Deltagelse eller check-in del af en begivenhed er måske den mest vitale engagementsmetrik. Dette er fordi det er den første ansigt til ansigt-interaktion med deltagere eller deltagere. Det giver det første indtryk af den organiserede begivenhed til deltagerne og indstiller stemning for hele begivenheden.
Disse deltagere kan være studerende, ansatte, sponsorer, delegerede, højttalere, udstillere eller VIP'er. Den type deltagere, en begivenhed eller en session vil have, vil virkelig afhænge af typen og formålet med begivenheden, der organiseres.
Uanset begivenhedsskalaen og deltagertypen er en lang kø ved check-in-tælleren altid et ubehageligt syn for deltagerne. Selv for en begivenhedsleder kan kaoset med lange linjer kombineret med en hektisk tidsplan for begivenhedsdagen være nervepirrende.
Flere måneders planlægning, organisering og markedsføring er et par timer på begivenhedsdagen. Det er indlysende for begivenhedslederen at gribe denne mulighed for at imponere deltagerne, hvis begyndelse sker ved indtjekningen. Så det er vigtigt at levere en dejlig check-in oplevelse.
Hvordan ville arrangører eller sessionplanlæggere sikre en sådan oplevelse? Nå, de kan gøre det ved at implementere den nyeste teknologi fra QR-koder.
Hvis du har brug for at oprette QR-koder - så tjek Gratis QR-kodegenerator af Pageloot.
Udnyt fordelene ved 2D stregkodeteknologi
Når arrangementet, der skal afholdes, er i stor skala, er det afgørende at få et stort antal mennesker gennem indgangsdøren uden at bruge meget tid. I denne situation er det uundværligt at implementere en hurtig check-in eller fremmøde løsning.
En sådan løsning til at integrere i begivenhedsstyringsværktøjssættet til en hurtig og jævn check-in-oplevelse er en QR-kode. Betragtes som en 2D-stregkode, har en QR-kode sorte firkanter organiseret inde i en firkantet boks på en hvid baggrund. Det scannes eller læses normalt af et billedbehandlingsværktøj, såsom en stregkodescanner, smartphones kamera eller en tredjeparts mobilapp.
En QR-kode bruges som medium til at dirigere folk med det samme til en web-URL i stedet for manuelt at søge og indtaste den. Så hvordan kan man udnytte QR-koder for at gøre det lettere at tjekke ind på et arrangementslokale?
Når en potentiel deltager registrerer sig for at være en del af begivenheden, deles en særskilt QR-kode med dem. Denne deling sker enten via en e-mail eller på selve indgangsbilletten. På begivenhedsdagen skal de ansatte, der er dedikeret til at lette check-in, bare bruge en QR-kodescanner, som kan være en smartphone.
Når den registrerede deltager kommer til lokalet, skal hun eller han bare vise den unikke QR-kode til en af medarbejderne ved indgangen. Dette medlem scanner derefter koden, hvorefter deltageren får en gyldig digital indtastning, når registreringsoptegnelsesoplysningerne i QR-koden er bekræftet i forhold til begivenhedens database.
Sådan accelererer QR-koder indtjekningsprocessen for de allerede tilmeldte deltagere. Når en QR-kode er scannet, kan et adgangskort eller et badge klargøres og udskrives med det samme. Dette er normalt en effektiv løsning for dem, der arrangerer store begivenheder såsom koncerter og messer, da det letter hurtig og problemfri check-in for flere deltagere.
Fordele ved at bruge QR-koder til check-in og fremmøde sporing
Her er de største fordele ved at bruge QR-koder til at spore deltagelse eller lette check-in:
- Nem montering og demontering: Ressourcer som penge, arbejdskraft, papirvarer og tid bruges betydeligt til at oprette og adskille fremmøde og check-in-skranker. Med QR-koder reduceres disse mindst med en tiendedel. De tager mindre check-in tid og færre medarbejdere også. Desuden er det nemt at bruge en smartphone som en QR-kodescanner. Der er alvorligt ikke behov for at bekymre sig om at arrangere bærbare computere, medarbejdere og papirvarer.
- Enkel forberedelse: Da QR-scannere til smartphones er enkle og nemme at bruge, er der ikke behov for særlig træning for arrangementets medarbejdere. Arrangørarrangørerne behøver kun at teste den valgte scanner inden begivenheden. Der er heller ikke behov for bærbare computere til at indtaste deltagelsesoplysninger og bekræfte det samme.
- Hurtigere flytningskø: QR-kodeteknologien tager kun et par sekunder pr. Deltager for at tjekke ind. Selve koden fungerer som et gyldigt pas for alle indgangspunkter. Så uanset hvilket indgangspunkt en deltager vælger, vil processen være hurtig og enkel.
- Ingen elektricitet: De fleste fremmøde- eller logonborde har brug for internet- og strømforsyning, så deres bærbare computere fungerer godt. Nå, nu ikke påkrævet! QR-kodescannere såsom smartphones kan oplades på forhånd.
