Tapahtumaan osallistuminen tai sisäänkirjautuminen on kenties tärkein aktiviteettimittari. Tämä johtuu siitä, että se on ensimmäinen kasvokkain tapahtuva vuorovaikutus osallistujien tai osallistujien kanssa. Se antaa ensimmäisen vaikutelman järjestetystä tapahtumasta osallistujille ja asettaa mieliala koko tapahtumalle.
Nämä osallistujat voivat olla opiskelijoita, työntekijöitä, sponsoreita, edustajia, puhujia, näytteilleasettajia tai VIP-jäseniä. Osallistujien, tapahtuman tai istunnon tyyppi riippuu todella järjestettävän tapahtuman tyypistä ja tarkoituksesta.
Tapahtuman laajuudesta ja osallistujien tyypistä riippumatta, pitkä jono lähtöselvitystiskillä on aina epämiellyttävä näky osallistujille. Jopa tapahtumapäällikölle pitkien viivojen kaaos yhdessä tapahtumapäivän hektisen aikataulun kanssa voi olla hermostavaa.
Useiden kuukausien suunnittelu, organisointi ja markkinointi tapahtuvat muutamassa tunnissa tapahtumapäivänä. On ilmeistä, että tapahtumapäällikkö tarttuu tilaisuuteen tehdäksesi vaikutuksen osallistujiin, minkä alku tapahtuu sisäänkirjautumisen yhteydessä. Joten on välttämätöntä tarjota miellyttävä sisäänkirjautumiskokemus.
Kuinka tapahtumien järjestäjät tai istunnon suunnittelijat varmistaisivat tällaisen kokemuksen? No, he voivat tehdä sen ottamalla käyttöön uusimman tekniikan QR-koodit.
Jos haluat luoda QR-koodeja, tutustu sitten Ilmainen QR Code Generator kirjoittanut Pageloot.
Hyödyntämällä 2D-viivakooditekniikkaa
Kun pidettävä tapahtuma on laajamittaista, on erittäin tärkeää saada valtava määrä ihmisiä sisäänkäynnin ovesta viettämättä paljon aikaa. Tässä tilanteessa on välttämätöntä ottaa käyttöön nopea sisäänkirjautumis- tai läsnäoloratkaisu.
Yksi tällainen ratkaisu integroitavaksi tapahtumanhallintatyökaluun nopean ja sujuvan sisäänkirjautumiskokemuksen takaamiseksi on QR-koodi. 2D-viivakoodina pidettävässä QR-koodissa on mustat neliöt, jotka on järjestetty neliölaatikon sisään valkoisella pohjalla. Se skannataan tai luetaan yleensä kuvantamistyökalulla, kuten viivakoodilukijalla, älypuhelimen kameralla tai kolmannen osapuolen mobiilisovelluksella.
QR-koodia käytetään välineenä, joka ohjaa ihmiset välittömästi Web-URL-osoitteeseen sen sijaan, että hakisi ja syöttäisi sitä manuaalisesti. Joten miten QR-koodien avulla voidaan nopeuttaa sisäänkirjautumista tapahtumapaikalla?
No, kun mahdollinen osallistuja ilmoittautuu osaksi tapahtumaa, heille jaetaan erillinen QR-koodi. Tämä jakaminen tapahtuu joko sähköpostitse tai itse pääsylipulla. Tapahtumapäivänä sisäänkirjautumisen helpottavan henkilökunnan on vain käytettävä QR-koodiskanneria, joka voi olla älypuhelin.
Kun rekisteröity osallistuja saapuu tapahtumapaikalle, hänen tulee vain näyttää yksilöllinen QR-koodi yhdelle sisäänkäynnin henkilökunnalle. Kyseinen jäsen skannaa koodin, jonka jälkeen osallistuja saa kelvollisen digitaalisen merkinnän, kun QR-koodin rekisteröintitiedot on tarkistettu tapahtuman tietokantaan.
