Bây giờ thật khó để tưởng tượng bất kỳ sản phẩm nào mà chúng ta nhìn thấy trong cửa hàng hoặc một gói hàng mà không có bất kỳ mã vạch nào trên đó. Mã vạch đã cách mạng hóa cách các doanh nghiệp theo dõi tài sản của họ và làm cho quá trình thanh toán nhanh hơn và hiệu quả hơn nhiều.
Quản lý hàng tồn kho thích hợp không hoạt động nếu không có mã vạch. Tổ chức phù hợp là chìa khóa cho doanh nghiệp. Đó là lý do tại sao mã vạch vẫn được sử dụng rộng rãi trong bán lẻ. Có dữ liệu cần thiết về sản phẩm trong một mã nhỏ giúp tiết kiệm nhiều thời gian và giảm chi phí quản lý hàng tồn kho.
Với những tiến bộ trong công nghệ, bất kỳ ai cũng có thể tạo mã vạch chỉ trong vài giây bằng cách sử dụng máy quét mã vạch. Dưới đây là một số mẹo cần lưu ý khi tạo mã vạch cho nhu cầu kinh doanh của bạn để giúp bạn tận dụng tối đa công nghệ này.
Những sai lầm cần tránh khi tạo mã vạch
Quá trình tạo mã vạch nhanh chóng và có vẻ khá dễ dàng. Tuy nhiên, cần phải hoàn thành rất nhiều việc trước đó để đảm bảo bạn có được kết quả mong muốn. Bạn cần hiểu rằng có rất nhiều sai lầm có thể mắc phải, điều này sẽ làm cho mã vạch của bạn hoạt động kém hiệu quả.
Cũng có nhiều loại mã vạch khác nhau tùy thuộc vào loại thông tin mà chúng cần lưu giữ và các ngành sử dụng chúng. Một người không có kinh nghiệm trong việc tạo mã vạch có thể gặp khó khăn, vì có nhiều khía cạnh cần được xem xét để tránh sai sót.
Nếu được tạo đúng cách, mã vạch đóng vai trò như một cách hiệu quả về chi phí để cải thiện quy trình kiểm kê
Dưới đây là một số sai lầm phổ biến mà mọi người thường mắc phải khi tạo mã vạch cho doanh nghiệp của mình:
Kích thước không phù hợp
Kích thước của mã vạch đóng một vai trò quan trọng, vì dựa trên kích thước, nó phụ thuộc vào việc mã vạch có thể dễ dàng quét được hay không thể đọc được. Nếu mã vạch quá nhỏ hoặc quá lớn, thì máy quét mã vạch có thể mất nhiều thời gian hơn để quét hoặc thậm chí không quét được.
Có một thuật ngữ được gọi là Vùng im lặng mô tả các khoảng trắng tự do ở hai bên của mã vạch. Nếu mã vạch của bạn không có khoảng trống này, máy đọc mã vạch sẽ không thể quét mã và lấy thông tin.
Khi tạo mã vạch, điều quan trọng là phải luôn ghi nhớ chức năng của nó. Khi quyết định hình dạng hoặc hình thức nào để tạo mã vạch của bạn, có thể là một phần của nỗ lực tiếp thị và xây dựng thương hiệu, hãy đảm bảo rằng thiết kế không làm cho mã vạch không hiệu quả.
Màu khác
Lúc đầu, màu sắc có vẻ không quan trọng lắm trong việc tạo mã vạch. Tuy nhiên, thật tốt khi biết rằng một số màu có thể gây ra một số vấn đề khi mã được quét và ảnh hưởng đến khả năng đọc của mã vạch.
Tránh sử dụng các màu sáng, chẳng hạn như màu vàng và các màu có thể quá tối, chẳng hạn như màu nâu cho nền hoặc đường kẻ. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng sự kết hợp màu sắc mà bạn chọn cho mã vạch có thể đọc được và mã hiển thị đầy đủ trên nền sáng hơn. Chức năng là rất quan trọng, đó là lý do tại sao chọn nó thay vì thiết kế thẩm mỹ là chìa khóa để sử dụng mã vạch tốt hơn.
