La asistencia o el registro en un evento es quizás la medida de compromiso más vital. Esto se debe a que es la primera interacción cara a cara con los asistentes o participantes. Proporciona la primera impresión del evento organizado a los asistentes y establece la estado de ánimo para todo el evento.
Estos asistentes pueden ser estudiantes, empleados, patrocinadores, delegados, oradores, expositores o VIPs. El tipo de asistentes, un evento o una sesión tendrá, dependerá realmente de la el tipo y el propósito del evento que se está organizando.
Independientemente del evento escala y tipo de asistentes, una larga cola en el mostrador de facturación es siempre una ...una visión desagradable para los asistentes. Incluso para un director de eventos, el caos de las largas colas junto con un agitado programa del día del evento pueden ser ...que es angustioso.
Varios meses de planificación, organización, y la comercialización se reducen a una cuestión de unas pocas horas en el evento día. Es obvio para el director del evento aprovechar esta oportunidad para impresionar a los asistentes, cuyo comienzo ocurre en el check-in. Por lo tanto, es esencial para ofrecer una deliciosa experiencia de registro.
¿Cómo asegurarían los organizadores de eventos o los planificadores de sesiones esa experiencia? Bueno, pueden hacerlo implementando la última tecnología de Códigos QR.
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Aprovechando la ventaja del código de barras 2D Tecnología
Cuando el evento a realizarse es a gran escala, es crítico que un gran número de personas pasen por la puerta de entrada sin pasar mucho tiempo. En esta situación, es indispensable para desplegar una solución de registro o asistencia rápida.
Una de esas soluciones para se integran en el conjunto de herramientas de gestión de eventos para un registro rápido y sin problemas la experiencia es un código QR. Considerado como un código de barras en 2D, un código QR tiene un color negro cuadrados organizados dentro de una caja cuadrada sobre un fondo blanco. Por lo general escaneado o leído por una herramienta de imágenes como un escáner de código de barras, la cámara de un smartphone, o una aplicación móvil de terceros.
Un código QR se utiliza como medio para dirigir a la gente instantáneamente a un URL de la web en lugar de buscar manualmente y entrando en ella. Entonces, ¿cómo se pueden aprovechar los códigos QR para facilitar una más rápida ¿Registrarse en un lugar de eventos?
Bueno, cuando un prospecto los asistentes se registran para formar parte del evento, se comparte un código QR distinto con ellos. Este intercambio se hace a través de un correo electrónico o en el billete de entrada en sí mismo. El día del evento, los miembros del personal dedicados a facilitar los registros sólo tienen que usar un escáner de código QR, que puede ser un smartphone.
Cuando el registro el asistente llega al lugar, debe mostrar el código QR único para uno de los miembros del personal en la entrada. Ese miembro entonces escanea el código después que el asistente obtiene una entrada digital válida una vez que el registro de inscripción los detalles del código QR se verifican con la base de datos del evento.
Así es como los códigos QR aceleran el proceso de registro para los asistentes ya registrados. Una vez que se escanea un código QR, se puede preparar e imprimir inmediatamente un pase de entrada o una credencial. Esta suele ser una solución eficiente para quienes organizan grandes eventos, como conciertos y ferias comerciales, ya que facilita el registro rápido y sin complicaciones para varios asistentes.
Beneficios del uso del QR Códigos para el registro de entrada y el seguimiento de la asistencia
Aquí están los principales beneficios de usar códigos QR para rastrear la asistencia o facilitar los registros:
- Fácil de montar y desmontar: Los recursos como el dinero, la mano de obra, el material de escritorio y el tiempo se gastan significativamente en montar y desmontar los mostradores de asistencia y facturación. Con los códigos QR, estos se reducen al menos en una décima parte. Toman menos tiempo de registro y menos personal también. Además, es fácil usar un smartphone como escáner de códigos QR. No hay necesidad de preocuparse por la organización de los portátiles, el personal y los artículos de papelería.
- Preparación simple: Como los escáneres de códigos QR de los smartphones son simples y fáciles de usar, no hay necesidad de una formación especial para el personal del evento. Los organizadores del evento sólo necesitan probar el escáner elegido antes del evento. Tampoco hay necesidad de computadoras portátiles para ingresar los detalles de asistencia y confirmar los mismos.
- Cola de movimiento más rápida: La tecnología del código QR toma sólo unos segundos por asistente para registrarse. El código en sí mismo actúa como un pase válido para todos los puntos de entrada. Así que, no importa qué punto de entrada elija un asistente, el proceso será rápido y simple.
- No hay electricidad: La mayoría de los escritorios de asistencia o de registro necesitan Internet y suministro de energía para que sus portátiles funcionen bien. Bueno, ¡ahora no es necesario! Los escáneres de código QR como los teléfonos inteligentes pueden ser cargados por adelantado.
