Dio prisustva na događaju ili prijava možda je najvažnija metrika angažmana. To je zato što je to prva interakcija licem u lice sa sudionicima ili sudionicima. Prisutnima pruža prvi dojam o organiziranom događaju i postavlja ih raspoloženje za čitav događaj.
Ti sudionici mogu biti studenti, zaposlenici, sponzori, delegati, govornici, izlagači ili VIP-ovi. Vrsta polaznika, događaj ili sesija, uistinu će ovisiti o vrsti i svrsi događaja koji se organizira.
Bez obzira na razmjere događaja i vrstu polaznika, dugačak red na šalteru za prijavu uvijek je neugodan prizor za polaznike. Čak i za voditelja događaja, kaos dugih redova, zajedno s užurbanim rasporedom dana događaja, može biti nervozan.
Nekoliko mjeseci planiranja, organizacije i marketinga svodi se na nekoliko sati na dan događaja. Očito je da menadžer događaja iskoristi ovu priliku da impresionira sudionike, čiji se početak događa prilikom prijave. Stoga je neophodno pružiti ugodno iskustvo prijave.
Kako bi organizatori događaja ili planeri sesija osigurali takvo iskustvo? Pa, to mogu učiniti primjenom najnovije tehnologije tvrtke QR kodovi.
Ako trebate stvoriti QR kodove, onda pogledajte Besplatni generator QR kodova od Pageloot.
Iskorištavanje prednosti 2D tehnologije crtičnog koda
Kad je događaj koji će se održati velikih razmjera, presudno je provesti ogroman broj ljudi kroz ulazna vrata bez trošenja puno vremena. U ovoj je situaciji prijeko potrebno primijeniti rješenje za brzu prijavu ili prisustvo.
Jedno od takvih rješenja za integriranje u paket alata za upravljanje događajima za brzu i glatku prijavu je QR kôd. QR kôd se smatra 2D crtičnim kodom, a sadrži crne kvadratiće organizirane unutar kvadratnog okvira na bijeloj pozadini. Obično ga skenira ili čita alat za obradu slika, poput skenera crtičnog koda, kamere pametnog telefona ili mobilne aplikacije treće strane.
QR kôd koristi se kao medij za trenutno usmjeravanje ljudi na web URL, umjesto ručnog pretraživanja i unosa. Pa, kako iskoristiti QR kodove za bržu prijavu na mjesto događaja?
Pa, kad se potencijalni sudionik registrira da je dio događaja, s njim se dijeli zaseban QR kôd. Ovo dijeljenje vrši se putem e-pošte ili na samoj ulaznoj listi. Na dan događaja, zaposlenici posvećeni olakšavanju prijava samo moraju koristiti skener QR koda, koji može biti pametni telefon.
Kada registrirani polaznik dođe na mjesto događaja, on ili on treba samo pokazati jedinstveni QR kôd jednom od članova osoblja na ulazu. Taj član zatim skenira kôd nakon čega polaznik dobiva valjani digitalni unos nakon što se podaci o registraciji u QR kodu provjere u bazi podataka događaja.
Na ovaj način QR kodovi ubrzavaju proces prijave za već registrirane polaznike. Kada se QR kod skenira, ulaznica ili bedž mogu se odmah pripremiti i ispisati. Ovo je obično učinkovito rješenje za one koji organiziraju velike događaje kao što su koncerti i sajmovi, jer omogućuje brzu i laku prijavu za nekoliko sudionika.
Prednosti upotrebe QR kodova za prijave i praćenje posjećenosti
Evo glavnih pogodnosti upotrebe QR kodova za praćenje posjećenosti ili olakšavanje prijava:
- Jednostavno sastavljanje i rastavljanje: Resursi poput novca, radne snage, pribora za pisanje i vremena značajno se troše na postavljanje i rastavljanje šaltera za prisustvo i prijavu. Kod QR kodova oni se smanjuju najmanje za jednu desetinu. Potrebno im je manje vremena za prijavu, a manje je i osoblja. Nadalje, lako je koristiti pametni telefon kao skener QR koda. Ozbiljno se ne trebate brinuti oko uređenja prijenosnih računala, osoblja i kancelarijskog materijala.
- Jednostavna pripremna priprema: Budući da su skeneri QR kodova za pametne telefone jednostavni i jednostavni za upotrebu, nema potrebe za posebnom obukom za članove osoblja događaja. Organizatori događaja trebaju samo testirati odabrani skener prije događaja. Također nisu potrebni prijenosnici za unos podataka o prisustvovanju i njihovo potvrđivanje.
- Brži pokretni red: Tehnologiji QR koda treba po nekoliko sudionika za prijavu. Sam kôd djeluje kao valjana propusnica za sve ulazne točke. Dakle, bez obzira na to koju ulaznu točku sudionik odabere, postupak će biti brz i jednostavan.
- Nema struje: Većini stolova za prijavu ili prijavu potreban je Internet i napajanje kako bi njihova prijenosna računala dobro funkcionirala. Pa, sada nije potrebno! Skeneri za QR kod poput pametnih telefona mogu se naplatiti unaprijed.