Định hướng và Vị trí Sai
Vị trí của mã vạch của bạn cũng quan trọng. Bạn nên tính đến hướng của mã vạch và cách nó được trình bày trên sản phẩm. Bạn có thể đặt mã vạch của mình trên bao bì theo chiều dọc hoặc chiều ngang. Có hai tùy chọn định hướng cho mã vạch, chẳng hạn như “hàng rào cố định” và “bậc thang”.
Tùy chọn định hướng đầu tiên là khi các đường song song với chuyển động của nhãn khi nó đi qua máy in. Các mã vạch có định hướng hàng rào được chọn có chất lượng tốt hơn do cách chúng được in. Các cạnh của các mã vạch này cũng thẳng, giúp máy quét mã vạch đọc chúng dễ dàng hơn.
Tùy chọn định hướng thứ hai được gọi là "bậc thang". Thay vì các đường song song với chuyển động, theo hướng bậc thang, các đường vuông góc. Các mã vạch có định hướng này rất tốt cho các vật thể hình trụ như chai.
Tùy thuộc vào hình dạng của một đối tượng, tốt hơn là chọn hướng phù hợp, vì vậy máy quét có thể đọc chính xác mã. Mã vạch được đặt theo chiều dọc thường dễ quét hơn.
Vị trí mã vạch cũng nên được xác định trước. Tránh các điểm không nhất quán và các góc sắc nhọn sẽ đảm bảo mã vạch được định vị chính xác và dễ đọc.
Bạn cần những gì để làm Mã vạch?
Tùy thuộc vào quy mô kinh doanh và nhu cầu của bạn, có những thiết bị khác nhau mà bạn có thể sử dụng để tạo mã vạch. Ngoài ra, mỗi loại thiết bị đều có những khía cạnh nhất định bạn cần biết trước khi bắt đầu.
Phần mềm kiểm kê
Phần mềm thích hợp thiết lập toàn bộ quy trình. Điều quan trọng là phần mềm kiểm kê mang lại cho bạn nhiều lợi ích, bao gồm cả việc chọn các mặt hàng nhanh hơn và chính xác hơn. Phần mềm cũng giúp bạn theo dõi những sản phẩm bạn đã nhận được. Điều này cải thiện hiệu quả của việc cung cấp và loại bỏ khả năng thiếu hụt một số sản phẩm hoặc thậm chí là tồn kho quá mức.
Có nhiều tùy chọn khác nhau mà bạn có thể chọn. Phần mềm kiểm kê có thể miễn phí hoặc trả phí, tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn. Giá phụ thuộc vào chức năng, tính năng bổ sung và chương trình.
Nếu bạn không biết chọn phần mềm nào, hãy tìm các nhà cung cấp cung cấp bản dùng thử miễn phí. Điều này sẽ giúp bạn kiểm tra phần mềm trước khi thanh toán. Khi bạn đã dùng thử phần mềm, bạn sẽ thấy liệu nó có phù hợp với yêu cầu của bạn hay không. Bạn nên chọn phần mềm dựa trên:
- Quy mô doanh nghiệp (các nhà cung cấp cung cấp các giải pháp khác nhau cho các doanh nghiệp vừa, nhỏ và lớn)
- Số lượng sản phẩm được lập chỉ mục
- Khả năng sử dụng bản dùng thử miễn phí để kiểm tra phần mềm trước khi mua
- Kế hoạch giá cả phải chăng
Máy tạo mã vạch
Để được sử dụng, mã vạch phải được đăng ký trước. Các hệ thống, chẳng hạn như GS1 hoặc Tiêu chuẩn toàn cầu 1 cung cấp các số cần thiết cho mã vạch đã đăng ký. Tiêu chuẩn toàn cầu 1 là một
tổ chức phi lợi nhuận đăng ký chính thức mã vạch trên toàn thế giới. Tổ chức đảm bảo các quá trình quan trọng được hoàn thành thành công theo các tiêu chuẩn của chuỗi cung ứng.
