Τώρα είναι δύσκολο να φανταστεί κανείς κάποιο προϊόν που βλέπουμε στο κατάστημα ή μια συσκευασία χωρίς γραμμωτούς κωδικούς πάνω του. Οι γραμμωτοί κώδικες έφεραν επανάσταση στον τρόπο με τον οποίο οι επιχειρήσεις παρακολουθούν τα περιουσιακά τους στοιχεία και κάνουν τη διαδικασία ολοκλήρωσης αγοράς πολύ πιο γρήγορη και αποτελεσματική.
Η σωστή διαχείριση αποθεμάτων δεν λειτουργεί χωρίς γραμμωτούς κώδικες. Η σωστή οργάνωση είναι το κλειδί για τις επιχειρήσεις. Γι' αυτό οι γραμμωτοί κώδικες εξακολουθούν να χρησιμοποιούνται ευρέως στη λιανική. Η κατοχή των απαραίτητων δεδομένων για το προϊόν σε έναν μικρό κωδικό βοηθά στην εξοικονόμηση πολύ χρόνου και στη μείωση του κόστους διαχείρισης αποθεμάτων.
Με τις εξελίξεις στην τεχνολογία, ο καθένας μπορεί να δημιουργήσει έναν γραμμωτό κώδικα μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα χρησιμοποιώντας σαρωτές γραμμωτού κώδικα. Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά τη δημιουργία ενός γραμμικού κώδικα για τις ανάγκες της επιχείρησής σας που θα σας βοηθήσουν να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτήν την τεχνολογία.
Λάθη που πρέπει να αποφύγετε κατά τη δημιουργία ενός γραμμικού κώδικα
Η διαδικασία δημιουργίας ενός barcode είναι γρήγορη και φαίνεται αρκετά εύκολη. Ωστόσο, θα πρέπει να γίνει πολλή δουλειά εκ των προτέρων για να βεβαιωθείτε ότι έχετε το επιθυμητό αποτέλεσμα. Πρέπει να καταλάβετε ότι υπάρχουν πολλά λάθη που μπορούν να γίνουν, τα οποία θα κάνουν τους γραμμωτούς κώδικες σας αναποτελεσματικούς.
Υπάρχουν επίσης διαφορετικοί τύποι γραμμωτών κωδίκων ανάλογα με τον τύπο των πληροφοριών που πρέπει να διατηρούν και τις βιομηχανίες που τους χρησιμοποιούν. Κάποιος που δεν έχει εμπειρία στη δημιουργία barcodes μπορεί να δυσκολευτεί, καθώς υπάρχουν πολλές πτυχές που πρέπει να ληφθούν υπόψη για την αποφυγή σφαλμάτων.
Εάν κατασκευαστούν σωστά, οι γραμμωτοί κώδικες χρησιμεύουν ως ένας οικονομικά αποδοτικός τρόπος για τη βελτίωση των διαδικασιών απογραφής
Ακολουθούν ορισμένα κοινά λάθη που κάνουν συνήθως οι άνθρωποι όταν δημιουργούν γραμμωτούς κώδικες για τις επιχειρήσεις τους:
Ακατάλληλο μέγεθος
Το μέγεθος ενός γραμμικού κώδικα παίζει σημαντικό ρόλο, καθώς ανάλογα με το μέγεθος εξαρτάται αν ο γραμμωτός κώδικας σαρώνεται εύκολα ή δεν μπορεί να διαβαστεί καθόλου. Εάν ο γραμμωτός κώδικας είναι πολύ μικρός ή πολύ μεγάλος, τότε ο σαρωτής γραμμικού κώδικα μπορεί να χρειαστεί περισσότερο χρόνο για να τον σαρώσει ή ακόμα και να μην τον σαρώσει.
