חלק מההשתתפות או הצ'ק-אין באירוע הוא אולי מדד המעורבות החיוני ביותר. הסיבה לכך היא שזו האינטראקציה הראשונה פנים אל פנים עם המשתתפים או המשתתפים. זה מספק את הרושם הראשוני של האירוע המאורגן בפני המשתתפים וקובע את מצב רוח לכל האירוע.
משתתפים אלה יכולים להיות סטודנטים, עובדים, נותני חסות, צירים, דוברים, מציגים או VIP. סוג המשתתפים, אירוע או מושב יהיה תלוי באמת בסוג ובמטרה של האירוע שמארגן.
ללא קשר לסולם האירועים ולסוג המשתתפים, תור ארוך בדלפק הצ'ק-אין הוא תמיד מראה לא נעים עבור המשתתפים. אפילו עבור מנהל אירועים, הכאוס של תורים ארוכים יחד עם לוח זמנים קדחתני של יום האירוע יכול להיות מורט עצבים.
כמה חודשים של תכנון, ארגון ושיווק מסתכמים בעניין של כמה שעות ביום האירוע. ברור למנהל האירוע לנצל הזדמנות זו כדי להרשים את המשתתפים, שהתחלתה מתרחשת בעת הצ'ק-אין. לכן, חיוני לספק חווית צ'ק-אין מענגת.
כיצד מארגני אירועים או מתכנני הפעלות יבטיחו חוויה כזו? ובכן, הם יכולים לעשות זאת על ידי יישום הטכנולוגיה העדכנית ביותר של קודי QR.
אם אתה צריך ליצור קודי QR - בדוק את ה- מחולל קוד QR בחינם מאת Pageloot.
ניצול היתרון של טכנולוגיית ברקוד דו-ממדית
כאשר האירוע שייערך הוא בקנה מידה גדול, חשוב להביא מספר עצום של אנשים דרך דלת הכניסה מבלי לבזבז זמן רב. במצב זה, הכרחי לפרוס פתרון צ'ק-אין או נוכחות מהיר.
פתרון אחד כזה להשתלב בערכת הכלים לניהול אירועים לחוויית צ'ק-אין מהירה וחלקה הוא קוד QR. נחשב כברקוד דו-ממדי, קוד QR כולל ריבועים שחורים המסודרים בתוך קופסה מרובעת על רקע לבן. בדרך כלל הוא נסרק או נקרא על ידי כלי הדמיה כגון סורק ברקוד, מצלמת הטלפון החכם או אפליקציה ניידת של צד שלישי.
קוד QR משמש כמדיום להפנות אנשים באופן מיידי לכתובת אתר אינטרנט במקום לחפש ולהזין אותה באופן ידני. אז איך אפשר למנף קודי QR כדי להקל על הצ'ק-אין במקום האירוע?
ובכן, כאשר משתתף פוטנציאלי נרשם להיות חלק מהאירוע, קוד QR מובחן משותף איתם. שיתוף זה נעשה באמצעות דואר אלקטרוני או בכרטיס הכניסה עצמו. ביום האירוע, אנשי הצוות המוקדשים להקל על הצ'ק-אין צריכים רק להשתמש בסורק קוד QR, שיכול להיות טלפון חכם.
כאשר המשתתף הרשום מגיע למקום, עליו או הוא פשוט להציג את קוד ה- QR הייחודי לאחד מאנשי הצוות בכניסה. אותו חבר סורק את הקוד שאחריו מקבל המשתתף ערך דיגיטלי תקף לאחר אימות פרטי רישום בקוד ה- QR מול בסיס הנתונים של האירוע.
כך קודי QR מאיצים את תהליך הצ'ק-אין עבור המשתתפים שכבר רשומים. לאחר סריקת קוד QR, ניתן להכין כרטיס כניסה או תג ולהדפיס מיד. זה בדרך כלל פתרון יעיל למי שמארגן אירועים גדולים כמו קונצרטים ותערוכות, מכיוון שהוא מקל על צ'ק-אין מהיר וללא טרחה למספר משתתפים.
יתרונות השימוש בקודי QR לצורך ביצוע צ'ק-אין ומעקב נוכחות
להלן היתרונות העיקריים של שימוש בקודי QR כדי לעקוב אחר הנוכחות או להקל על הצ'ק-אין:
- הרכבה ופירוק קלים: משאבים כגון כסף, עבודה, נייר מכתבים וזמן מושקעים באופן משמעותי בהקמה ובפירוק דלפקי נוכחות וצ'ק-אין. עם קודי QR, אלה מופחתים בעשירית לפחות. הם לוקחים פחות זמן צ'ק-אין ופחות אנשי צוות. יתר על כן, קל להשתמש בסמארטפון כסורק קוד QR. אין ברצינות צורך לדאוג לסידור מחשבים ניידים, אנשי צוות ומכשירי כתיבה.
- הכנה מוקדמת פשוטה: מכיוון שסורקי קוד ה- QR של הטלפון החכם הם פשוטים וקלים לשימוש, אין צורך בהכשרה מיוחדת עבור אנשי צוות האירוע. מארגני האירוע צריכים לבדוק רק את הסורק שנבחר לפני האירוע. אין גם צורך במחשבים ניידים להזנת פרטי הנוכחות ולאישור אותם.
- תור מעבר מהיר יותר: טכנולוגיית קוד ה- QR אורכת מספר שניות בלבד לכל משתתף לבדיקה. הקוד עצמו משמש כמעבר תקף לכל נקודות הכניסה. לכן, לא משנה באיזו נקודת כניסה יבחר משתתף, התהליך יהיה מהיר ופשוט.
