Oppmøte eller innsjekkingsdel av en begivenhet er kanskje den viktigste viten. Dette er fordi det er den første interaksjonen ansikt til ansikt med deltakerne eller deltakerne. Det gir førsteinntrykket av det organiserte arrangementet til deltakerne og setter stemning for hele arrangementet.
Disse deltakerne kan være studenter, ansatte, sponsorer, delegater, foredragsholdere, utstillere eller VIP-er. Hvilken type deltakere, en begivenhet eller en økt vil ha, vil virkelig avhenge av typen og formålet med arrangementet som organiseres.
Uavhengig av hendelsesskala og type deltakere, er en lang kø ved innsjekkingsdisken alltid et ubehagelig syn for deltakerne. Selv for en begivenhetsleder kan kaoset med lange linjer kombinert med en hektisk tidsplan for begivenhetsdagen være nervepirrende.
Flere måneder med planlegging, organisering og markedsføring kommer ned på noen få timer på begivenhetsdagen. Det er åpenbart for hendelseslederen å gripe anledningen til å imponere deltakerne, begynnelsen av dette skjer ved innsjekkingen. Så det er viktig å levere en herlig innsjekkingsopplevelse.
Hvordan ville arrangører eller sesjonsplanleggere sikre en slik opplevelse? Vel, de kan gjøre det ved å implementere den nyeste teknologien fra QR-koder.
Hvis du trenger å lage QR-koder - så sjekk ut Gratis QR-kodegenerator av Pageloot.
Utnytte fordelen med 2D strekkodeteknologi
Når arrangementet som skal holdes er i stor skala, er det viktig å få et stort antall mennesker gjennom inngangsdøren uten å bruke mye tid. I denne situasjonen er det uunnværlig å distribuere en rask innsjekkings- eller oppmøteløsning.
En slik løsning å integrere i hendelsesstyringsverktøyet for en rask og jevn innsjekkingsopplevelse er en QR-kode. Betraktet som en 2D-strekkode, har en QR-kode svarte firkanter organisert i en firkantet boks på en hvit bakgrunn. Det skannes eller leses vanligvis av et bildebehandlingsverktøy som en strekkodeleser, smarttelefons kamera eller en tredjeparts mobilapp.
En QR-kode brukes som medium for å dirigere folk øyeblikkelig til en nettadresse i stedet for manuelt å søke og skrive den inn. Så hvordan kan man utnytte QR-koder for å gjøre det lettere å sjekke inn på et arrangementsted?
Vel, når en potensiell deltaker registrerer seg for å være en del av arrangementet, deles en distinkt QR-kode med dem. Denne delingen gjøres enten via en e-post eller på selve inngangsbilletten. På begivenhetsdagen må de ansatte som er dedikert til å lette innsjekking, bare bruke en QR-kodescanner, som kan være en smarttelefon.
Når den registrerte deltakeren kommer til lokalet, bør hun eller han bare vise den unike QR-koden til en av medarbeiderne ved inngangen. Det medlemmet skanner deretter koden, hvoretter deltakeren får en gyldig digital oppføring når registreringsoppføringsdetaljene i QR-koden er bekreftet mot arrangementets database.
Slik akselererer QR-koder innsjekkingsprosessen for de allerede registrerte deltakerne. Når en QR-kode er skannet, kan et inngangskort eller et merke klargjøres og skrives ut umiddelbart. Dette er vanligvis en effektiv løsning for de som arrangerer store arrangementer som konserter og messer, da det forenkler rask og problemfri innsjekking for flere deltakere.
Fordeler med å bruke QR-koder for innsjekking og fremmøte
Her er de viktigste fordelene ved å bruke QR-koder for å spore oppmøte eller legge til rette for innsjekking:
- Enkel montering og demontering: Ressurser som penger, arbeidskraft, papirvarer og tid brukes betydelig på å sette opp og demontere fremmøte- og innsjekkingsdisker. Med QR-koder blir disse redusert med minst en tidel. De tar mindre innsjekkingstid og færre ansatte også. Videre er det enkelt å bruke en smarttelefon som en QR-kodeskanner. Det er alvorlig ingen grunn til å bekymre deg for å ordne bærbare datamaskiner, ansatte og papirvarer.
- Enkel forberedelse: Siden QR-kodeskannere for smarttelefoner er enkle og enkle å bruke, er det ikke behov for spesiell opplæring for arrangementets ansatte. Arrangøren av arrangementet trenger bare å teste den valgte skanneren før arrangementet. Det er heller ikke behov for bærbare datamaskiner for å oppgi nærværsdetaljer og bekrefte det samme.
- Raskere flytte kø: QR-kodeteknologien tar bare noen få sekunder per deltaker for å sjekke inn. Selve koden fungerer som et gyldig pass for alle inngangspunkter. Så uansett hvilket inngangspunkt en deltaker velger, vil prosessen være rask og enkel.
- Ingen elektrisitet: De fleste fremmøte- eller påloggingsbord trenger Internett og strømforsyning slik at de bærbare datamaskinene fungerer godt. Vel, nå ikke påkrevd! QR-kodeskannere som smarttelefoner kan lades på forhånd.