- No hay duplicación: Las entradas duplicadas pueden ser una preocupación mientras se manejan grandes multitudes en un evento. A pesar de tener mucho cuidado, los mismos asistentes pueden ser inscritos más de una vez. Sin embargo, con los códigos QR, la duplicación de asistentes en la lista de registro es imposible, ya que cada uno de ellos tendrá códigos QR únicos. Una vez escaneados, mostrarán el estado del check-in tal y como se ha hecho o mostrarán un mensaje de error si se escanean de nuevo, según theeventscalendar.com.
- Menor desperdicio de papel: Sí, los códigos QR son una solución verde también. Un solo código puede dar un pase de entrada que incluso actúa como un pase válido para acceder a las diferentes esquinas del lugar del evento y como un cupón para el almuerzo. No es necesario imprimir las insignias y los pases por separado.
- Seguimiento analítico: Con escritorios anticuados, no existe un método fiable para saber cuándo llegó un asistente y cuándo se fue. Sin embargo, esos detalles son necesarios para un mayor seguimiento y análisis. Por ejemplo, se requiere que sepan en qué momento del evento se produjeron las máximas salidas... ¿Qué se debe hacer para que esto no ocurra en el siguiente evento?
- El salvador del dinero: Viendo los beneficios mencionados, los organizadores de eventos realmente terminan ahorrando dinero. Después de todo, el uso de los códigos QR resulta en la reducción de la gastos generales del evento.
Cómo los códigos QR para ¿Trabajo de seguimiento de asistencia?
Cuando un asistente escanea el código QR impreso, se muestran los detalles del evento, que implica el evento ubicación, acción como registro, y descripción de eventos como la reunión anual, una un concierto musical, o un taller de estudiantes.
Dependiendo del código QR generador utilizado, hay dos opciones de aquí para elegir. Primero, el asistente se le pide que introduzca su nombre o número de identificación y lo presente.
Una vez presentada la solicitud, se confirma el registro o la asistencia y se registra al asistente tal vez en un Google Sheet. Segundo, la persona que escaneó el código recibe directamente un mensaje de confirmación junto con los detalles del evento debajo de él.
Este es el procedimiento si los asistentes son estudiantes en un taller, miembros del equipo en una reunión, delegados en una conferencia, o un guardia de seguridad en el lugar del evento.
Dónde usar los códigos QR para Seguimiento de la asistencia y registros
Aquí hay algunas prácticas comunes aplicaciones de los códigos QR para el seguimiento de la asistencia o los registros:
- En un material de marketing impreso: En cualquier caso, cualquier material de marketing impreso es válido sólo durante el tiempo previo al evento. También puede ser inválido si el evento se retrasa unas horas. Sin embargo, al añadir un código QR de seguimiento de asistencia dinámico que abre un enlace cuyo contenido puede cambiarse en cualquier momento, el mismo material de marketing se convierte en válido y desencadena el compromiso. Los asistentes sólo tienen que llevar ese volante o folleto con el código QR al lugar del evento. El escaneo de dicho código facilita el registro instantáneo o el llenado de la asistencia. En caso de retraso, el escaneo de dicho código lleva a uno a la página de detalles del evento que informa a los asistentes sobre el retraso en la hora de registro debido al cambio en la hora de inicio del evento.
- En las entradas: Si hay que emitir boletos, imprima el código QR de seguimiento de asistencia en ellos. Cada titular del ticket tendrá un código distinto debido a que el seguimiento de quién ha llegado y quién ha salido se hace más fácil.
Usar los casos de códigos QR para Seguimiento de la asistencia
Hay muchas entidades para quienes el uso de los códigos QR para las entradas o la asistencia es útil y beneficioso para activar el compromiso y la eficiencia del seguimiento. He aquí algunos de esos usos casos:
- El propietario de una empresa que desea hacer un seguimiento de la asistencia de los empleados a tiempo parcial, contractuales, de temporada o temporales para poder pagar sólo las horas trabajadas analizándola desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo
- Un restaurante que quiere rastrear los tiempos de trabajo del personal rastreando la hora de entrada y salida
- Una institución educativa, como escuelas y universidades, para el seguimiento de la asistencia de los estudiantes y la supervisión a distancia
- Un trabajador autónomo para el seguimiento de las horas de trabajo mensuales de su equipo
Conclusión
Rastreando la asistencia o facilitar las entradas a través de los códigos QR es realmente atractivo y conveniente para los asistentes que pueden ser estudiantes, delegados de negocios, patrocinadores de eventos, empleados, o VIPs. Considere la posibilidad de compartir estos códigos en el momento del registro o mientras se promociona el evento para que los asistentes sepan sobre los chequeos rápidos, un motivador principal para asistir al evento correspondiente.
