Kehadiran atau check-in bagian dari suatu acara mungkin merupakan metrik keterlibatan paling vital. Ini karena ini adalah interaksi tatap muka pertama dengan peserta atau peserta. Ini memberikan kesan pertama dari acara yang diselenggarakan kepada para peserta dan menetapkan mood untuk seluruh acara.
Peserta ini dapat berupa pelajar, karyawan, sponsor, delegasi, pembicara, peserta pameran, atau VIP. Jenis peserta, acara atau sesi akan, akan benar-benar tergantung pada jenis dan tujuan acara yang diselenggarakan.
Terlepas dari skala acara dan jenis peserta, antrian panjang di konter check-in selalu merupakan pemandangan yang tidak menyenangkan bagi para peserta. Bahkan untuk seorang manajer acara, kekacauan garis panjang ditambah dengan jadwal sibuk hari acara bisa sangat menegangkan.
Beberapa bulan perencanaan, pengorganisasian, dan pemasaran berakhir dalam hitungan beberapa jam pada hari acara. Jelas bagi manajer acara untuk mengambil kesempatan ini untuk mengesankan hadirin, yang awalnya terjadi saat check-in. Jadi, penting untuk memberikan pengalaman check-in yang menyenangkan.
Bagaimana penyelenggara acara atau perencana sesi memastikan pengalaman seperti itu? Yah, mereka dapat melakukannya dengan menerapkan teknologi terbaru Kode QR.
Jika Anda perlu membuat kode QR - maka periksa Gratis QR Code Generator oleh Pageloot.
Mengambil Keuntungan dari Teknologi 2D Barcode
Ketika acara yang akan diadakan dalam skala besar, sangat penting untuk mendapatkan sejumlah besar orang melalui pintu masuk tanpa menghabiskan banyak waktu. Dalam situasi ini, sangat penting untuk menggunakan solusi check-in atau kehadiran yang cepat.
Salah satu solusi untuk mengintegrasikan ke dalam toolkit manajemen acara untuk pengalaman check-in yang cepat dan lancar adalah kode QR. Dianggap sebagai barcode 2D, kode QR menampilkan kotak hitam yang diatur dalam kotak persegi dengan latar belakang putih. Biasanya dipindai atau dibaca oleh alat pencitraan seperti pemindai barcode, kamera ponsel cerdas, atau aplikasi seluler pihak ketiga.
Kode QR digunakan sebagai media untuk mengarahkan orang langsung ke URL web daripada mencari dan memasukkannya secara manual. Jadi, bagaimana cara memanfaatkan kode QR untuk memfasilitasi check-in yang lebih cepat di tempat acara?
Nah, ketika calon peserta mendaftar untuk menjadi bagian dari acara tersebut, kode QR yang berbeda dibagikan kepada mereka. Berbagi ini dilakukan baik melalui email atau pada tiket masuk itu sendiri. Pada hari acara, anggota staf yang berdedikasi untuk memfasilitasi check-in hanya perlu menggunakan pemindai kode QR, yang bisa berupa smartphone.
Ketika peserta yang terdaftar datang di tempat tersebut, ia harus menunjukkan kode QR yang unik kepada salah satu anggota staf di pintu masuk. Anggota itu kemudian memindai kode setelah peserta mendapat entri digital yang valid setelah rincian catatan pendaftaran dalam kode QR diverifikasi terhadap database acara.
Beginilah cara kode QR mempercepat proses check-in untuk peserta yang sudah terdaftar. Setelah kode QR dipindai, kartu masuk atau lencana dapat disiapkan dan segera dicetak. Ini biasanya merupakan solusi yang efisien bagi mereka yang menyelenggarakan acara besar seperti konser dan pameran dagang, karena memfasilitasi check-in yang cepat dan bebas repot untuk beberapa peserta.
Manfaat Menggunakan Kode QR untuk Check-in dan Pelacakan Kehadiran
Berikut adalah manfaat utama menggunakan kode QR untuk melacak kehadiran atau memfasilitasi check-in:
- Perakitan dan Pembongkaran Mudah: Sumber daya seperti uang, tenaga kerja, alat tulis, dan waktu dihabiskan secara signifikan dalam menyiapkan dan membongkar kehadiran dan konter check-in. Dengan kode QR, ini dikurangi setidaknya sepersepuluh. Mereka mengambil waktu check-in lebih sedikit dan anggota staf juga lebih sedikit. Lebih lanjut, mudah untuk menggunakan smartphone sebagai pemindai kode QR. Tidak perlu khawatir mengatur laptop, anggota staf, dan alat tulis.
- Pra-persiapan sederhana: Karena pemindai kode QR ponsel pintar dan mudah digunakan, tidak perlu pelatihan khusus untuk anggota staf acara. Penyelenggara acara hanya perlu menguji pemindai yang dipilih sebelum acara. Laptop juga tidak perlu memasukkan detail kehadiran dan mengonfirmasi hal yang sama.
- Antrian Bergerak Lebih Cepat: Teknologi kode QR hanya membutuhkan beberapa detik per peserta untuk check-in. Kode itu sendiri bertindak sebagai pass yang valid untuk semua titik masuk. Jadi, tidak peduli titik masuk yang dipilih peserta, prosesnya akan cepat dan sederhana.
- Tidak ada listrik: Sebagian besar meja masuk atau masuk membutuhkan Internet dan catu daya agar laptop mereka berfungsi dengan baik. Nah, sekarang tidak wajib! Pemindai kode QR seperti ponsel cerdas dapat dikenakan biaya di muka.
