Ahora es difícil imaginar cualquier producto que veamos en la tienda o un paquete sin ningún código de barras. Los códigos de barras revolucionaron la forma en que las empresas rastrean sus activos y hacen que el proceso de compra sea mucho más rápido y eficiente.
La gestión adecuada del inventario no funciona sin los códigos de barras. La organización adecuada es clave para las empresas. Por eso los códigos de barras siguen siendo muy utilizados en el comercio minorista. Disponer de los datos necesarios sobre el producto en un pequeño código ayuda a ahorrar mucho tiempo y a reducir los costes de gestión del inventario.
Gracias a los avances tecnológicos, cualquiera puede crear un código de barras en pocos segundos utilizando escáneres de códigos de barras. A continuación le ofrecemos algunos consejos que debe tener en cuenta a la hora de confeccionar un código de barras para las necesidades de su empresa y que le ayudarán a sacar el máximo partido a esta tecnología.
Errores que hay que evitar al crear un código de barras
El proceso de hacer un código de barras es rápido y parece bastante fácil. Sin embargo, hay que hacer mucho trabajo previo para asegurarse de obtener el resultado deseado. Hay que entender que se pueden cometer muchos errores, lo que hará que sus códigos de barras sean ineficientes.
También existen diferentes tipos de códigos de barras en función del tipo de información que deben contener y de los sectores que los utilizan. Alguien sin experiencia en la creación de códigos de barras puede tener problemas, ya que hay muchos aspectos que deben tenerse en cuenta para evitar errores.
Si se hacen correctamente, los códigos de barras son una forma rentable de mejorar los procesos de inventario
Estos son algunos errores comunes que la gente suele cometer cuando genera códigos de barras para sus negocios:
Dimensionamiento inadecuado
El tamaño de un código de barras desempeña un papel importante, ya que de él depende que el código de barras se pueda escanear fácilmente o que no se pueda leer en absoluto. Si el código de barras es demasiado pequeño o demasiado grande, el escáner de código de barras puede tardar más en escanearlo o incluso no escanearlo.
Existe un término llamado Zona de Silencio que describe los espacios blancos libres a ambos lados del código de barras. Si su código de barras no tiene este espacio, el lector de código de barras no podrá escanear el código y obtener la información.
Al hacer un código de barras es importante tener siempre presente su funcionalidad. A la hora de decidir la forma de su código de barras, que puede formar parte de los esfuerzos de marketing y de marca, asegúrese de que el diseño no haga que el código de barras sea ineficaz.
Color diferente
Al principio, los colores pueden parecer poco importantes en la elaboración de los códigos de barras. Sin embargo, es bueno saber que algunos colores pueden causar algunos problemas al escanear el código e influir en la legibilidad del mismo.
Evite utilizar colores brillantes, como el amarillo, y colores que puedan parecer demasiado oscuros, como el marrón para el fondo o las líneas. Además, asegúrese de que la combinación de colores que elija para el código de barras sea legible y el código sea totalmente visible sobre un fondo más claro. La funcionalidad es muy importante, por eso elegirla por encima del diseño estético es clave para un mejor uso del código de barras.
Orientación y colocación erróneas
La posición de su código de barras también es importante. Debe tener en cuenta la orientación de su código de barras y cómo se presenta en un producto. Puede colocar su código de barras en el envase tanto en vertical como en horizontal. Hay dos opciones de orientación para los códigos de barras, como "valla" y "escalera".
La primera opción de orientación es cuando las líneas son paralelas al movimiento de la etiqueta cuando pasa por la impresora. Los códigos de barras con orientación de piquetes tienen mejor calidad debido a la forma en que fueron impresos. Los bordes de estos códigos de barras también son rectos, lo que facilita su lectura por parte de los escáneres de códigos de barras.
La segunda opción de orientación se llama "escalera". En lugar de que las líneas sean paralelas al movimiento, en la orientación escalera las líneas son perpendiculares. Los códigos de barras que tienen esta orientación son estupendos para objetos cilíndricos como las botellas.
Dependiendo de la forma del objeto, es mejor elegir la orientación correcta, para que el escáner pueda leer el código con precisión. Los códigos de barras colocados verticalmente suelen ser más fáciles de escanear.
La colocación del código de barras también debe determinarse de antemano. Si se evitan las incoherencias y las esquinas afiladas, el código de barras se ubicará correctamente y será fácil de leer.