Tiêu chuẩn Toàn cầu 1 cung cấp cho công ty một số nhận dạng duy nhất cho mã vạch. Ngoài ra còn có các khoản phí liên quan khi bạn đăng ký mã vạch với GS1. Bạn cần phải trả một khoản tiền mua hàng cũng như phí gia hạn hàng năm. Sau khi bạn nhận được số nhận dạng, số này sẽ giữ nguyên trong suốt thời hạn sử dụng của sản phẩm.
Tuy nhiên, các doanh nghiệp nhỏ cũng có thể lấy số mã vạch đã đăng ký. Họ có thể sử dụng trình tạo mã vạch trực tuyến sẽ giúp kết nối các sản phẩm và theo dõi hàng tồn kho.
Các máy phát điện trực tuyến này hầu hết đều miễn phí hoặc giá cả rất phải chăng, là một lựa chọn tuyệt vời nếu bạn mới bắt đầu.
Phần mềm mã vạch
Chỉ có phần mềm kiểm kê là không đủ. Bạn cũng cần có phần mềm mã vạch sẽ giúp phân loại tất cả thông tin cần thiết mà bạn sẽ sử dụng cho mã vạch của mình. Phần mềm mã vạch yêu cầu máy tính biến một biểu tượng nhất định thành một mẫu đặc biệt, sau đó bạn có thể đặt lên các mặt hàng.
Khi bạn cần tạo nhiều mã vạch do lượng hàng tồn kho cao, thì phần mềm của bạn sẽ có thể xử lý lượng lớn dữ liệu. Phần mềm mã vạch phải phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn và hoạt động tốt với các công cụ khác mà bạn đang sử dụng.
Quá trình tìm kiếm phần mềm mã vạch phù hợp trông tương tự như quá trình bạn đang sử dụng để tìm phần mềm kiểm kê. Khía cạnh quan trọng là tìm nhà cung cấp phần mềm có phiên bản dùng thử hoặc demo miễn phí, vì vậy bạn có thể dùng thử phần mềm trước khi cam kết sử dụng.
Bạn có thể thử một số chương trình để xem chúng mang lại những lợi thế nào và điều gì phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Phần cứng mã vạch
Khi bạn đã quyết định phần mềm cần thiết và sau đó triển khai chúng, bạn cũng cần tìm các công cụ phù hợp để tạo ra mã vạch bạn cần cho nội dung của mình. Đây là những gì bạn cần từ phần cứng:
- Nhãn và Máy in
Có các nhãn khác nhau yêu cầu các phần cứng khác nhau được in. Kích thước của các nhãn khác nhau. Đối với các doanh nghiệp vận chuyển thường sử dụng nhãn lớn. Chúng phải được in bằng máy in lớn hơn. Khi nói đến nhãn nhỏ, chúng có thể được in bằng máy in nhỏ. Chọn đúng máy in để in mã vạch sẽ giúp bạn hoàn thành việc tạo mã vạch nhanh hơn.
- Máy quét mã vạch
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng là máy quét mã vạch, sẽ giúp đọc mã vạch và giải thích dữ liệu. Có nhiều loại máy quét mã vạch khác nhau có sẵn trên thị trường. Máy quét cung cấp nhiều chức năng khác nhau và bạn nên chọn loại phù hợp với nhu cầu của mình.
Có những máy quét mã vạch LED dựa trên laser hoạt động với ánh sáng đỏ phản chiếu mẫu mã vạch. Mẫu này sau đó được chuyển đổi thành mã, mã này sẽ sớm được gửi đến máy tính. Có sẵn các tùy chọn máy quét mã vạch LED giá cả phải chăng mà các doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng.
Also, barcode pen scanners are widely used in retail due to their low cost and durability. These scanners are lightweight and easy to use. The only downside is that you need to directly touch the barcode with the device, so it can read the code. For the barcode to be scanned, the users should drag the pen scanner across the barcode.
Khi chọn một máy quét mã vạch, bạn cần phải tìm ra cách bạn muốn sử dụng nó và chức năng nào quan trọng đối với bạn. Một số doanh nghiệp có thể yêu cầu một số máy quét laser để bao phủ tất cả các mặt hàng, trong khi những doanh nghiệp khác chỉ cần một máy quét bút.