- Tidak Ada Duplikasi: Entri duplikat dapat menjadi perhatian saat menangani kerumunan besar di suatu acara. Meskipun penuh perhatian, peserta yang sama dapat didaftar lebih dari satu kali. Namun, dengan kode QR, duplikasi peserta dalam daftar check-in tidak dimungkinkan, karena masing-masing dari mereka akan memiliki kode QR yang unik. Setelah dipindai, mereka akan menunjukkan status check-in sebagai selesai atau akan menampilkan pesan kesalahan jika dipindai lagi, menurut theeventscalendar.com.
- Limbah Kertas Paling Sedikit: Ya, kode QR juga merupakan solusi hijau. Kode tunggal dapat memberikan izin masuk yang bahkan bertindak sebagai izin yang sah untuk mengakses berbagai sudut tempat acara dan sebagai kupon makan siang. Tidak perlu mencetak lencana dan melewati secara terpisah.
- Pelacakan Analytics: Dengan meja yang ketinggalan jaman, tidak ada metode yang dapat diandalkan untuk mengetahui kapan peserta datang dan kapan dia pergi. Namun demikian, rincian tersebut diperlukan untuk pelacakan dan analisis lebih lanjut. Misalnya, mereka harus tahu selama jam berapa acara maksimum terjadi? Apa yang harus dilakukan agar hal ini tidak terjadi pada acara berikutnya?
- Penyelamat Uang: Melihat manfaat yang disebutkan di atas, penyelenggara acara benar-benar menghemat uang. Lagi pula, menggunakan hasil kode QR mengurangi pengeluaran acara keseluruhan.
Bagaimana Kode QR untuk Pelacakan Kehadiran Bekerja?
Ketika seorang peserta memindai kode QR yang dicetak, detail acara ditampilkan, yang melibatkan lokasi acara, tindakan sebagai check-in, dan deskripsi acara seperti pertemuan tahunan, konser musik, atau lokakarya siswa.
Tergantung pada generator kode QR yang digunakan, ada dua opsi dari sini untuk dipilih. Pertama, peserta kemudian diminta untuk memasukkan namanya atau nomor identifikasi dan mengirimkannya.
Setelah diserahkan, check-in atau kehadiran dikonfirmasi dan peserta dicatat mungkin dalam a Google Sheet. Kedua, orang yang memindai kode secara langsung mendapat pesan konfirmasi bersama dengan detail acara di bawahnya.
Ini adalah prosedur apakah peserta adalah siswa di sebuah lokakarya, anggota tim di sebuah pertemuan, delegasi di sebuah konferensi, atau seorang penjaga keamanan di tempat acara.
Tempat Menggunakan Kode QR untuk Pelacakan Kehadiran dan Lapor-masuk
Berikut adalah beberapa aplikasi praktis umum dari kode QR untuk pelacakan kehadiran atau check-in:
- Dalam Materi Pemasaran Dicetak: Untuk acara apa pun, semua materi pemasaran tercetak hanya valid selama waktu sebelum acara. Mungkin juga menjadi tidak valid jika acara ditunda beberapa jam. Namun, dengan menambahkan kode pelacakan kehadiran QR yang dinamis membuka tautan yang isinya dapat diubah kapan saja, materi pemasaran yang sama menjadi valid dan memicu keterlibatan. Para peserta hanya perlu membawa brosur atau selebaran yang memiliki kode QR di tempat tersebut. Memindai kode seperti itu memfasilitasi check-in instan atau mengisi kehadiran. Jika terjadi keterlambatan, pemindaian kode semacam itu akan membawa Anda ke halaman detail acara yang menginformasikan kepada peserta tentang waktu check-in yang tertunda karena perubahan waktu mulai acara.
- Tiket: Jika tiket akan dikeluarkan, lakukan cetak kode pelacakan kehadiran pada mereka. Setiap pemegang tiket akan memiliki kode berbeda karena pelacakan yang telah tiba dan yang telah keluar menjadi mudah.
Gunakan Kasus Kode QR untuk Pelacakan Kehadiran
Ada banyak entitas yang menggunakan kode QR untuk check-in atau kehadiran berguna dan bermanfaat untuk memicu keterlibatan dan melacak efisiensi. Berikut adalah beberapa kasus penggunaan tersebut:
- Pemilik perusahaan yang ingin melacak kehadiran karyawan paruh waktu, kontraktual, musiman, atau sementara sehingga hanya dapat membayar untuk jam kerja dengan menganalisisnya dari mana saja dan dari perangkat apa pun
- Restoran yang ingin melacak waktu kerja staf dengan melacak waktu masuk dan keluar
- Lembaga pendidikan seperti sekolah dan universitas untuk melacak kehadiran siswa dan mengawasi dari jarak jauh
- Seseorang wiraswasta untuk melacak jam kerja bulanan timnya
Kesimpulan
Melacak kehadiran atau memfasilitasi check-in melalui kode QR benar-benar menarik dan nyaman bagi peserta yang dapat menjadi mahasiswa, delegasi bisnis, sponsor acara, karyawan, atau VIP. Pertimbangkan membagikan kode-kode ini pada saat pendaftaran atau saat mempromosikan acara sehingga para peserta mengetahui tentang check-in cepat, motivator utama untuk menghadiri acara terkait.
