उपस्थिति या चेक-इन एक घटना का हिस्सा शायद सबसे महत्वपूर्ण सगाई मीट्रिक है। ऐसा इसलिए है क्योंकि यह प्रतिभागियों या प्रतिभागियों के साथ पहली बार आमने-सामने की बातचीत है। यह उपस्थित लोगों को आयोजित कार्यक्रम की पहली छाप प्रदान करता है और सेट करता है पूरे घटनाक्रम का मूड।
ये उपस्थित छात्र, कर्मचारी, प्रायोजक, प्रतिनिधि, वक्ता, प्रदर्शक या वीआईपी हो सकते हैं। उपस्थित लोगों का प्रकार, एक घटना या एक सत्र होगा, सही मायने में इस प्रकार और आयोजन के उद्देश्य पर निर्भर करेगा।
उपस्थित पैमाने और प्रकार के बावजूद, चेक-इन काउंटर पर एक लंबी कतार हमेशा उपस्थित लोगों के लिए एक अप्रिय दृष्टि है। यहां तक कि एक इवेंट मैनेजर के लिए, घटना के दिन के व्यस्त कार्यक्रम के साथ युग्मित लंबी लाइनों की अराजकता तंत्रिका-रैकिंग हो सकती है।
कई महीने की योजना, संगठन और विपणन घटना के दिन कुछ घंटों के लिए कम हो जाते हैं। इवेंट मैनेजर को उपस्थित लोगों को प्रभावित करने के लिए इस अवसर को हासिल करना स्पष्ट है, जिसकी शुरुआत चेक-इन में होती है। इसलिए, एक रमणीय चेक-इन अनुभव प्रदान करना आवश्यक है।
आयोजक या सत्र नियोजक इस तरह के अनुभव को कैसे सुनिश्चित करेंगे? खैर, वे नवीनतम तकनीक को लागू करके ऐसा कर सकते हैं क्यूआर कोड।
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2 डी बारकोड प्रौद्योगिकी का लाभ उठाते हुए
जब आयोजित होने वाली घटना बड़े पैमाने पर होती है, तो अधिक समय खर्च किए बिना प्रवेश द्वार के माध्यम से बड़ी संख्या में लोगों को प्राप्त करना महत्वपूर्ण होता है। इस स्थिति में, शीघ्र चेक-इन या उपस्थिति समाधान को तैनात करना अपरिहार्य है।
त्वरित और सुचारू रूप से अनुभव के लिए इवेंट मैनेजमेंट टूलकिट में एकीकृत करने के लिए ऐसा एक समाधान एक क्यूआर कोड है। एक 2 डी बारकोड के रूप में माना जाता है, एक क्यूआर कोड एक सफेद पृष्ठभूमि पर एक वर्ग बॉक्स के अंदर आयोजित काले वर्गों को दिखाता है। यह आमतौर पर एक इमेजिंग टूल द्वारा स्कैन या पढ़ा जाता है, जैसे बारकोड स्कैनर, स्मार्टफोन का कैमरा, या थर्ड-पार्टी मोबाइल ऐप।
एक क्यूआर कोड का उपयोग एक माध्यम के रूप में किया जाता है जो लोगों को मैन्युअल रूप से खोजने और दर्ज करने के बजाय तुरंत एक वेब URL पर ले जाता है। तो, एक घटना स्थल पर त्वरित चेक-इन की सुविधा के लिए कोई क्यूआर कोड का लाभ कैसे उठा सकता है?
खैर, जब एक संभावित सहभागी घटना का हिस्सा बनने के लिए पंजीकरण करता है, तो उनके साथ एक अलग QR कोड साझा किया जाता है। यह साझाकरण ई-मेल के माध्यम से या प्रवेश टिकट पर ही किया जाता है। घटना के दिन, चेक-इन की सुविधा के लिए समर्पित कर्मचारी सदस्यों को केवल एक क्यूआर कोड स्कैनर का उपयोग करना होगा, जो एक स्मार्टफोन हो सकता है।
जब पंजीकृत प्रतिभागी कार्यक्रम स्थल पर आता है, तो उसे प्रवेश द्वार पर मौजूद कर्मचारियों में से किसी एक को अद्वितीय क्यूआर कोड दिखाना चाहिए। यह सदस्य तब कोड को स्कैन करता है जिसके बाद क्यूआर कोड में पंजीकरण रिकॉर्ड विवरण घटना के डेटाबेस के खिलाफ सत्यापित होने के बाद, सहभागी को एक वैध डिजिटल प्रविष्टि मिलती है।
इस प्रकार क्यूआर कोड पहले से पंजीकृत उपस्थित लोगों के लिए चेक-इन प्रक्रिया को तेज करते हैं। एक बार क्यूआर कोड स्कैन हो जाने के बाद, एक एंट्री पास या बैज तैयार किया जा सकता है और तुरंत प्रिंट किया जा सकता है। यह आमतौर पर उन लोगों के लिए एक कुशल समाधान है जो संगीत कार्यक्रम और व्यापार शो जैसे बड़े कार्यक्रमों का आयोजन कर रहे हैं, क्योंकि यह कई उपस्थित लोगों के लिए त्वरित और परेशानी मुक्त चेक-इन की सुविधा प्रदान करता है।
