Bạn đang gặp khó khăn trong việc tìm ra định dạng mã vạch mà nhãn vận chuyển của bạn thực sự cần? Sử dụng sai loại – hoặc in sai cách – có thể gây ra lỗi quét, lỗi định tuyến và gói hàng bị chậm trễ. Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn các định dạng mã vạch, phương pháp tạo và tiêu chuẩn in phù hợp để nhãn của bạn được quét thành công mọi lúc, mọi nơi.
Tại sao mã vạch vận chuyển quan trọng hơn bạn nghĩ
Mỗi khi một hãng vận chuyển xử lý gói hàng của bạn – tại khâu tiếp nhận, phân loại và giao hàng cuối cùng – một máy quét sẽ đọc mã vạch trên nhãn của bạn. Lần quét duy nhất đó sẽ kích hoạt các quyết định định tuyến, cập nhật hồ sơ theo dõi và xác nhận giao hàng. Nếu mã vạch không quét được, gói hàng sẽ bị để riêng để xử lý thủ công, điều này làm chậm mọi thứ và tăng nguy cơ định tuyến sai.
Hãy coi mã vạch như hộ chiếu của gói hàng. Nếu không có mã vạch hợp lệ, dễ đọc, gói hàng sẽ không di chuyển hiệu quả qua hệ thống. Các hãng vận chuyển xử lý hàng nghìn gói hàng mỗi giờ, vì vậy mã vạch phải chính xác và có thể quét được ngay từ lần thử đầu tiên.
Các định dạng mã vạch phù hợp cho nhãn vận chuyển
Không phải mọi loại mã vạch đều được tạo ra để đáp ứng các yêu cầu của vận chuyển. Trước khi bạn tạo bất cứ thứ gì, việc hiểu các định dạng mà các hãng vận chuyển thực sự sử dụng và lý do tại sao sẽ rất hữu ích.
GS1-128 (trước đây là EAN-128) là loại mã vạch chủ lực trong thế giới vận chuyển. Nó mã hóa dữ liệu vận chuyển chi tiết – người gửi, người nhận, trọng lượng và mã định tuyến – ở định dạng tuyến tính nhỏ gọn. USPS yêu cầu mỗi bưu kiện phải có mã vạch GS1-128 được chuẩn bị đúng cách, thể hiện chính xác Mã ZIP hoặc mã định tuyến ZIP+4. Nó xử lý không giới hạn ký tự ASCII, làm cho nó đủ linh hoạt cho dữ liệu vận chuyển phức tạp.
Mã 128 là một loại mã vạch có liên quan chặt chẽ được sử dụng rộng rãi trong vận chuyển và logistics vận tải. Giống như GS1-128, nó hỗ trợ không giới hạn ký tự ASCII và xử lý cả dữ liệu chữ và số, đó là lý do tại sao nó xuất hiện trên mọi thứ từ phiếu đóng gói kho hàng đến bảng kê khai của hãng vận chuyển.
MaxiCode là mã vạch hai chiều bạn sẽ tìm thấy trên nhãn của UPS. Nó được thiết kế đặc biệt để phân loại tốc độ cao – các hệ thống tự động có thể quét nó từ mọi hướng, ở mọi định hướng, điều này rất cần thiết trong một trung tâm phân phối bận rộn. Nếu bạn đang vận chuyển qua UPS, bạn sẽ thấy MaxiCode trên mọi nhãn.
PDF417 lưu trữ lượng lớn dữ liệu ở định dạng xếp chồng nhỏ gọn. Bạn sẽ tìm thấy nó trên các tài liệu vận chuyển, tờ khai hải quan và nhãn nơi cần có thông tin chi tiết hơn đi kèm với gói hàng.
Để tìm hiểu sâu hơn về cách so sánh các loại mã vạch này và các loại khác, hãy tham khảo tài liệu tham khảo máy quét mã vạch Pageloot bao gồm các ký hiệu phổ biến nhất được sử dụng trong các ứng dụng bán lẻ, công nghiệp và vận chuyển.
| Loại mã vạch | định dạng | Công dụng chính trong vận chuyển |
|---|---|---|
| GS1-128 | Tuyến tính 1D | Bưu kiện USPS, mã định tuyến |
| Mã 128 | Tuyến tính 1D | Vận chuyển và chuyên chở chung |
| MaxiCode | Ma trận 2D | Sắp xếp tốc độ cao của UPS |
| PDF417 | Xếp chồng 2D | Tài liệu, hải quan, dữ liệu phức tạp |
Ba cách để tạo mã vạch nhãn vận chuyển
Sử dụng trang web của hãng vận chuyển
Điểm khởi đầu đơn giản nhất cho những người gửi hàng có khối lượng thấp là nền tảng riêng của hãng vận chuyển. USPS, FedEx và UPS đều cung cấp các công cụ tạo nhãn dựa trên web, nơi bạn nhập chi tiết lô hàng và hệ thống tự động tạo định dạng mã vạch chính xác cho hãng vận chuyển đó. Bạn tải nhãn xuống dưới dạng PDF và in ra. Lợi thế ở đây là độ chính xác: hãng vận chuyển kiểm soát thông số kỹ thuật mã vạch, vì vậy không cần phải đoán xem nên sử dụng định dạng nào hoặc cách mã hóa dữ liệu định tuyến.