Υπάρχει ένας όρος που ονομάζεται Ήσυχη Ζώνη που περιγράφει τα ελεύθερα λευκά κενά και στις δύο πλευρές του γραμμωτού κώδικα. Εάν ο γραμμωτός κώδικας σας δεν έχει αυτόν τον χώρο, το συσκευή ανάγνωσης γραμμωτού κώδικα δεν θα είναι σε θέση να σαρώσει τον κωδικό και να λάβει τις πληροφορίες.
Όταν δημιουργείτε έναν γραμμωτό κώδικα, είναι σημαντικό να έχετε πάντα υπόψη σας τη λειτουργικότητά του. Όταν αποφασίζετε ποιο σχήμα ή μορφή θα κάνετε τον γραμμωτό κώδικα που μπορεί να αποτελεί μέρος των προσπαθειών μάρκετινγκ και επωνυμίας, βεβαιωθείτε ότι ο σχεδιασμός δεν καθιστά τον γραμμωτό κώδικα αναποτελεσματικό.
Διαφορετικό Χρώμα
Αρχικά, τα χρώματα μπορεί να μην φαίνονται πολύ σημαντικά για τη δημιουργία γραμμωτών κωδίκων. Ωστόσο, είναι καλό να γνωρίζετε ότι ορισμένα χρώματα ενδέχεται να προκαλέσουν προβλήματα κατά τη σάρωση του κώδικα και να επηρεάσουν την αναγνωσιμότητα του γραμμικού κώδικα.
Αποφύγετε τη χρήση φωτεινών χρωμάτων, όπως το κίτρινο, και χρώματα που μπορεί να φαίνονται πολύ σκούρα, όπως το καφέ για φόντο ή γραμμές. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι ο συνδυασμός χρωμάτων που επιλέγετε για τον γραμμωτό κώδικα είναι ευανάγνωστος και ο κωδικός είναι πλήρως ορατός σε πιο ανοιχτό φόντο. Η λειτουργικότητα είναι πολύ σημαντική, γι' αυτό η επιλογή της έναντι του αισθητικού σχεδιασμού είναι το κλειδί για καλύτερη χρήση του barcode.
Λάθος προσανατολισμός και τοποθέτηση
Η θέση του barcode σας έχει επίσης σημασία. Θα πρέπει να λάβετε υπόψη τον προσανατολισμό του barcode σας και τον τρόπο παρουσίασής του σε ένα προϊόν. Μπορείτε να βάλετε το barcode σας στη συσκευασία είτε κάθετα είτε οριζόντια. Υπάρχουν δύο επιλογές προσανατολισμού για τους γραμμωτούς κώδικες, όπως "φράχτη" και "σκάλα".
Η πρώτη επιλογή προσανατολισμού είναι όταν οι γραμμές είναι παράλληλες με την κίνηση της ετικέτας όταν περνάει μέσα από τον εκτυπωτή. Οι γραμμωτοί κώδικες με προσανατολισμό φράχτη έχουν καλύτερη ποιότητα λόγω του τρόπου εκτύπωσης τους. Οι άκρες αυτών των γραμμικών κωδικών είναι επίσης ευθείες, διευκολύνοντας τους σαρωτές γραμμωτού κώδικα να τους διαβάσουν.
Η δεύτερη επιλογή προσανατολισμού ονομάζεται «σκάλα». Αντί οι γραμμές να είναι παράλληλες με την κίνηση, στον προσανατολισμό της σκάλας οι γραμμές είναι κάθετες. Οι γραμμικοί κώδικες που έχουν αυτόν τον προσανατολισμό είναι ιδανικοί για κυλινδρικά αντικείμενα όπως μπουκάλια.
Ανάλογα με το σχήμα ενός αντικειμένου, είναι καλύτερο να επιλέξετε τον σωστό προσανατολισμό, ώστε ο σαρωτής να μπορεί να διαβάσει με ακρίβεια τον κώδικα. Οι γραμμωτοί κώδικες που τοποθετούνται κάθετα είναι συνήθως πιο εύκολο να σαρωθούν.