चेक-इन और उपस्थिति ट्रैकिंग के लिए क्यूआर कोड का उपयोग करने के लाभ
यहां उपस्थिति को ट्रैक करने या चेक-इन की सुविधा के लिए क्यूआर कोड का उपयोग करने के मुख्य लाभ हैं:
- आसान असेंबलिंग और डिसैम्बेंलिंग: धन, श्रम, स्टेशनरी, और समय जैसे संसाधनों को उपस्थिति और चेक-इन काउंटरों की स्थापना और डिसाइड करने में काफी खर्च किया जाता है। क्यूआर कोड के साथ, ये कम से कम एक-दसवें से कम हो जाते हैं। वे कम चेक-इन समय लेते हैं और स्टाफ के कम सदस्य भी। इसके अलावा, क्यूआर कोड स्कैनर के रूप में स्मार्टफोन का उपयोग करना आसान है। लैपटॉप, स्टाफ के सदस्यों और स्टेशनरी की व्यवस्था के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं है।
- सरल पूर्व तैयारी: चूंकि स्मार्टफोन क्यूआर कोड स्कैनर सरल और उपयोग में आसान है, इसलिए इवेंट स्टाफ सदस्यों के लिए विशेष प्रशिक्षण की आवश्यकता नहीं है। ईवेंट आयोजकों को केवल ईवेंट से पहले चुने गए स्कैनर का परीक्षण करने की आवश्यकता होती है। उपस्थिति विवरण दर्ज करने और उसी की पुष्टि करने के लिए लैपटॉप की कोई आवश्यकता नहीं है।
- तेज़ चलती कतार: क्यूआर कोड तकनीक में जाँच के लिए प्रति सेकंड केवल कुछ ही समय लगता है। कोड ही सभी प्रवेश बिंदुओं के लिए वैध पास के रूप में कार्य करता है। इसलिए, कोई फर्क नहीं पड़ता कि कौन सा एंट्री एक सहभागी चुनता है, प्रक्रिया तेज और सरल होगी।
- बिजली नहीं: अधिकांश उपस्थिति या साइन-इन डेस्क को इंटरनेट और बिजली की आपूर्ति की आवश्यकता होती है ताकि उनके लैपटॉप अच्छी तरह से काम करें। खैर, अब आवश्यकता नहीं है! क्यूआर कोड स्कैनर जैसे स्मार्टफोन पहले से चार्ज किए जा सकते हैं।
- कोई नकल नहीं: किसी इवेंट में बड़ी भीड़ को हैंडल करते समय डुप्लिकेट एंट्री एक चिंता का विषय हो सकता है। पूर्ण देखभाल करने के बावजूद, एक ही उपस्थित व्यक्ति एक से अधिक बार सूचीबद्ध हो सकते हैं। हालांकि, क्यूआर कोड के साथ, चेक-इन सूची में उपस्थित लोगों का दोहराव असंभव है, क्योंकि उनमें से प्रत्येक के पास अद्वितीय क्यूआर कोड होंगे। एक बार स्कैन करने के बाद, वे चेक-इन स्थिति दिखाएंगे जैसा कि किया गया है या एक त्रुटि संदेश प्रदर्शित करेगा यदि फिर से स्कैन किया गया, inevents.ender के अनुसार।
- कम से कम पेपर वेस्ट: हां, क्यूआर कोड एक ग्रीन सॉल्यूशन भी है। एक एकल कोड एक एंट्री पास दे सकता है जो यहां तक कि घटना स्थल के विभिन्न कोनों तक पहुँचने के लिए एक वैध पास के रूप में और लंच कूपन के रूप में कार्य करता है। बैज प्रिंट करने और अलग से पास करने की आवश्यकता नहीं है।
- विश्लेषिकी ट्रैकिंग: आउटडेटेड डेस्क के साथ, कोई भी विश्वसनीय तरीका यह जानने के लिए मौजूद नहीं है कि कोई प्रतिभागी कब आया था और वह कब गया था या उसने छोड़ा था। हालांकि, आगे की ट्रैकिंग और विश्लेषण के लिए ऐसे विवरण की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, उन्हें यह जानना आवश्यक है कि किस घटना के दौरान अधिकतम निकास हुआ? ऐसा क्या किया जाना चाहिए कि अगले कार्यक्रम में ऐसा न हो?
- धन रक्षक: उपर्युक्त लाभों को देखते हुए, आयोजकों को वास्तव में पैसे की बचत होती है। आखिर क्यूआर कोड के उपयोग से परिणाम कम हो जाते हैं समग्र घटना व्यय।
कैसे अटेंडेंस ट्रैकिंग कार्य के लिए क्यूआर कोड?