- Ingen duplikering: Duplikatindgange kan være et problem ved håndtering af store skarer ved en begivenhed. På trods af at de tager fuld pleje, kan de samme deltagere blive opført mere end én gang. Med QR-koder er det dog umuligt at duplikere deltagere i check-in-listen, da hver enkelt af dem vil have unikke QR-koder. Når de er scannet, viser de check-in-status som udført eller viser en fejlmeddelelse, hvis de scannes igen, ifølge theeventscalendar.com.
- Mindst papiraffald: Ja, QR-koder er også en grøn løsning. En enkelt kode kan give et adgangskort, der endda fungerer som et gyldigt pas til adgang til de forskellige hjørner af arrangementslokalet og som en frokostkupon. Det er ikke nødvendigt at udskrive badges og passerer separat.
- Analytics-sporing: Med forældede skriveborde findes der ingen pålidelig metode til at vide, hvornår en deltager kom, og hvornår gik hun eller han. Sådanne detaljer er dog nødvendige for yderligere sporing og analyse. For eksempel kræves det, at de ved, i hvilket tidspunkt begivenheden maksimale udgange fandt sted? Hvad skal der gøres for at dette ikke sker ved den næste begivenhed?
- Penge Frelser: Når man ser på de ovennævnte fordele, ender arrangementarrangører virkelig med at spare penge. Når alt kommer til alt, bruger QR-koder resultater, der reducerer samlede begivenhedsudgifter.
Hvordan fungerer QR-koder til tilstedeværelsessporing?
Når en deltager scanner den udskrevne QR-kode, vises begivenhedsoplysningerne, som involverer begivenhedsplacering, handling som check-in og begivenhedsbeskrivelse såsom årsmøde, en musikalsk koncert eller et studenterværksted.
Afhængigt af den anvendte QR-kodegenerator er der to muligheder herfra at vælge. Først bliver deltagerne derefter bedt om at indtaste hende eller hans navn eller identifikationsnummer og indsende det.
Efter indsendelse bekræftes check-in eller fremmøde, og deltageren registreres måske i en Google-ark. For det andet får den person, der scannede koden direkte, en bekræftelsesmeddelelse sammen med begivenhedsoplysningerne under den.
Dette er proceduren, uanset om deltagerne er studerende på en workshop, teammedlemmer på et møde, delegerede på en konference eller en sikkerhedsvagt på arrangementslokalet.
Hvor skal man bruge QR-koder til fremmøde og check-ins
Her er nogle almindelige praktiske anvendelser af QR-koder til sporing af eller fremmøde:
- I et trykt marketingmateriale: For enhver begivenhed er ethvert trykt markedsføringsmateriale kun gyldigt indtil tidspunktet før begivenheden. Det kan også blive ugyldigt, hvis begivenheden forsinkes med et par timer. Ved at tilføje en dynamisk tilstedeværelsessporing QR-kode, der åbner et link, hvis indhold kan ændres når som helst, bliver det samme marketingmateriale gyldigt og udløser engagement. Deltagerne skal simpelthen medbringe den flyer eller folder, der har QR-koden på mødestedet. Scanning af en sådan kode letter øjeblikkelig ind- eller fremmødeudfyldning. I tilfælde af forsinkelse tager scanning af en sådan kode en til siden med begivenhedsoplysninger, der informerer deltagerne om den forsinkede indtjekningstid på grund af ændringen i begivenhedens starttid.
- På billetter: Hvis der skal udstedes billetter, skal du udskrive QR-koden til fremmødesporing på dem. Hver billetindehaver vil have en særskilt kode, som gør det let at spore, hvem der er ankommet, og hvem der er gået.
Brug tilfælde af QR-koder til fremmøde sporing
Der er mange enheder, for hvem brug af QR-koder til check-in eller fremmøde er nyttigt og gavnligt for at udløse engagement og sporing effektivitet. Her er et par af sådanne brugssager:
- En virksomhedsejer, der ønsker at spore deltagelse af deltids-, kontraktmæssige, sæsonbetonede eller midlertidige medarbejdere, så den kun kan betale for arbejdstiden ved at analysere det fra hvor som helst og fra enhver enhed
- En restaurant, der ønsker at spore personalets arbejdstider ved at spore ind- og udgangstid
- En uddannelsesinstitution som skoler og universiteter til at spore studerendes deltagelse og overvåge eksternt
- En selvstændig person til at spore den månedlige arbejdstid for hende eller hans team
Konklusion
Sporing af fremmøde eller facilitering af indtjekninger via QR-koder er virkelig engagerende og praktisk for deltagerne, der kan være studerende, forretningsdelegater, begivenhedssponsorer, ansatte eller VIP'er. Overvej at dele disse koder på tidspunktet for registrering eller mens du promoverer begivenheden, så deltagerne kender til hurtige check-ins, en vigtig motivator for at deltage i den tilsvarende begivenhed.