Η τοποθέτηση του γραμμικού κώδικα θα πρέπει επίσης να καθοριστεί εκ των προτέρων. Η αποφυγή ασυνεπειών και αιχμηρών γωνιών θα διασφαλίσει ότι ο γραμμωτός κώδικας βρίσκεται σωστά και είναι ευανάγνωστος.
Τι χρειάζεστε για να φτιάξετε έναν γραμμωτό κώδικα;
Ανάλογα με το μέγεθος και τις ανάγκες της επιχείρησής σας, υπάρχει διαφορετικός εξοπλισμός που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε γραμμωτούς κώδικες. Επίσης, κάθε τύπος εξοπλισμού έχει ορισμένες πτυχές που πρέπει να γνωρίζετε πριν ξεκινήσετε.
Λογισμικό απογραφής
Το κατάλληλο λογισμικό ορίζει την όλη διαδικασία. Είναι σημαντικό, καθώς το λογισμικό απογραφής σάς προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα, συμπεριλαμβανομένης της ταχύτερης και ακριβέστερης επιλογής αντικειμένων. Το λογισμικό σάς βοηθά επίσης να παρακολουθείτε ποια προϊόντα έχετε ήδη λάβει. Αυτό βελτιώνει την αποτελεσματικότητα της προμήθειας και εξαλείφει την πιθανότητα ελλείψεων σε ορισμένα προϊόντα ή ακόμη και υπεραποθεμάτων.
Υπάρχουν πολλές διαφορετικές επιλογές από τις οποίες μπορείτε να διαλέξετε. Το λογισμικό απογραφής μπορεί να είναι δωρεάν ή επί πληρωμή, ανάλογα με τις ανάγκες της επιχείρησής σας. Οι τιμές εξαρτώνται από τη λειτουργικότητα, τις πρόσθετες δυνατότητες και τα προγράμματα.
Εάν δεν ξέρετε ποιο λογισμικό να επιλέξετε, αναζητήστε τους παρόχους που προσφέρουν δωρεάν δοκιμές. Αυτό θα σας βοηθήσει να δοκιμάσετε το λογισμικό πριν πληρώσετε. Καθώς έχετε δοκιμάσει το λογισμικό, θα δείτε αν ταιριάζει στις απαιτήσεις σας ή όχι. Θα πρέπει να επιλέξετε λογισμικό με βάση:
- Μέγεθος επιχείρησης (οι πάροχοι προσφέρουν διαφορετικές λύσεις για μικρές, μεσαίες και μεγάλες επιχειρήσεις)
- Αριθμός προϊόντων προς ευρετηρίαση
- Δυνατότητα χρήσης δωρεάν δοκιμής για δοκιμή του λογισμικού πριν από την αγορά
- Προσιτά σχέδια τιμολόγησης
Γεννήτρια Barcode
Για να χρησιμοποιηθούν, πρέπει πρώτα να καταχωρηθούν οι γραμμικοί κώδικες. Τα συστήματα, όπως το GS1 ή το Παγκόσμιο Πρότυπο 1 παρέχουν τους απαραίτητους αριθμούς για καταχωρημένους γραμμωτούς κώδικες. Παγκόσμιο Πρότυπο 1 είναι ένα
μη κερδοσκοπικός οργανισμός που καταχωρεί επίσημα γραμμωτούς κώδικες παγκοσμίως. Ο οργανισμός διασφαλίζει ότι οι βασικές διαδικασίες θα ολοκληρωθούν με επιτυχία σύμφωνα με τα πρότυπα της εφοδιαστικής αλυσίδας.
Το Παγκόσμιο Πρότυπο 1 δίνει στην εταιρεία έναν μοναδικό αριθμό αναγνώρισης για γραμμωτούς κώδικες. Υπάρχουν επίσης χρεώσεις όταν καταχωρείτε έναν γραμμωτό κώδικα στο GS1. Πρέπει να πληρώνετε ένα ποσό αγοράς καθώς και ένα τέλος ανανέωσης ετησίως. Μόλις λάβετε τον αριθμό αναγνώρισης, παραμένει ίδιος καθ' όλη τη διάρκεια ζωής ενός προϊόντος.
