự kiện hay trong những ngày sau đó – cho thấy hành vi theo dõi bị trì hoãn?
• Loại thiết bị nào chiếm ưu thế, và trang đích của bạn đã được tối ưu hóa hoàn toàn cho chúng chưa?
• Tỷ lệ chuyển đổi trên biểu mẫu so sánh như thế nào giữa các sự kiện có ưu đãi khác nhau?

Hướng dẫn về các công cụ theo dõi sự kiện bằng mã QR bao gồm cách đánh giá và diễn giải phân tích quét trong bối cảnh sự kiện.

Lưu ý về Sự đồng ý và Tuân thủ

Việc thu thập thông tin liên hệ tại các sự kiện có nghĩa là bạn phải tuân thủ các luật bảo mật dữ liệu hiện hành. Tại Hoa Kỳ, không có một đạo luật bảo mật liên bang duy nhất, nhưng có một số quy tắc áp dụng cho hoạt động tiếp thị sau sự kiện:

• Các Đạo luật CAN-SPAM yêu cầu mọi email thương mại bạn gửi phải bao gồm một cách rõ ràng để người nhận từ chối nhận, và bạn phải tôn trọng các yêu cầu từ chối đó trong vòng 10 ngày làm việc.
• Nếu bạn đang thu thập dữ liệu từ cư dân California, thì Đạo luật Quyền riêng tư California yêu cầu bạn thông báo cho người tiêu dùng cách dữ liệu của họ được thu thập và sử dụng, đồng thời cho phép họ truy cập, chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu đó.
• Các Các quy tắc đồng ý của FCC đối với tiếp thị qua điện thoại và tiếp thị tin nhắn văn bản yêu cầu sự đồng ý riêng biệt, cụ thể cho từng người gửi – sự đồng ý chung cho nhiều bên được thu thập thông qua một biểu mẫu duy nhất là không đủ.

Cách tiếp cận an toàn nhất: làm cho ngôn ngữ đồng ý trên biểu mẫu của bạn rõ ràng. Nêu rõ ai sẽ liên hệ với họ, với mục đích gì và cách họ có thể từ chối. Đối với quy trình RSVP và đăng ký sự kiện, việc lưu trữ biểu mẫu của bạn trên một trang HTTPS an toàn và bao gồm các tiết lộ sử dụng dữ liệu minh bạch vừa là một tiêu chuẩn pháp lý vừa là một tín hiệu tin cậy.

Mã QR so với Danh thiếp: So sánh thực tế

Mã QR động cũng giải quyết một mối lo ngại thực tế thường phát sinh với thẻ NFC: NFC yêu cầu thiết bị nhận phải ở gần và, trong một số cấu hình, yêu cầu quyền truy cập cấp hệ thống. Mã QR không yêu cầu gì từ thiết bị của người nhận ngoài một chiếc camera – không ứng dụng, không thay đổi cài đặt, không cấp quyền ngay lập tức.

Câu hỏi thường gặp