Bir etkinliğin katılım veya check-in kısmı, belki de en hayati katılım ölçüsüdür. Bunun nedeni, katılımcılar veya katılımcılar ile ilk yüz yüze etkileşim olmasıdır. Katılımcılara düzenlenen etkinliğin ilk izlenimini sağlar ve tüm olay için ruh hali.
Bu katılımcılar öğrenciler, çalışanlar, sponsorlar, delegeler, konuşmacılar, sergiciler veya VIP'ler olabilir. Katılımcıların türü, bir etkinlik veya bir oturum, gerçekten düzenlenmekte olan etkinliğin türüne ve amacına bağlı olacaktır.
Etkinlik ölçeği ve katılımcı türü ne olursa olsun, check-in kontuarında uzun bir kuyruk, katılımcılar için her zaman hoş olmayan bir manzaradır. Bir etkinlik yöneticisi için bile, uzun kuyrukların kaosu, etkinlik gününün telaşlı bir programı ile birleştiğinde sinir bozucu olabilir.
Birkaç aylık planlama, organizasyon ve pazarlama, etkinlik gününde birkaç saat meselesine denk gelir. Etkinlik yöneticisinin, başlangıcı check-in sırasında gerçekleşen katılımcıları etkilemek için bu fırsatı yakalaması açıktır. Bu nedenle, keyifli bir check-in deneyimi sunmak çok önemlidir.
Etkinlik organizatörleri veya oturum planlayıcıları böyle bir deneyimi nasıl sağlar? Bunu en son teknolojiyi uygulayarak yapabilirler. QR kodları.
QR kodları oluşturmanız gerekiyorsa - o zaman Ücretsiz QR Code Generator Pageloot tarafından.
2D Barkod Teknolojisinden Yararlanmak
Gerçekleştirilecek etkinlik büyük ölçekte olduğunda, çok fazla sayıda insanı çok fazla zaman harcamadan giriş kapısından geçirmek kritik önem taşır. Bu durumda, hızlı bir check-in veya katılım çözümünün uygulanması zorunludur.
Hızlı ve sorunsuz bir check-in deneyimi için olay yönetimi araç setine entegre edilecek bu tür bir çözüm, bir QR kodudur. 2D barkod olarak kabul edilen QR kodu, beyaz bir arka plan üzerinde kare bir kutu içinde düzenlenmiş siyah karelere sahiptir. Genellikle barkod tarayıcı, akıllı telefon kamerası veya üçüncü taraf mobil uygulaması gibi bir görüntüleme aracı tarafından taranır veya okunur.
QR kodu, insanları manuel olarak aramak ve girmek yerine anında bir web URL'sine yönlendirmek için bir araç olarak kullanılır. Öyleyse, bir etkinlik mekanında daha hızlı check-in yapmayı kolaylaştırmak için QR kodlarından nasıl yararlanılabilir?
Muhtemel bir katılımcı etkinliğin bir parçası olmak için kaydolduğunda, onlarla farklı bir QR kodu paylaşılır. Bu paylaşım ya bir e-posta yoluyla ya da giriş bileti üzerinden yapılır. Etkinlik gününde, check-in işlemlerini kolaylaştırmaya kendini adamış personelin, akıllı telefon olabilecek bir QR kod tarayıcı kullanması yeterlidir.
Kayıtlı katılımcı mekana geldiğinde, girişteki personelden birine benzersiz QR kodunu göstermelidir. Bu üye daha sonra kodu tarar ve ardından QR kodundaki kayıt kaydı ayrıntıları etkinliğin veritabanına göre doğrulandığında katılımcı geçerli bir dijital giriş alır.
Bu şekilde QR kodları, önceden kayıtlı katılımcılar için check-in sürecini hızlandırır. Bir QR kodu tarandıktan sonra, giriş kartı veya rozet hemen hazırlanıp yazdırılabilir. Bu, birkaç katılımcı için hızlı ve sorunsuz check-in'i kolaylaştırdığından, konserler ve ticari fuarlar gibi büyük etkinlikler düzenleyenler için genellikle verimli bir çözümdür.