Οι μικρές επιχειρήσεις μπορούν επίσης να λάβουν έναν εγγεγραμμένο αριθμό barcode, ωστόσο, δεν απαιτείται. Μπορούν να χρησιμοποιήσουν ηλεκτρονικές γεννήτριες γραμμωτού κώδικα που θα βοηθήσουν στη σύνδεση προϊόντων και στην παρακολούθηση του αποθέματος.
Αυτές οι ηλεκτρονικές γεννήτριες είναι ως επί το πλείστον δωρεάν ή πολύ προσιτές, κάτι που είναι μια εξαιρετική επιλογή εάν ξεκινάτε.
Λογισμικό Barcode
Το να έχετε μόνο λογισμικό απογραφής δεν αρκεί. Πρέπει επίσης να αποκτήσετε λογισμικό γραμμωτού κώδικα που θα σας βοηθήσει να ταξινομήσετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες που θα χρησιμοποιήσετε για τους γραμμωτούς κώδικες σας. Το λογισμικό γραμμωτού κώδικα λέει στον υπολογιστή να μετατρέψει ένα συγκεκριμένο σύμβολο σε ένα ειδικό μοτίβο, το οποίο στη συνέχεια μπορείτε να τοποθετήσετε στα αντικείμενα.
Όταν χρειάζεται να δημιουργήσετε πολλούς γραμμωτούς κώδικες λόγω μεγάλου όγκου αποθέματος, τότε το λογισμικό σας θα πρέπει να μπορεί να χειρίζεται μεγάλες ποσότητες δεδομένων. Το λογισμικό γραμμωτού κώδικα πρέπει να ταιριάζει στις ανάγκες της επιχείρησής σας και να λειτουργεί καλά με άλλα εργαλεία που χρησιμοποιείτε.
Η διαδικασία εύρεσης του σωστού λογισμικού γραμμωτού κώδικα μοιάζει με αυτήν που χρησιμοποιείτε για την εύρεση του λογισμικού απογραφής. Η βασική πτυχή είναι να βρείτε τον πάροχο λογισμικού με μια δωρεάν δοκιμαστική ή δοκιμαστική έκδοση, ώστε να μπορείτε να δοκιμάσετε το λογισμικό πριν δεσμευτείτε σε αυτό.
Μπορείτε να δοκιμάσετε πολλά προγράμματα για να δείτε ποια πλεονεκτήματα έχουν να προσφέρουν και τι λειτουργεί καλύτερα για την επιχείρησή σας.
Υλικό Barcode
Αφού αποφασίσετε για το απαραίτητο λογισμικό και στη συνέχεια το εφαρμόσετε, πρέπει επίσης να βρείτε τα κατάλληλα εργαλεία που θα παράγουν τους γραμμωτούς κώδικες που χρειάζεστε για τα περιουσιακά σας στοιχεία. Εδώ είναι τι χρειάζεστε από το υλικό:
- Ετικέτες και εκτυπωτές
Υπάρχουν διαφορετικές ετικέτες που απαιτούν την εκτύπωση διαφορετικού υλικού. Το μέγεθος των ετικετών ποικίλλει. Για ναυτιλιακές επιχειρήσεις συνήθως χρησιμοποιούν μεγάλες ετικέτες. Αυτά θα πρέπει να εκτυπώνονται από μεγαλύτερους εκτυπωτές. Όταν πρόκειται για μικρές ετικέτες, μπορούν να εκτυπωθούν με μικρούς εκτυπωτές. Η επιλογή του κατάλληλου εκτυπωτή για την εκτύπωση γραμμωτών κωδίκων θα σας βοηθήσει να ολοκληρώσετε τη δημιουργία των γραμμικών κωδίκων πιο γρήγορα.
