La partecipazione o la parte di check-in di un evento è forse la metrica di impegno più importante. Questo perché è la prima interazione faccia a faccia con i partecipanti o i partecipanti. Fornisce la prima impressione dell'evento organizzato ai partecipanti e imposta la l'umore per l'intero evento.
Questi partecipanti possono essere studenti, dipendenti, sponsor, delegati, relatori, espositori o VIP. Il sito tipo di partecipanti, un evento o una sessione avrà, dipenderà veramente dal tipo e lo scopo dell'evento in corso di organizzazione.
Indipendentemente dall'evento scala e tipo di partecipanti, una lunga coda al banco del check-in è sempre una spettacolo spiacevole per i partecipanti. Anche per un organizzatore di eventi, il caos di lunghe code abbinate ad un programma frenetico del giorno dell'evento possono essere snervante.
Diversi mesi di pianificazione, l'organizzazione e il marketing si riducono ad una questione di poche ore sull'evento giorno. È ovvio che il responsabile dell'evento colga l'occasione per impressionare il partecipanti, il cui inizio avviene al momento del check-in. Quindi, è essenziale per offrire una piacevole esperienza di check-in.
In che modo gli organizzatori di eventi o gli organizzatori di sessioni assicurerebbero tale esperienza? Beh, possono farlo implementando le più recenti tecnologie di Codici QR.
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Il vantaggio del codice a barre 2D Tecnologia
Quando si terrà l'evento è su larga scala, è fondamentale far passare un numero enorme di persone attraverso la porta d'ingresso senza spendere molto tempo. In questa situazione, è indispensabile per implementare una soluzione di check-in o di partecipazione rapida.
Una di queste soluzioni per Integrare nel toolkit di gestione degli eventi per un check-in rapido e senza intoppi l'esperienza è un codice QR. Considerato come un codice a barre 2D, un codice QR è caratterizzato dal nero quadrati organizzati all'interno di una scatola quadrata su sfondo bianco. Di solito è scannerizzato o letto da uno strumento di imaging come uno scanner di codici a barre, la fotocamera dello smartphone, o un'applicazione mobile di terze parti.
Un codice QR viene utilizzato come per indirizzare le persone all'istante verso un URL web piuttosto che cercare manualmente ed entrarci. Quindi, come si può fare leva sui codici QR per facilitare più velocemente check-in in una sede di eventi?
Beh, quando una prospettiva i partecipanti si registrano per far parte dell'evento, viene condiviso un codice QR distinto con loro. La condivisione avviene tramite e-mail o sul biglietto d'ingresso se stessa. Il giorno dell'evento, i membri dello staff si sono dedicati a facilitare il check-in basta utilizzare uno scanner di codici QR, che può essere uno smartphone.
Quando l'utente registrato il partecipante si presenta sul posto, lei o lui dovrebbe semplicemente mostrare il codice QR unico a uno dei membri dello staff all'ingresso. Quel membro scansiona il codice dopo che il partecipante ottiene un'iscrizione digitale valida una volta che il record di registrazione i dettagli nel codice QR sono verificati rispetto al database dell'evento.
In questo modo i codici QR accelerano il processo di check-in per i partecipanti già registrati. Una volta scansionato un codice QR, è possibile preparare e stampare immediatamente un pass d'ingresso o un badge. Questa è solitamente una soluzione efficiente per coloro che stanno organizzando grandi eventi come concerti e fiere, poiché facilita il check-in rapido e senza problemi per diversi partecipanti.
Vantaggi dell'utilizzo di QR Codici per il check-in e il monitoraggio delle presenze
Ecco i principali vantaggi dell'utilizzo di codici QR per monitorare le presenze o facilitare i check-in:
- Facile montaggio e smontaggio: Risorse come il denaro, la manodopera, la cancelleria e il tempo vengono spesi in modo significativo per l'allestimento e lo smontaggio degli sportelli per le presenze e il check-in. Con i codici QR, questi si riducono di almeno un decimo. Richiedono meno tempo per il check-in e meno personale. Inoltre, è facile usare uno smartphone come scanner di codici QR. Non c'è davvero bisogno di preoccuparsi di organizzare computer portatili, personale e cancelleria.
- Semplice pre-preparazione: Poiché gli scanner di codici QR per smartphone sono semplici e facili da usare, non è necessaria una formazione speciale per il personale dell'evento. Gli organizzatori dell'evento devono solo testare lo scanner scelto prima dell'evento. Non c'è inoltre bisogno di computer portatili per inserire i dati di partecipazione e confermare gli stessi.
- Coda di trasloco più veloce: La tecnologia del codice QR richiede solo pochi secondi per ogni partecipante per il check-in. Il codice stesso funge da pass valido per tutti i punti di ingresso. Quindi, non importa quale punto d'ingresso un partecipante scelga, il processo sarà semplice e veloce.
- No Elettricità: La maggior parte delle presenze o dei banchi di registrazione hanno bisogno di Internet e di alimentazione elettrica per far funzionare bene i loro portatili. Bene, ora non è più necessario! Gli scanner di codici QR come gli smartphone possono essere caricati in anticipo.