Check-in ve Katılım Takibi için QR Kodları Kullanmanın Yararları
Katılımı izlemek veya check-in'leri kolaylaştırmak için QR kodlarını kullanmanın başlıca avantajları şunlardır:
- Kolay Montaj ve Demontaj: Para, emek, kırtasiye ve zaman gibi kaynaklar, yoklama ve check-in kontuarlarının kurulması ve sökülmesi için önemli ölçüde harcanmaktadır. QR kodlarıyla bunlar en az onda bir oranında azalır. Daha az check-in süresi ve daha az personel alırlar. Dahası, bir akıllı telefonu QR kod tarayıcı olarak kullanmak kolaydır. Dizüstü bilgisayarların, personelin ve kırtasiye malzemelerinin ayarlanması konusunda ciddi olarak endişelenmenize gerek yok.
- Basit Ön hazırlık: Akıllı telefon QR kodu tarayıcıları basit ve kullanımı kolay olduğundan, etkinlik personeli için özel bir eğitime gerek yoktur. Etkinlik organizatörlerinin yalnızca etkinlikten önce seçilen tarayıcıyı test etmesi gerekir. Ayrıca katılım detaylarını girmek ve onaylamak için dizüstü bilgisayarlara gerek yoktur.
- Daha Hızlı Hareket Sırası: QR kodu teknolojisi, giriş için katılımcı başına yalnızca birkaç saniye sürer. Kodun kendisi, tüm giriş noktaları için geçerli bir geçiş görevi görür. Bu nedenle, katılımcı hangi giriş noktasını seçerse seçsin, süreç hızlı ve basit olacaktır.
- Elektrik yok: Çoğu katılım veya oturum açma masasının dizüstü bilgisayarlarının iyi çalışması için İnternet ve güç kaynağına ihtiyacı vardır. Eh, şimdi gerekli değil! Akıllı telefonlar gibi QR kod tarayıcılar önceden şarj edilebilir.
- Çoğaltma Yok: Bir etkinlikte büyük kalabalığın üstesinden gelirken yinelenen girişler sorun olabilir. Tam özen gösterilmesine rağmen, aynı katılımcılar birden fazla listelenebilir. Ancak, QR kodlarıyla, katılımcıların check-in listesindeki kopyalarının her biri benzersiz QR kodlarına sahip olacağından imkansızdır. Theeventscalendar.com'a göre tarandıktan sonra, check-in durumunu tamamlandı olarak gösterecek veya yeniden tarandıklarında bir hata mesajı göstereceklerdir.
- En Az Kağıt Atığı: Evet, QR kodları da çevreci bir çözümdür. Tek bir kod, etkinlik mekanının farklı köşelerine erişim için geçerli bir geçiş ve öğle yemeği kuponu görevi gören bir giriş kartı verebilir. Rozet ve geçiş kartlarını ayrı ayrı yazdırmaya gerek yoktur.
- Analytics İzleme: Eski masalarda, bir katılımcının ne zaman geldiğini ve ne zaman ayrıldığını bilmenin güvenilir bir yöntemi yoktur. Bununla birlikte, bu tür ayrıntılar daha fazla izleme ve analiz için gereklidir. Örneğin, olayın hangi saatinde maksimum çıkışların gerçekleştiğini bilmeleri gerekir? Bir sonraki etkinlikte bunun olmaması için ne yapılmalıdır?
- Para Kurtarıcı: Yukarıda belirtilen faydalara bakıldığında, etkinlik organizatörleri gerçekten paradan tasarruf ediyor. Sonuçta, QR kodlarının kullanılması, genel etkinlik harcaması.
Katılım Takibi için QR Kodları Nasıl Çalışır?