- Σαρωτές Barcode
Τελευταίο αλλά εξίσου σημαντικό είναι ένας σαρωτής γραμμωτού κώδικα, ο οποίος θα σας βοηθήσει να διαβάσετε τον γραμμωτό κώδικα και να ερμηνεύσετε δεδομένα. Υπάρχουν διάφοροι τύποι σαρωτών γραμμωτού κώδικα που διατίθενται στην αγορά. Οι σαρωτές προσφέρουν διάφορες λειτουργίες και θα πρέπει να επιλέξετε αυτούς που ταιριάζουν στις ανάγκες σας.
Υπάρχουν σαρωτές γραμμωτού κώδικα LED που βασίζονται σε λέιζερ που λειτουργούν με κόκκινο φως που αντανακλά το μοτίβο του γραμμικού κώδικα. Αυτό το μοτίβο στη συνέχεια μετατρέπεται σε κώδικα, ο οποίος αποστέλλεται σύντομα στον υπολογιστή. Υπάρχουν διαθέσιμες επιλογές σαρωτή γραμμωτού κώδικα LED σε προσιτές τιμές, τις οποίες μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι μικρές επιχειρήσεις.
Επίσης, σαρωτές στυλό barcode χρησιμοποιούνται ευρέως στο λιανικό εμπόριο λόγω του χαμηλού κόστους και της ανθεκτικότητάς τους. Αυτοί οι σαρωτές είναι ελαφριοί και εύχρηστοι. Το μόνο μειονέκτημα είναι ότι πρέπει να αγγίξετε απευθείας τον γραμμωτό κώδικα με τη συσκευή, ώστε να μπορέσει να διαβάσει τον κωδικό. Για να σαρωθεί ο γραμμωτός κώδικας, οι χρήστες πρέπει να σύρουν τον σαρωτή στυλό πάνω στον γραμμωτό κώδικα.
Όταν επιλέγετε έναν σαρωτή γραμμωτού κώδικα, πρέπει να καταλάβετε πώς θέλετε να τον χρησιμοποιήσετε και ποια λειτουργικότητα είναι σημαντική για εσάς. Ορισμένες επιχειρήσεις ενδέχεται να απαιτούν πολλούς σαρωτές λέιζερ για την κάλυψη όλων των αντικειμένων, ενώ άλλες χρειάζονται μόνο έναν σαρωτή με στυλό.
Αξίζει να επενδύσετε σε συγκεκριμένο λογισμικό και υλικό για γραμμωτούς κώδικες, καθώς θα έχετε μακροπρόθεσμη αξία για την επιχείρησή σας
Πώς να δημιουργήσετε ένα barcode
Σύμφωνα με έρευνα, 481ΤΠ1Τ μικρών επιχειρήσεων δεν διαθέτουν συστήματα παρακολούθησης για τη διαχείριση του αποθέματός τους. Ορισμένες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν ακόμη και μια μη αυτόματη διαδικασία. Οι γραμμωτοί κώδικες μπορούν να είναι ένας οικονομικός και χρονικά αποδοτικός τρόπος διαχείρισης του αποθέματος της επιχείρησης. Μπορούν να βοηθήσουν στη μείωση των κοινών σφαλμάτων, κάτι που στη συνέχεια βελτιώνει τις ταμειακές ροές της επιχείρησής σας.
Ακολουθούν τρία απλά βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε αφού έχετε έτοιμο όλο το απόθεμα γραμμωτού κώδικα:
1. Δημιουργήστε κωδικούς προϊόντων
Όπως αναφέρθηκε παραπάνω για έναν γραμμωτό κώδικα, πρέπει να έχετε κωδικούς αναγνώρισης για τα προϊόντα. Κυρίως, οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν αριθμούς Universal Code Product (UPC). Μια άλλη επιλογή είναι επίσης οι αριθμοί της μονάδας διατήρησης αποθεμάτων (SKU). Αυτά χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία γραμμωτών κωδίκων και την παρακολούθηση ειδών αποθέματος.