Thật đáng đầu tư vào phần mềm và phần cứng nhất định cho mã vạch, vì bạn sẽ nhận được giá trị lâu dài cho doanh nghiệp của mình
Cách tạo mã vạch
Theo nghiên cứu, 48% của các doanh nghiệp nhỏ không có bất kỳ hệ thống theo dõi nào để quản lý hàng tồn kho của họ. Một số doanh nghiệp thậm chí còn sử dụng quy trình thủ công. Mã vạch có thể là một cách hiệu quả về chi phí và thời gian để quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp. Chúng có thể giúp giảm thiểu các lỗi thường gặp, từ đó cải thiện dòng tiền của doanh nghiệp bạn.
Dưới đây là ba bước đơn giản để làm theo sau khi bạn đã chuẩn bị sẵn sàng tất cả khoảng không quảng cáo mã vạch:
1. Tạo mã sản phẩm
Như đã nói ở trên để có mã số mã vạch, bạn cần phải có mã số nhận dạng cho sản phẩm. Hầu hết, các doanh nghiệp sử dụng số Mã sản phẩm chung (UPC). Một tùy chọn khác cũng là số Đơn vị Giữ hàng (SKU). Chúng được sử dụng để tạo mã vạch và theo dõi các mặt hàng tồn kho.
Bạn có thể chọn hệ thống mã hóa hoặc đánh số chứng khoán tùy thuộc vào nhu cầu quản lý tài sản và loại hình kinh doanh của bạn.
2. Tạo mã vạch cho từng mã sản phẩm
Bây giờ khi bạn có mã sản phẩm, bạn nên tạo mã vạch cho mỗi mã. Bạn có thể làm điều đó bằng ba cách đơn giản:
- Thông qua hệ thống POS (điểm bán hàng) bán lẻ. Các công cụ quản lý hàng tồn kho giúp việc tạo mã vạch trên từng sản phẩm của mỗi sản phẩm trở nên dễ dàng hơn Mã sản phẩm chung hoặc số Đơn vị lưu giữ trong kho.
- Máy tạo mã vạch trực tuyến. Có một số trang web miễn phí có sẵn sẽ chuyển đổi mã sản phẩm thành mã vạch. Sau khi tạo mã vạch, bạn có thể nhanh chóng tải xuống và lưu mã vạch của mình để sử dụng trong tương lai.
- Sử dụng máy in mã vạch cầm tay. Máy in nhãn cho phép bạn in mã vạch cho nhãn sản phẩm của mình ngay tại chỗ.
3. In nhãn mã vạch của bạn
Bước này yêu cầu các tờ hoặc cuộn nhãn, vì vậy bạn có thể in mã vạch trên chúng. Bạn cũng có thể sử dụng máy in laser tiêu chuẩn để in nhãn mã vạch trên tờ nhãn. Máy in nhiệt cũng có thể được sử dụng để in nhãn mã vạch lên cuộn nhãn.
Trong ba bước đơn giản, bạn có thể tạo mã vạch và bắt đầu sử dụng chúng ngay lập tức.
Kết luận
Mã vạch có thể giúp cải thiện việc quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp của bạn và làm cho nó hiệu quả hơn nhiều. Bạn sẽ kiểm soát tốt hơn tài sản của mình, vì vậy có mã vạch là một khoản đầu tư tuyệt vời. Các công cụ và phần mềm phù hợp sẽ giúp bạn triển khai hệ thống mã vạch cần thiết một cách dễ dàng.
Giờ đây với điện thoại thông minh, việc quét sản phẩm đã trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Bạn chỉ cần thực hiện việc này thông qua một ứng dụng máy quét mã vạch hoặc camera điện thoại nhất định. Các hệ thống không tiếp xúc sẽ liên tục gia tăng mức độ phổ biến, có nghĩa là sẽ cần nhiều mã vạch và mã QR hơn để thực hiện một hành động nhất định.