Bir katılımcı basılı QR kodunu taradığında, etkinlik konumu, check-in gibi eylem ve yıllık toplantı, müzik konseri veya öğrenci atölyesi gibi etkinlik açıklamasını içeren etkinlik ayrıntıları görüntülenir.
Kullanılan QR kodu oluşturucusuna bağlı olarak buradan seçim yapabileceğiniz iki seçenek vardır. Önce katılımcıdan adını veya kimlik numarasını girmesi ve göndermesi istenir.
Başvurunun ardından, giriş veya katılım onaylanır ve katılımcı belki de bir Google E-tablosu. İkinci olarak, kodu tarayan kişi doğrudan altındaki etkinlik ayrıntılarıyla birlikte bir onay mesajı alır.
Bu, katılımcıların bir atölyedeki öğrenciler, bir toplantıdaki ekip üyeleri, bir konferanstaki delegeler veya etkinlik mekanındaki bir güvenlik görevlisi olup olmadıklarına dair prosedürdür.
Katılım Takibi ve Check-in'ler için QR Kodları Nerede Kullanılır?
Katılım takibi veya check-in'ler için QR kodlarının bazı yaygın pratik uygulamaları şunlardır:
- Basılı Pazarlama Materyalinde: Herhangi bir etkinlik için, herhangi bir basılı pazarlama materyali yalnızca etkinlik öncesi zamana kadar geçerlidir. Olay birkaç saat gecikirse de geçersiz hale gelebilir. Ancak, içeriği herhangi bir zamanda değiştirilebilir olan bir bağlantıyı açan QR kodunu dinamik bir katılım izleme kodu ekleyerek, aynı pazarlama materyali geçerli hale gelir ve katılımı tetikler. Katılımcıların QR kodu içeren broşür veya broşürü etkinlik alanına getirmeleri yeterlidir. Böyle bir kodun taranması, anında check-in veya katılım doldurmayı kolaylaştırır. Gecikme durumunda, böyle bir kodun taranması, katılımcıları olay başlangıç saatindeki değişiklik nedeniyle geciken giriş zamanı hakkında bilgilendiren etkinlik ayrıntıları sayfasına götürür.
- Biletlerde: Bilet düzenlenecekse, katılım izleme QR kodunu üzerlerine yazdırın. Her bilet sahibinin, kimin gelip kimin çıktığını takip etmek kolaylaştığı için ayrı bir koda sahip olacaktır.
Katılım Takibi için QR Kodlarının Kullanım Durumları
Girişler veya katılım için QR kodlarını kullanmanın, katılımı tetiklemek ve verimliliği izlemek için yararlı ve yararlı olduğu birçok kuruluş vardır. İşte bu tür kullanım örneklerinden birkaçı:
- Yarı zamanlı, sözleşmeli, mevsimlik veya geçici çalışanların katılımını, herhangi bir yerden ve herhangi bir cihazdan analiz ederek yalnızca çalışılan saatler için ödeme yapabilmesi için izlemek isteyen bir şirket sahibi
- Giriş ve çıkış saatlerini takip ederek personelin çalışma zamanlarını takip etmek isteyen bir restoran
- Öğrencilerin katılımını izlemek ve uzaktan denetlemek için okullar ve üniversiteler gibi bir eğitim kurumu
- Ekibinin aylık çalışma saatlerini takip eden serbest meslek sahibi bir kişi
Sonuç
QR kodlarıyla katılımı izlemek veya girişleri kolaylaştırmak, öğrenciler, iş temsilcileri, etkinlik sponsorları, çalışanlar veya VIP olabilen katılımcılar için gerçekten ilgi çekici ve kullanışlıdır. Bu kodları kayıt sırasında veya etkinliği tanıtırken paylaşmayı düşünün, böylece katılımcıların hızlı check-in hakkında bilgi sahibi olması, ilgili etkinliğe katılmak için büyük bir motivasyon kaynağıdır.