Μπορείτε να επιλέξετε το σύστημα κωδικοποίησης ή αρίθμησης αποθεμάτων ανάλογα με τις ανάγκες διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων και τον τύπο της επιχείρησής σας.
2. Δημιουργήστε έναν γραμμωτό κώδικα για κάθε κωδικό προϊόντος
Τώρα, καθώς έχετε τους κωδικούς προϊόντων, θα πρέπει να δημιουργήσετε έναν γραμμωτό κώδικα για τον καθένα. Μπορείτε να το κάνετε αυτό με τρεις απλούς τρόπους:
- Μέσω συστημάτων λιανικής POS (σημείο πώλησης). Τα εργαλεία διαχείρισης αποθέματος διευκολύνουν πολύ τη δημιουργία ενός γραμμικού κώδικα για το προϊόν του καθολικού κωδικού προϊόντος ή του αριθμού μονάδας διατήρησης αποθεμάτων.
- Online γεννήτριες γραμμωτού κώδικα. Υπάρχουν ορισμένοι δωρεάν ιστότοποι που θα μετατρέψουν τους κωδικούς προϊόντων σε γραμμωτό κώδικα. Αφού δημιουργήσετε έναν γραμμωτό κώδικα, μπορείτε να κατεβάσετε γρήγορα και να αποθηκεύσετε τους γραμμωτούς κώδικες για χρήση στο μέλλον.
- Χρήση φορητών εκτυπωτών barcode. Οι εκτυπωτές ετικετών σάς επιτρέπουν να εκτυπώνετε επί τόπου έναν γραμμικό κώδικα για τις ετικέτες των προϊόντων σας.
3. Εκτυπώστε τις ετικέτες γραμμικού κώδικα
Αυτό το βήμα απαιτεί φύλλα ετικετών ή ρολά, ώστε να μπορείτε να εκτυπώνετε γραμμικούς κώδικες σε αυτά. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τυπικούς εκτυπωτές λέιζερ για την εκτύπωση ετικετών γραμμωτού κώδικα σε φύλλα ετικετών. Οι θερμικοί εκτυπωτές μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για την εκτύπωση ετικετών γραμμικού κώδικα σε ρολά ετικετών.
Με τρία απλά βήματα, μπορείτε να δημιουργήσετε γραμμωτούς κώδικες και να αρχίσετε να τους χρησιμοποιείτε αμέσως.
Συμπεράσματα
Οι γραμμωτοί κώδικες μπορούν να βοηθήσουν στη βελτίωση της διαχείρισης αποθέματος στην επιχείρησή σας και να την κάνουν πολύ πιο αποτελεσματική. Θα αποκτήσετε καλύτερο έλεγχο των περιουσιακών σας στοιχείων, επομένως το να έχετε γραμμωτούς κώδικες είναι μια εξαιρετική επένδυση. Τα σωστά εργαλεία και λογισμικό θα σας βοηθήσουν να εφαρμόσετε εύκολα το απαραίτητο σύστημα γραμμωτού κώδικα.
Τώρα με τα smartphone, η σάρωση προϊόντων έχει γίνει πολύ πιο εύκολη. Χρειάζεται να το κάνετε μόνο μέσω μιας συγκεκριμένης εφαρμογής σαρωτή γραμμωτού κώδικα ή κάμερας τηλεφώνου. Τα ανεπαφικά συστήματα θα αυξάνονται συνεχώς σε δημοτικότητα, πράγμα που σημαίνει ότι θα χρειαστούν περισσότεροι γραμμωτοί κώδικες και κωδικοί QR για να πραγματοποιηθεί μια συγκεκριμένη ενέργεια.