- Ingen duplisering: Dupliser kan være en bekymring når du håndterer store folkemengder på et arrangement. Til tross for at de tar full forsiktighet, kan de samme deltakerne bli oppført mer enn en gang. Imidlertid er det umulig å duplisere deltakerne i innsjekkingslisten med QR-koder, da hver av dem vil ha unike QR-koder. Når de er skannet, vil de vise innsjekkingsstatusen som ferdig eller vise en feilmelding hvis de skannes igjen, ifølge theeventscalendar.com.
- Minst papiravfall: Ja, QR-koder er også en grønn løsning. En enkelt kode kan gi et inngangskort som til og med fungerer som et gyldig pass for å få tilgang til de forskjellige hjørnene av arrangementslokalet og som en lunsjkupong. Det er ikke nødvendig å skrive ut merker og passerer separat.
- Analytics-sporing: Med utdaterte skrivebord eksisterer det ingen pålitelig metode for å vite når en deltaker kom og når hun eller han dro. Imidlertid er slike detaljer nødvendige for videre sporing og analyse. For eksempel kreves det at de vet i løpet av hvilken tid av arrangementet maksimale utganger skjedde? Hva skal gjøres for at dette ikke skal skje ved neste arrangement?
- Money Frelser: Når vi ser på de ovennevnte fordelene, ender arrangørene virkelig med å spare penger. Når alt kommer til alt, bruker QR-koder resultater som reduserer samlede hendelsesutgifter.
Hvordan fungerer QR-koder for fremmøtesporing?
Når en deltaker skanner den utskrevne QR-koden, vises hendelsesdetaljene, som involverer arrangementsted, handling som innsjekking og beskrivelse av arrangementet, for eksempel årsmøte, en musikalsk konsert eller et studentverksted.
Avhengig av QR-kodegeneratoren som er brukt, er det to alternativer herfra å velge. Først blir deltakeren deretter bedt om å oppgi sitt navn eller identifikasjonsnummer og sende det inn.
Ved innsending bekreftes innsjekkingen eller oppmøtet, og deltakeren blir registrert i et Google-ark. For det andre får personen som skannet koden direkte en bekreftelsesmelding sammen med hendelsesdetaljene under den.
Dette er prosedyren om deltakerne er studenter på en workshop, teammedlemmer på et møte, delegater på en konferanse eller en sikkerhetsvakt på arrangementslokalet.
Hvor skal jeg bruke QR-koder for fremmøte og innsjekking
Her er noen vanlige praktiske anvendelser av QR-koder for sporing eller innsjekking av fremmøte:
- I et trykt markedsføringsmateriale: For ethvert arrangement er utskrevet markedsføringsmateriell bare gyldig til før tidspunktet for arrangementet. Det kan også bli ugyldig hvis hendelsen blir forsinket med noen timer. Imidlertid blir det samme markedsføringsmaterialet gyldig og utløser engasjement ved å legge til en dynamisk nærværssporende QR-kode som åpner en lenke som kan endres når som helst. Deltakerne trenger bare å ta med flygebladet eller brosjyren som har QR-koden på stedet. Skanning av en slik kode muliggjør øyeblikkelig innsjekking eller oppmøte. Ved forsinkelse tar skanning av en slik kode en til informasjonssiden for hendelsen som informerer deltakerne om den forsinkede innsjekkingstiden på grunn av endringen i begivenhetens starttid.
- På billetter: Hvis billetter skal utstedes, skriv ut QR-koden for fremmøte på dem. Hver billettholder vil ha en distinkt kode som gjør det enkelt å spore hvem som har kommet og hvem som har gått ut.
Bruk tilfeller av QR-koder for sporing av fremmøte
Det er mange enheter som bruker QR-koder for innsjekking eller oppmøte er nyttig og gunstig for å utløse engasjement og sporeeffektivitet. Her er noen av slike brukssaker:
- En bedriftseier som ønsker å spore oppmøtet til deltidsansatte, kontraktuelle, sesongbaserte eller midlertidige ansatte, slik at de bare kan betale for arbeidstiden ved å analysere den fra hvor som helst og fra hvilken som helst enhet
- En restaurant som ønsker å spore personalets arbeidstider ved å spore inn- og utgangstid
- En utdanningsinstitusjon som skoler og universiteter for å spore oppmøte til studenter og overvåke eksternt
- En selvstendig næringsdrivende som sporer månedlig arbeidstid for henne eller hans team
Konklusjon
Å spore oppmøte eller legge til rette for innsjekking gjennom QR-koder er virkelig engasjerende og praktisk for deltakerne som kan være studenter, forretningsdelegater, sponsorer av arrangementer, ansatte eller VIP-er. Vurder å dele disse kodene på tidspunktet for registrering eller mens du promoterer arrangementet, slik at deltakerne vet om raske innsjekkinger, en viktig motivator for å delta på den tilsvarende hendelsen.