- Bez dupliciranja: Dvostruki unosi mogu predstavljati problem prilikom rješavanja velike gužve na događaju. Unatoč potpunoj brizi, isti polaznici mogu se naći na popisu više puta. Međutim, kod QR kodova dupliciranje sudionika na popisu za prijavu je nemoguće, jer će svaki od njih imati jedinstvene QR kodove. Jednom skenirani, prikazat će status prijave kao gotov ili će prikazati poruku o pogrešci ako se ponovo skenira, prema theeventscalendar.com.
- Najmanje otpad od papira: Da, i QR kodovi su zeleno rješenje. Jedan kôd može dati ulaznu propusnicu koja čak djeluje kao valjana propusnica za pristup različitim uglovima mjesta događaja i kao kupon za ručak. Nije potrebno posebno ispisivati značke i propusnice.
- Praćenje analitike: Kod zastarjelih stolova ne postoji pouzdana metoda kojom bi se moglo znati kada je polaznik došao i kada je ona ili on otišao. Međutim, takvi su detalji potrebni za daljnje praćenje i analizu. Primjerice, oni moraju znati tijekom kojeg vremena događaja su se dogodili maksimalni izlazi? Što treba učiniti da se to ne dogodi na sljedećem događaju?
- Spasitelj novca: Gledajući gore spomenute pogodnosti, organizatori događaja na kraju doista štede novac. Napokon, upotreba QR kodova rezultira smanjenjem ukupni troškovi događaja.
Kako funkcioniraju QR kodovi za praćenje posjećenosti?
Kada polaznik skenira isprintani QR kod, prikazuju se detalji događaja, koji uključuju mjesto događaja, radnju kao prijavu i opis događaja poput godišnjeg sastanka, glazbenog koncerta ili studentske radionice.
Ovisno o korištenom generatoru QR koda, odabiru se dvije mogućnosti. Prvo se od polaznika traži da unese svoje ime ili identifikacijski broj i preda ga.
Nakon podnošenja prijave ili prisustvovanja potvrđuje se i polaznik se bilježi možda u a Google tablica. Drugo, osoba koja je skenirala kôd izravno dobiva poruku potvrde zajedno s detaljima događaja ispod nje.
To je postupak bilo da su polaznici studenti na radionici, članovi tima na sastanku, delegati na konferenciji ili zaštitar na mjestu događaja.
Gdje koristiti QR kodove za praćenje posjećenosti i prijave
Evo nekoliko uobičajenih praktičnih primjena QR kodova za praćenje prisutnosti ili prijave:
- U tiskanom marketinškom materijalu: Za bilo koji događaj bilo koji tiskani marketinški materijal vrijedi samo do vremena prije događaja. Također može postati nevaljana ako se događaj odgodi za nekoliko sati. Međutim, dodavanjem dinamičkog praćenja posjećenosti QR koda otvarajući vezu čiji se sadržaj može promijeniti bilo kada, isti marketinški materijal postaje valjan i pokreće angažman. Sudionici jednostavno trebaju donijeti letak ili letak s QR kodom na mjesto događaja. Skeniranje takvog koda olakšava trenutnu prijavu ili popunjavanje prisutnosti. U slučaju kašnjenja, skeniranje takvog koda vodi na stranicu s detaljima događaja koja sudionike obavještava o vremenu odgođene prijave zbog promjene vremena početka događaja.
- Na ulaznicama: Ako će se izdavati karte, na njih ispišite QR kôd za praćenje posjećenosti. Svaki imatelj ulaznice imat će poseban kod zbog kojeg je praćenje onoga tko je stigao i tko je izašao postalo jednostavno.
Koristite slučajeve QR kodova za praćenje posjećenosti
Postoje mnogi subjekti kojima je korištenje QR kodova za prijave ili pohađanje korisno i korisno za pokretanje učinkovitosti angažmana i praćenja. Evo nekoliko takvih slučajeva upotrebe:
- Vlasnik tvrtke koji želi pratiti prisustvo nepunih, ugovornih, sezonskih ili privremenih zaposlenika tako da može platiti samo za odrađene sate analizirajući ga s bilo kojeg mjesta i s bilo kojeg uređaja
- Restoran koji želi pratiti radno vrijeme osoblja prateći vrijeme ulaska i izlaska
- Obrazovna institucija poput škola i sveučilišta za praćenje pohađanja učenika i daljinski nadzor
- Samozaposlena osoba za praćenje mjesečnog radnog vremena svog tima
Zaključak
Praćenje prisustva ili olakšavanje prijava putem QR kodova zaista je privlačno i prikladno za sudionike koji mogu biti studenti, poslovni delegati, sponzori događaja, zaposlenici ili VIP-ovi. Razmislite o dijeljenju ovih kodova prilikom registracije ili tijekom promocije događaja kako bi sudionici znali za brze prijave, glavni motiv za prisustvovanje odgovarajućem događaju.