- אין חשמל: מרבית שולחנות הנוכחות או הכניסה זקוקים לאינטרנט ולספק חשמל כדי שהמחשבים הניידים שלהם יתפקדו היטב. ובכן, עכשיו לא נדרש! ניתן לטעון מראש סורקי קוד QR כמו סמארטפונים.
- ללא שכפול: רשומות כפולות יכולות להוות עניין בעת טיפול בהמונים גדולים באירוע. למרות הטיפול המלא, אותם משתתפים יכולים להירשם יותר מפעם אחת. עם זאת, עם קודי QR, שכפול משתתפים ברשימת הצ'ק-אין אינו אפשרי, מכיוון שלכל אחד מהם יהיו קודי QR ייחודיים. לאחר הסריקה, הם יציגו את מצב הצ'ק-אין כביצוע או יציגו הודעת שגיאה אם ייסרקו שוב, על פי theeventscalendar.com.
- פסולת נייר פחותה: כן, גם קודי QR הם פיתרון ירוק. קוד יחיד יכול לתת כרטיס כניסה שאף משמש כמעבר תקף לגישה לפינות השונות של מקום האירוע וכקופון צהריים. אין צורך להדפיס תגים ועוברים בנפרד.
- מעקב אחר אנליטיקס: עם שולחנות מיושנים, אין שיטה מהימנה לדעת מתי הגיע משתתף ומתי הוא או הוא עזבו. עם זאת, פרטים כאלה נדרשים להמשך מעקב וניתוח. לדוגמא, הם נדרשים לדעת באיזו זמן האירוע התרחשו היציאות המקסימליות? מה צריך לעשות כדי שזה לא יתרחש באירוע הבא?
- מושיע כסף: אם מסתכלים על היתרונות האמורים, מארגני האירועים באמת חוסכים כסף. אחרי הכל, שימוש בקודי QR גורם להפחתת ה- סך כל ההוצאה לאירועים.
כיצד פועלים קודי QR למעקב אחר נוכחות?
כאשר משתתף סורק את קוד ה- QR המודפס, פרטי האירוע מוצגים, הכוללים מיקום אירוע, פעולה כצ'ק-אין ותיאור אירוע כגון מפגש שנתי, קונצרט מוזיקלי או סדנת סטודנטים.
בהתאם למחולל קוד ה- QR המשמש, ישנן שתי אפשרויות מכאן לבחור. ראשית, המשתתף מתבקש להזין אותה או את שמו או את מספר הזיהוי ולהגיש אותם.
עם ההגשה, הצ'ק-אין או הנוכחות מאושרים והנוכח נרשם אולי ב- גיליון גוגל. שנית, מי שסרק את הקוד ישירות מקבל הודעת אישור יחד עם פרטי האירוע שמתחתיו.
זה הנוהל בין אם המשתתפים הם סטודנטים בסדנה, חברי צוות בישיבה, נציגים בכנס או מאבטח במקום האירוע.
היכן להשתמש בקודי QR למעקב אחר נוכחות וצ'ק-אין
להלן מספר יישומים מעשיים נפוצים של קודי QR למעקב אחר נוכחות או צ'ק-אין:
- בחומר שיווקי מודפס: לכל אירוע, כל חומר שיווקי מודפס תקף רק עד למועד טרום האירוע. זה עלול להתבטל גם אם האירוע יתעכב בכמה שעות. עם זאת, על ידי הוספת קוד QR למעקב אחר נוכחות דינמי הפותח קישור שתוכנו ניתן לשינוי בכל עת, אותו חומר שיווקי הופך להיות תקף ומפעיל מעורבות. המשתתפים פשוט צריכים להביא את העלון או העלון עם קוד ה- QR במקום. סריקת קוד כזה מאפשרת ביצוע צ'ק-אין מיידי או מילוי נוכחות. במקרה של עיכוב, סריקת קוד כזה מעבירה אחד לדף פרטי האירוע המודיע למשתתפים על זמן הצ'ק-אין המעוכב עקב שינוי זמן התחלת האירוע.
- בכרטיסים: אם יש להנפיק כרטיסים, הדפיסו עליהם את קוד ה- QR למעקב אחר נוכחות. לכל בעל כרטיס יהיה קוד מובחן שבעקבותיו המעקב אחר מי שהגיע ומי יצא יצא קל.
השתמש במקרים של קודי QR למעקב אחר נוכחות
ישנם גורמים רבים ששימוש בקודי QR לצורך ביצוע צ'ק-אין או נוכחות מועיל ומועיל להפעלת יעילות מעורבות ומעקב. להלן מספר מקרי שימוש כאלה:
- בעל חברה המעוניין לעקוב אחר נוכחותם של עובדים במשרה חלקית, חוזית, עונתית או זמנית, כך שהוא יכול לשלם רק עבור שעות העבודה על ידי ניתוחו מכל מקום ומכל מכשיר.
- מסעדה המעוניינת לעקוב אחר זמני תזמון הצוות על ידי מעקב אחר זמן כניסה ויציאה
- מוסד חינוכי כגון בתי ספר ואוניברסיטאות למעקב אחר נוכחות הסטודנטים ופיקוח מרחוק
- עצמאי למעקב אחר שעות העבודה החודשיות שלו או של צוותו
סיכום
מעקב אחר נוכחות או הקלה על צ'ק-אין באמצעות קודי QR הוא באמת מרתק ונוח למשתתפים שיכולים להיות סטודנטים, נציגי עסקים, נותני חסות לאירועים, עובדים או VIP. שקול לשתף קודים אלה בזמן ההרשמה או בזמן קידום האירוע, כך שהמשתתפים ידעו על צ'ק-אין מהיר, המניע העיקרי להשתתף באירוע המתאים.