Sử dụng phần mềm vận chuyển
Nếu bạn đang quản lý nhiều đơn hàng hoặc bán hàng trên nhiều nền tảng, phần mềm vận chuyển chuyên dụng sẽ tích hợp trực tiếp với cửa hàng của bạn và tự động tạo nhãn ở quy mô lớn. Các nền tảng như ShipStation, EasyPost và Shippo kết nối với nhiều hãng vận chuyển và tạo ra các nhãn tuân thủ với mã vạch chính xác được tích hợp sẵn. Các công cụ này cũng cung cấp cho bạn quyền truy cập vào mức giá bưu phí chiết khấu và bảng điều khiển để theo dõi các lô hàng – một lợi thế so với việc tạo nhãn từng cái một thông qua cổng thông tin của hãng vận chuyển.
Sử dụng trình tạo mã vạch
Đối với các quy trình làm việc tùy chỉnh hoặc nhu cầu dán nhãn chuyên biệt, một trình tạo mã vạch độc lập cho phép bạn tạo các loại mã vạch cụ thể – Code 128, GS1-128 hoặc các loại khác – và tích hợp chúng vào thiết kế nhãn của riêng bạn. Nếu bạn cũng đang quản lý mã vạch sản phẩm cùng với nhãn vận chuyển, việc hiểu rõ cách tạo mã vạch từ đầu sẽ giúp bạn kiểm soát tốt hơn toàn bộ quy trình.
Xác minh nhãn của bạn trước khi in số lượng lớn Bạn muốn kiểm tra xem mã vạch có thực sự có thể quét được không trước khi thực hiện một đợt in lớn? Sử dụng Máy quét mã vạch Pageloot để kiểm tra mã vạch nhãn của bạn trực tiếp từ một hình ảnh tải lên – không cần máy quét phần cứng.
Tiêu chuẩn chất lượng in mà các hãng vận chuyển áp dụng
Tạo đúng loại mã vạch chỉ là một nửa công việc. Cách bạn in nó quyết định liệu máy quét có thể đọc nó một cách đáng tin cậy hay không. Các hãng vận chuyển công bố các yêu cầu chất lượng cụ thể, và việc không đáp ứng chúng sẽ gây ra lỗi quét ngay cả khi dữ liệu mã vạch tự nó là chính xác.
Độ tương phản và chất liệu nền. USPS yêu cầu mã vạch phải được in trên chất liệu nền có màu đồng nhất và đáp ứng các yêu cầu liên quan đến độ phản xạ. Trên thực tế, điều này có nghĩa là mực đen trên nền trắng hoặc rất nhạt. Tránh in mã vạch trên các bề mặt có màu, có vân hoặc bóng loáng vì chúng làm giảm độ tương phản.
Yêu cầu cấp độ ANSI. USPS quy định rằng tất cả các mã vạch trong một lô hàng phải đạt cấp độ ANSI C trở lên, với 70% đạt cấp độ A hoặc B. Việc chấm điểm ANSI đánh giá tính nhất quán của chiều rộng thanh, độ sắc nét của cạnh và độ tương phản – những yếu tố quyết định liệu máy quét tự động có thể giải mã mã vạch một cách chính xác và nhanh chóng hay không.
Vùng yên tĩnh. Mỗi mã vạch cần một đường viền rõ ràng, không có dấu hiệu xung quanh nó – một “vùng yên tĩnh” – để cho máy quét biết mã vạch bắt đầu và kết thúc ở đâu. USPS yêu cầu các vùng yên tĩnh ở cả hai bên của mã vạch có kích thước ít nhất gấp 10 lần kích thước X (chiều rộng của thanh hẹp nhất). Việc đặt quá nhiều văn bản, logo hoặc các yếu tố thiết kế gần mã vạch sẽ vi phạm yêu cầu này và có thể gây ra lỗi đọc.
Vị trí nhãn. Hướng dẫn đóng gói của FedEx rất rõ ràng: không dán nhãn quanh góc của gói hàng, và giữ nhãn cùng phiếu đóng gói trên cùng một mặt của hộp. Mã vạch trải dài qua một góc sẽ bị biến dạng vật lý khi quét và có khả năng bị lỗi. Bề mặt nhãn cũng cần phải phẳng – bất kỳ bong bóng hoặc nếp nhăn nào ngay dưới mã vạch sẽ làm gián đoạn quá trình quét.
Không dán băng keo lên mã vạch. Cả FedEx và USPS đều coi đây là một lỗi phổ biến. Ngay cả băng keo trong suốt cũng gây ra vấn đề phản xạ ánh sáng với máy quét trên cao, có thể làm cho mã vạch hoàn hảo trở nên không đọc được. Hãy để khu vực mã vạch hoàn toàn không bị che phủ.