- Nessuna duplicazione: I doppioni possono essere un problema durante la gestione di grandi folle ad un evento. Nonostante la massima attenzione, gli stessi partecipanti possono essere elencati più di una volta. Tuttavia, con i codici QR, la duplicazione dei partecipanti nella lista di check-in è impossibile, in quanto ognuno di loro avrà codici QR unici. Una volta scansionati, mostreranno lo stato del check-in come fatto o visualizzeranno un messaggio di errore se scansionati di nuovo, secondo theeventscalendar.com.
- Meno rifiuti di carta: Sì, anche i codici QR sono una soluzione verde. Un unico codice può dare un pass di ingresso che funge anche da pass valido per accedere ai diversi angoli della sede dell'evento e da buono pasto. Non è necessario stampare badge e pass separatamente.
- Tracciamento analitico: Con scrivanie obsolete, non esiste un metodo affidabile per sapere quando un partecipante è venuto e quando se n'è andato. Tuttavia, tali dettagli sono necessari per un ulteriore monitoraggio e analisi. Ad esempio, è necessario sapere in quale momento dell'evento si sono verificate le uscite massime? Cosa si deve fare affinché ciò non avvenga al prossimo evento?
- Salvadanaio: Se si considerano i vantaggi di cui sopra, gli organizzatori di eventi finiscono davvero per risparmiare. Dopotutto, l'utilizzo di codici QR permette di ridurre il spesa complessiva per l'evento.
Come i codici QR per Lavoro di monitoraggio delle presenze?
Quando un partecipante esegue la scansione il codice QR stampato, vengono visualizzati i dettagli dell'evento, che comporta l'evento luogo, azioni come il check-in e la descrizione dell'evento, come la riunione annuale, un concerto musicale, o un workshop per studenti.
A seconda del codice QR generatore utilizzato, ci sono due opzioni da qui per scegliere. In primo luogo, il partecipante viene poi chiesto di inserire il suo nome o il suo numero di identificazione e di presentarlo.
Al momento dell'invio, il check-in o la partecipazione viene confermata e il partecipante viene registrato magari in un Scheda Google. In secondo luogo, la persona che ha scansionato il codice riceve direttamente un messaggio di conferma insieme ai dettagli dell'evento sotto di esso.
Questa è la procedura se i partecipanti sono studenti a un workshop, membri del team a una riunione, delegati ad una conferenza, o una guardia di sicurezza presso la sede dell'evento.
Dove usare i codici QR per Monitoraggio delle presenze e check-in
Ecco alcuni esempi pratici comuni applicazioni di codici QR per il tracciamento delle presenze o il check-in:
- In un materiale di marketing stampato: Per qualsiasi evento, qualsiasi materiale di marketing stampato è valido solo durante il periodo precedente l'evento. Può anche diventare non valido se l'evento viene ritardato di qualche ora. Tuttavia, aggiungendo un codice QR dinamico di monitoraggio delle presenze che apre un link il cui contenuto è modificabile in qualsiasi momento, lo stesso materiale di marketing diventa valido e fa scattare l'impegno. I partecipanti devono semplicemente portare il volantino o il volantino con il codice QR sul luogo dell'evento. La scansione di tale codice facilita il check-in istantaneo o il riempimento delle presenze. In caso di ritardo, la scansione di tale codice porta alla pagina dei dettagli dell'evento che informa i partecipanti sul ritardo del check-in dovuto al cambiamento dell'orario di inizio dell'evento.
- Su Biglietti: Se i biglietti devono essere emessi, stampate su di essi il codice QR per il monitoraggio delle presenze. Ogni possessore di biglietto avrà un codice distinto grazie al quale sarà facile rintracciare chi è arrivato e chi è uscito.
Casi d'uso dei codici QR per Monitoraggio delle presenze
Ci sono molte entità per i quali l'utilizzo di codici QR per il check-in o la partecipazione è utile e vantaggioso per attivare l'impegno e l'efficienza di tracciamento. Ecco alcuni di questi utilizzi casi:
- Il titolare di un'azienda che desidera tenere traccia delle presenze dei dipendenti part-time, contrattuali, stagionali o temporanei in modo da poter pagare solo le ore lavorate analizzandole da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo
- Un ristorante che vuole tenere traccia dei tempi di lavoro del personale, tracciando i tempi di entrata e di uscita
- Un'istituzione educativa come scuole e università per monitorare la frequenza degli studenti e sorvegliare a distanza
- Un lavoratore autonomo per tenere traccia delle ore di lavoro mensili della sua squadra
Conclusione
Monitoraggio delle presenze o facilitare i check-in attraverso i codici QR è veramente coinvolgente e conveniente per i partecipanti che possono essere studenti, delegati aziendali, sponsor dell'evento, dipendenti, o VIP. Considerare la possibilità di condividere questi codici al momento della registrazione o mentre si promuove l'evento in modo che i partecipanti conoscano le modalità di check-in rapido, un principale motivazione per la partecipazione all'evento corrispondente.