Näin QR-koodit nopeuttavat jo rekisteröityneiden osallistujien sisäänkirjautumista. Kun QR-koodi on skannattu, sisäänpääsykortti tai merkki voidaan valmistaa ja tulostaa välittömästi. Tämä on yleensä tehokas ratkaisu niille, jotka järjestävät suuria tapahtumia, kuten konsertteja ja messuja, koska se helpottaa useiden osallistujien nopeaa ja vaivatonta sisäänkirjautumista.
QR-koodien käytön edut sisäänkirjautumisessa ja läsnäoloseurannassa
Tässä on QR-koodien käytön etuja osallistumisen seuraamiseksi tai sisäänkirjautumisen helpottamiseksi:
- Helppo koota ja purkaa: Resurssit, kuten raha, työ, paperitavarat ja aika, käytetään huomattavasti läsnäolo- ja lähtöselvitystiskien perustamiseen ja purkamiseen. QR-koodien avulla nämä vähenevät vähintään kymmenesosalla. He vievät vähemmän lähtöselvitysaikaa ja vähemmän henkilökuntaa. Lisäksi älypuhelinta on helppo käyttää QR-koodinlukijana. Kannettavien tietokoneiden, henkilökunnan jäsenten ja paperitavaroiden järjestämisestä ei ole vakavaa.
- Yksinkertainen esivalmistelu: Koska älypuhelimen QR-koodilukijat ovat yksinkertaisia ja helppokäyttöisiä, tapahtuman henkilökunnalle ei tarvitse erityiskoulutusta. Tapahtuman järjestäjien on testattava valittu skanneri vain ennen tapahtumaa. Kannettavia ei myöskään tarvita osallistumistietojen syöttämiseen ja niiden vahvistamiseen.
- Nopeampi liikkuva jono: QR-kooditekniikka vie vain muutaman sekunnin osallistujaa kohti sisäänkirjautumiseen. Koodi itse toimii kelvollisena passina kaikille sisääntulopisteille. Joten riippumatta siitä, minkä osallistumispaikan osallistuja valitsee, prosessi on nopea ja yksinkertainen.
- Ei sähköä: Suurin osa läsnäolo- tai kirjautumispisteistä tarvitsee Internetin ja virtalähteen, jotta kannettavat tietokoneet toimivat hyvin. No, nyt ei vaadita! QR-koodiskannerit, kuten älypuhelimet, voidaan ladata etukäteen.
- Ei kopiointia: Päällekkäiset merkinnät voivat olla huolestuttavia käsiteltäessä suuria väkijoukkoja tapahtumassa. Huolimatta huolenpidosta, samat osallistujat voivat tulla listalle useammin kuin kerran. QR-koodien avulla osallistujien kopioiminen lähtöselvityslistalle on kuitenkin mahdotonta, koska jokaisella heistä on yksilölliset QR-koodit. Skannauksen jälkeen he näyttävät lähtöselvityksen tilan valmiina tai näyttävät virheilmoituksen, jos ne tarkistetaan uudelleen, theeventscalendar.comin mukaan.
- Vähiten paperijätettä: Kyllä, QR-koodit ovat myös vihreä ratkaisu. Yksi koodi voi antaa pääsylipun, joka toimii myös kelvollisena pääsykorttina tapahtumapaikan eri kulmiin pääsemiseksi ja lounaskuponkina. Merkkejä ja lippuja ei tarvitse tulostaa erikseen.
- Analytics-seuranta: Vanhentuneilla pöydillä ei ole luotettavaa tapaa tietää, milloin osallistuja tuli ja milloin hän lähti. Tällaisia yksityiskohtia tarvitaan kuitenkin edelleen seurantaan ja analysointiin. Heidän on esimerkiksi tiedettävä, minkä tapahtuman aikana enimmäispoistumisia tapahtui? Mitä pitäisi tehdä, jotta näin ei käy seuraavassa tapahtumassa?
- Rahan pelastaja: Edellä mainittuja etuja tarkasteltaessa tapahtumajärjestäjät todella säästävät rahaa. Loppujen lopuksi QR-koodien käyttäminen vähentää tapahtuman kokonaismenot.
Kuinka läsnäoloseurannan QR-koodit toimivat?