¿Qué necesita para hacer un código de barras?
Dependiendo del tamaño y las necesidades de su negocio, hay diferentes equipos que puede utilizar para hacer códigos de barras. Además, cada tipo de equipo tiene ciertos aspectos que debes conocer antes de empezar.
Software de inventario
Un software adecuado marca todo el proceso. Es importante, ya que el software de inventario le ofrece muchas ventajas, como la de recoger los artículos con mayor rapidez y precisión. El software también le ayuda a hacer un seguimiento de los productos que ya ha recibido. Esto mejora la eficacia del suministro y elimina la posibilidad de que haya escasez de algunos productos o incluso un exceso de existencias.
Hay muchas opciones diferentes entre las que puede elegir. El software de inventario puede ser gratuito o de pago, en función de las necesidades de su empresa. Los precios dependen de la funcionalidad, las características adicionales y los programas.
Si no sabe qué software elegir, busque los proveedores que ofrecen pruebas gratuitas. Esto le ayudará a probar el software antes de pagar. Al probar el software verá si se adapta a sus necesidades o no. Debes elegir el software en función de:
- Tamaño de la empresa (los proveedores ofrecen diferentes soluciones para pequeñas, medianas y grandes empresas)
- Número de productos a indexar
- Posibilidad de utilizar una prueba gratuita para probar el software antes de comprarlo
- Planes de precios asequibles
Generador de códigos de barras
Para poder utilizarlos, los códigos de barras deben registrarse primero. Los sistemas, como GS1, o Global Standard 1 proporcionan los números necesarios para los códigos de barras registrados. Norma global 1 es un
organización sin ánimo de lucro que registra oficialmente los códigos de barras en todo el mundo. La organización garantiza que los procesos clave se lleven a cabo con éxito de acuerdo con las normas de la cadena de suministro.
El Estándar Global 1 proporciona a la empresa un número de identificación único para los códigos de barras. El registro de un código de barras en GS1 también conlleva unas tasas. Hay que pagar un importe de compra y una tasa de renovación anual. Una vez que se obtiene el número de identificación, éste se mantiene durante toda la vida útil de un producto.
Las pequeñas empresas también pueden obtener un número de código de barras registrado, aunque no es necesario. Pueden utilizar generadores de códigos de barras en línea que les ayudarán a conectar los productos y hacer un seguimiento del inventario.
Estos generadores en línea son en su mayoría gratuitos o muy asequibles, lo cual es una gran opción si estás empezando.
Software de código de barras
Tener sólo un software de inventario no es suficiente. También es necesario obtener un software de código de barras que le ayude a clasificar toda la información necesaria que utilizará para sus códigos de barras. El software de código de barras le dice al ordenador que convierta un determinado símbolo en un patrón especial, que luego podrá poner en los artículos.
Si necesita crear muchos códigos de barras debido a los altos volúmenes de inventario, su software debe ser capaz de manejar grandes cantidades de datos. El software de código de barras tiene que adaptarse a las necesidades de su empresa y funcionar bien con otras herramientas que esté utilizando.
El proceso de búsqueda del software de código de barras adecuado es similar al que se utiliza para encontrar un software de inventario. El aspecto clave es encontrar el proveedor de software con una versión de prueba gratuita o demo, para que pueda probar el software antes de comprometerse con él.
Puede probar varios programas para ver las ventajas que ofrecen y lo que mejor funciona para su negocio.
Hardware de código de barras
Una vez que haya decidido el software necesario y lo haya implementado, también debe encontrar las herramientas adecuadas que produzcan los códigos de barras que necesita para sus activos. Esto es lo que necesita del hardware:
- Etiquetas e impresoras
Hay diferentes etiquetas que requieren diversos equipos para su impresión. El tamaño de las etiquetas varía. Para las empresas de transporte se suelen utilizar etiquetas de gran tamaño. Éstas deben imprimirse con impresoras más grandes. Cuando se trata de etiquetas pequeñas, se pueden imprimir con impresoras pequeñas. Elegir la impresora adecuada para imprimir códigos de barras le ayudará a terminar la confección de los mismos más rápidamente.