जब कोई सहभागी मुद्रित क्यूआर कोड को स्कैन करता है, तो घटना विवरण प्रदर्शित होता है, जिसमें घटना स्थान, चेक-इन के रूप में कार्रवाई और वार्षिक बैठक, संगीत समारोह या छात्र कार्यशाला जैसे घटना विवरण शामिल होते हैं।
उपयोग किए गए क्यूआर कोड जनरेटर के आधार पर, चुनने के लिए यहां से दो विकल्प हैं। पहले, उपस्थित व्यक्ति को उसके नाम या पहचान संख्या दर्ज करने और उसे जमा करने के लिए कहा जाता है।
प्रस्तुत करने पर, चेक-इन या उपस्थिति की पुष्टि की जाती है और उपस्थित व्यक्ति शायद में दर्ज किया जाता है Google शीट। दूसरा, जो व्यक्ति कोड को सीधे स्कैन करता है, उसे नीचे दिए गए ईवेंट विवरण के साथ एक पुष्टिकरण संदेश मिलता है।
यह वह प्रक्रिया है, जिसमें उपस्थित लोग एक कार्यशाला में छात्र होते हैं, एक बैठक में टीम के सदस्य, एक सम्मेलन में प्रतिनिधि, या कार्यक्रम स्थल पर एक सुरक्षा गार्ड होते हैं।
अटेंडेंस ट्रैकिंग और चेक-इन के लिए क्यूआर कोड का उपयोग कहां करें
उपस्थिति ट्रैकिंग या चेक-इन के लिए क्यूआर कोड के कुछ सामान्य व्यावहारिक अनुप्रयोग यहां दिए गए हैं:
- एक मुद्रित विपणन सामग्री में: किसी भी घटना के लिए, कोई भी मुद्रित विपणन सामग्री केवल पूर्व घटना के समय के दौरान ही मान्य होती है। यदि कुछ घंटों की देरी हो जाती है तो यह अमान्य भी हो सकता है। हालाँकि, डायनामिक अटेंडेंस ट्रैकिंग क्यूआर कोड जोड़कर एक लिंक खोलती है जिसकी सामग्री कभी भी परिवर्तनशील होती है, वही मार्केटिंग सामग्री मान्य हो जाती है और जुड़ाव को ट्रिगर करती है। उपस्थित लोगों को बस उस फ्लायर या लीफलेट को समारोह स्थल पर क्यूआर कोड लाने की आवश्यकता होती है। ऐसे कोड को स्कैन करना तत्काल चेक-इन या उपस्थिति भरने की सुविधा देता है। देरी के मामले में, इस तरह के कोड को स्कैन करने से घटना विवरण पृष्ठ पर एक ले जाता है जो उपस्थित लोगों को घटना के प्रारंभ समय में परिवर्तन के कारण विलंबित चेक-इन समय के बारे में सूचित करता है।
- टिकट पर: यदि टिकट जारी किए जाने हैं, तो उन पर उपस्थिति ट्रैकिंग क्यूआर कोड प्रिंट करें। प्रत्येक टिकट धारक के पास एक अलग कोड होगा जिसके कारण ट्रैकिंग जो आ गया है और जो बाहर निकल गया है, आसान हो गया है।
उपस्थिति ट्रैकिंग के लिए क्यूआर कोड के मामलों का उपयोग करें
कई संस्थाएं हैं जिनके लिए चेक-इन या उपस्थिति के लिए क्यूआर कोड का उपयोग करना सगाई और ट्रैकिंग दक्षता को ट्रिगर करने के लिए उपयोगी और फायदेमंद है। इस तरह के कुछ उपयोग मामले इस प्रकार हैं:
- एक कंपनी के मालिक जो अंशकालिक, संविदात्मक, मौसमी या अस्थायी कर्मचारियों की उपस्थिति को ट्रैक करना चाहते हैं ताकि यह केवल कहीं से और किसी भी उपकरण से विश्लेषण करके काम किए गए घंटों का भुगतान कर सके।
- एक रेस्तरां जो प्रविष्टि और निकास समय को ट्रैक करके कर्मचारियों के काम का समय ट्रैक करना चाहता है
- एक शैक्षणिक संस्थान जैसे कि स्कूलों और विश्वविद्यालयों में छात्रों की उपस्थिति पर नज़र रखने के लिए और दूर से देखरेख करना
- उसके या उसकी टीम के मासिक काम के घंटों को ट्रैक करने के लिए एक स्व-नियोजित व्यक्ति
निष्कर्ष
क्यूआर कोड के माध्यम से ट्रैकिंग उपस्थिति या चेक-इन की सुविधा वास्तव में आकर्षक और उपस्थित लोगों के लिए सुविधाजनक है जो छात्र, व्यावसायिक प्रतिनिधि, इवेंट प्रायोजक, कर्मचारी या वीआईपी हो सकते हैं। पंजीकरण के समय या घटना को बढ़ावा देने के दौरान इन कोड को साझा करने पर विचार करें ताकि उपस्थित लोगों को त्वरित चेक-इन के बारे में पता चले, जो संबंधित घटना में भाग लेने के लिए एक प्रमुख प्रेरक हो।