Kun osallistuja skannaa tulostetun QR-koodin, tapahtuman yksityiskohdat näytetään, mukaan lukien tapahtuman sijainti, tapahtuma sisäänkirjautumisena ja tapahtuman kuvaus, kuten vuosikokous, musiikkikonsertti tai opiskelijoiden työpaja.
Käytetystä QR-koodigeneraattorista riippuen tästä on kaksi vaihtoehtoa. Ensin osallistujaa pyydetään antamaan hänen nimensä tai tunnistenumeronsa ja toimittamaan se.
Lähetettäessä sisäänkirjautuminen tai läsnäolo vahvistetaan ja osallistuja kirjataan kenties a Google-taulukko. Toiseksi henkilö, joka skannasi koodin, saa vahvistussanoman ja sen alla olevat tapahtuman yksityiskohdat.
Tämä on menettely, olipa osallistujia työpajan opiskelijoita, ryhmän jäseniä kokouksessa, edustajia konferenssissa tai vartija tapahtumapaikalla.
Missä käyttää QR-koodeja osallistumisseurantaan ja sisäänkirjautumiseen
Tässä on joitain QR-koodien yleisiä käytännön sovelluksia läsnäolon seurantaan tai sisäänkirjautumiseen:
- Painetussa markkinointimateriaalissa: Jokainen tapahtuma, mikä tahansa painettu markkinointimateriaali on voimassa vain ennen tapahtumaa edeltävään aikaan. Se voi myös mitätöityä, jos tapahtuma viivästyy muutama tunti. Lisäämällä kuitenkin dynaamisen läsnäolon seurantakoodin, joka avaa linkin, jonka sisältö on vaihdettavissa milloin tahansa, sama markkinointimateriaali tulee kelvolliseksi ja laukaisee sitoutumisen. Osallistujien on yksinkertaisesti tuotava paikalle QR-koodi sisältävä esite tai esite. Tällaisen koodin skannaus helpottaa välitöntä sisäänkirjautumista tai läsnäolon täyttämistä. Viivästyessä tällaisen koodin skannaus vie yhden tapahtuman tietosivulle, joka ilmoittaa osallistujille viivästyneestä sisäänkirjautumisaikasta tapahtuman alkamisajan muutoksen vuoksi.
- Lippuihin: Jos lippuja on tarkoitus myöntää, tulosta niihin läsnäoloseurannan QR-koodi. Jokaisella lipunhaltijalla on erillinen koodi, jonka ansiosta saapuneiden ja poistuneiden seuranta on helppoa.
Käytä QR-koodien tapauksia osallistumisseurantaan
On monia yksiköitä, joille QR-koodien käyttäminen sisäänkirjautumiseen tai läsnäoloon on hyödyllistä ja hyödyllistä sitoutumisen käynnistämiseksi ja tehokkuuden seuraamiseksi. Tässä on muutama tällainen käyttötapaus:
- Yrityksen omistaja, joka haluaa seurata osa-aikatyöntekijöiden, sopimussuhteisten, kausityöntekijöiden tai väliaikaisten työntekijöiden läsnäoloa, jotta se voi maksaa vain työtunneista analysoimalla sitä missä tahansa ja millä tahansa laitteella
- Ravintola, joka haluaa seurata henkilöstön työaikoja seuraamalla sisään- ja uloskäyntiaikaa
- Oppilaitos, kuten koulut ja yliopistot, opiskelijoiden osallistumisen seurantaan ja etävalvontaan
- Yrittäjä seuraamaan tiiminsä kuukausittaista työaikaa
Johtopäätös
Läsnäolon seuraaminen tai sisäänkirjautumisen helpottaminen QR-koodien avulla on aidosti kiinnostavaa ja kätevää osallistujille, jotka voivat olla opiskelijoita, yritysvaltuutettuja, tapahtuman sponsoreita, työntekijöitä tai VIP-jäseniä. Harkitse näiden koodien jakamista ilmoittautumisen yhteydessä tai tapahtuman mainostamisen aikana, jotta osallistujat tietäisivät nopeat sisäänkirjautumiset, mikä on merkittävä motivaattori vastaavaan tapahtumaan osallistumiseen.