Mã vạch trên nhãn vận chuyển mã hóa thông tin gì
Một nhãn vận chuyển không chỉ là một địa chỉ gửi thư. Mã vạch trên đó mã hóa nhiều lớp dữ liệu mà các nhà vận chuyển sử dụng ở mỗi giai đoạn của chuỗi giao hàng:
- Tên và địa chỉ người gửi, bao gồm địa chỉ trả lại nếu có
- Tên, địa chỉ người nhận và mã định tuyến ZIP+4
- Số theo dõi để cập nhật lô hàng theo thời gian thực
- Loại dịch vụ (Vận chuyển đường bộ, Ưu tiên, Chuyển phát nhanh, v.v.)
- Trọng lượng và kích thước gói hàng
- Mã định tuyến hướng dẫn thiết bị phân loại đến cơ sở chính xác
Khi dữ liệu này được mã hóa chính xác và mã vạch in rõ ràng, gói hàng sẽ di chuyển qua các hệ thống tự động mà không cần bất kỳ sự can thiệp nào của con người. Lỗi ở bất kỳ trường nào trong số này – hoặc mã vạch không thể quét được – sẽ kéo gói hàng ra khỏi luồng tự động và chuyển sang xử lý thủ công chậm hơn.
Chọn vật liệu nhãn phù hợp
Vật liệu nhãn ảnh hưởng đến cả chất lượng in mã vạch và thời gian mã vạch có thể quét được. Nhãn giấy có giá cả phải chăng và hoạt động tốt cho các lô hàng nội địa tiêu chuẩn được xử lý trong điều kiện bình thường. Chúng tương thích với hầu hết các máy in nhiệt và tạo ra đầu ra có độ tương phản cao phù hợp để quét mã vạch.
Đối với các gói hàng sẽ tiếp xúc với độ ẩm, nhiệt độ khắc nghiệt hoặc điều kiện ngoài trời, nhãn polypropylene bền hơn đáng kể. Chúng chống nước, chống nhòe và khó xé hơn – tất cả đều là những lợi thế đáng kể cho các gói hàng dành thời gian vận chuyển qua nhiều môi trường khác nhau.
Về phía in ấn, truyền nhiệt (TT) nhãn bền hơn in nhiệt trực tiếp (DT) nhãn. Nhãn DT nhạy cảm với nhiệt và có thể bắt đầu mờ trong vòng sáu tháng; nhãn TT bền hơn và phù hợp hơn với các gói hàng có thể nằm trong kho trước hoặc sau khi vận chuyển.
Mã vạch vận chuyển so với Mã QR
Bạn có thể đã nhận thấy mã QR xuất hiện trên một số tài liệu vận chuyển và tự hỏi liệu chúng có thể thay thế mã vạch tuyến tính truyền thống hay không. Câu trả lời ngắn gọn cho các nhãn hướng đến nhà vận chuyển là không – các nhà vận chuyển lớn sử dụng các định dạng mã vạch cụ thể (GS1-128, MaxiCode) mà cơ sở hạ tầng phân loại của họ được xây dựng xung quanh, và việc thay thế bằng mã QR sẽ không hoạt động trong các hệ thống tự động đó.
Tuy nhiên, mã QR đóng một vai trò ngày càng tăng trong các phần khác của quy trình thực hiện đơn hàng. Đối với bao bì hướng đến khách hàng, xử lý hàng trả lại và quy trình làm việc thực hiện đơn hàng, mã QR mang lại những lợi thế mà mã vạch truyền thống không thể sánh được – dung lượng dữ liệu cao hơn, khả năng chịu lỗi và khả năng liên kết với nội dung động. Để so sánh trực tiếp khi nào sử dụng từng định dạng, hãy xem mã vạch so với mã QR.
Nếu bạn đang bán hàng qua Amazon và cần hiểu các yêu cầu ghi nhãn mã vạch cụ thể cho các lô hàng FBA, thì hướng dẫn nhãn mã vạch Amazon FBA bao gồm chi tiết các yêu cầu đó.
Các câu hỏi thường gặp
USPS yêu cầu một mã vạch GS1-128 được chuẩn bị đúng cách trên mỗi bưu kiện, được mã hóa với mã ZIP hoặc mã định tuyến ZIP+4 chính xác. Tất cả các mã vạch phải đáp ứng cấp độ ANSI C trở lên, trong đó 70% đạt cấp độ A hoặc B.
Không. Cả FedEx và USPS đều khuyên không nên dán bất kỳ loại băng keo nào – kể cả băng keo trong suốt – lên khu vực mã vạch. Băng keo trong suốt tạo ra sự phản chiếu ánh sáng làm cản trở các máy quét trên cao và có thể khiến mã vạch hợp lệ trở nên không đọc được.
Bạn không cần thiết bị công nghiệp cho việc vận chuyển số lượng thấp. Một máy in nhãn nhiệt để bàn tạo ra các mã vạch chất lượng cao, độ tương phản cao phù hợp để nhà vận chuyển quét. Máy in phun và máy in laser tiêu chuẩn có thể hoạt động trong trường hợp khẩn cấp nhưng kém tin cậy hơn để in mã vạch và không được khuyến nghị cho kết quả nhất quán.