- Escáneres de códigos de barras
Por último, pero no por ello menos importante, un escáner de códigos de barras, que ayudará a leer el código de barras e interpretar los datos. Hay diferentes tipos de escáneres de códigos de barras disponibles en el mercado. Los escáneres ofrecen diversas funcionalidades y usted debe elegir los que se ajusten a sus necesidades.
Existen escáneres de códigos de barras LED basados en láser que funcionan con luz roja que refleja el patrón del código de barras. Este patrón se convierte en código, que se envía enseguida al ordenador. Existen opciones asequibles de escáneres de códigos de barras LED que pueden utilizar las pequeñas empresas.
También, lectores de códigos de barras se utilizan mucho en el comercio minorista debido a su bajo coste y durabilidad. Estos escáneres son ligeros y fáciles de usar. El único inconveniente es que hay que tocar directamente el código de barras con el dispositivo para que pueda leerlo. Para escanear el código de barras, los usuarios deben arrastrar el bolígrafo escáner por el código de barras.
A la hora de elegir un escáner de código de barras, debe averiguar cómo quiere utilizarlo y qué funcionalidad es importante para usted. Algunas empresas pueden necesitar varios escáneres láser para cubrir todos los artículos, mientras que otras sólo necesitan un escáner de pluma.
Merece la pena invertir en determinados programas y equipos informáticos para los códigos de barras, ya que obtendrá un valor a largo plazo para su empresa
Cómo crear un código de barras
Según la investigación, 48% de las pequeñas empresas no tienen ningún sistema de seguimiento para la gestión de su inventario. Algunas empresas incluso utilizan un proceso manual. Los códigos de barras pueden ser una forma de gestionar el inventario de la empresa que ahorra costes y tiempo. Pueden ayudar a reducir los errores comunes, lo que mejora el flujo de caja de su negocio.
A continuación, le indicamos tres sencillos pasos que debe seguir una vez que tenga listo todo el inventario de códigos de barras:
1. Crear códigos de producto
Como se ha mencionado anteriormente, para un código de barras es necesario tener códigos de identificación para los productos. Por lo general, las empresas utilizan los números del Código Universal de Producto (UPC). Otra opción son los números de las unidades de mantenimiento de existencias (SKU). Estos se utilizan para hacer códigos de barras y hacer un seguimiento de los artículos del inventario.
Puede elegir el sistema de codificación o numeración de las existencias en función de sus necesidades de gestión de activos y del tipo de su empresa.
2. Haga un código de barras para cada código de producto
Ahora que tiene los códigos de los productos, debe hacer un código de barras para cada uno. Puedes hacerlo de tres formas sencillas:
- A través de los sistemas de TPV (puntos de venta) de los comercios. Las herramientas de gestión de inventarios facilitan la creación de un código de barras en el Código Universal de Producto o en el número de la Unidad de Mantenimiento de Stock de cada artículo.
- Generadores de códigos de barras en línea. Existen algunos sitios web gratuitos que convierten los códigos de los productos en un código de barras. Después de hacer un código de barras, puede descargar y guardar rápidamente sus códigos de barras para utilizarlos en el futuro.
- Utilización de impresoras portátiles de códigos de barras. Las impresoras de etiquetas le permiten imprimir un código de barras para las etiquetas de sus productos en el momento.
3. Imprima sus etiquetas de código de barras
Este paso requiere hojas de etiquetas o rollos, para poder imprimir códigos de barras en ellos. También puede utilizar impresoras láser estándar para imprimir etiquetas de códigos de barras en hojas de etiquetas. También se pueden utilizar impresoras térmicas para imprimir etiquetas de códigos de barras en rollos de etiquetas.
En tres sencillos pasos, puede crear códigos de barras y empezar a utilizarlos de inmediato.
Conclusiones
Los códigos de barras pueden ayudar a mejorar la gestión del inventario en su empresa y hacerla mucho más eficiente. Obtendrá un mejor control de sus activos, por lo que disponer de códigos de barras es una gran inversión. Las herramientas y el software adecuados le ayudarán a implantar fácilmente el sistema de códigos de barras necesario.
Ahora, con los smartphones, es mucho más fácil escanear productos. Solo hay que hacerlo a través de una determinada aplicación de escáner de códigos de barras o de la cámara del teléfono. Los sistemas sin contacto aumentarán continuamente su popularidad, lo que significa que se necesitarán más códigos de barras y códigos QR para realizar una determinada acción.
