La participation ou l'enregistrement à un événement est peut-être le critère d'engagement le plus important. En effet, il s'agit de la première interaction en face à face avec les participants. Elle donne la première impression de l'événement organisé aux participants et définit les l'ambiance de l'événement.
Ces participants peuvent être étudiants, employés, sponsors, délégués, conférenciers, exposants ou VIP. Le site type de participants, un événement ou une session aura, dépendra véritablement de la le type et l'objectif de l'événement organisé.
Quel que soit l'événement l'ampleur et le type de participants, une longue file d'attente au comptoir d'enregistrement est toujours spectacle désagréable pour les participants. Même pour un responsable d'événement, le chaos de longues files d'attente couplées à un programme chargé le jour de l'événement peuvent être qui est très éprouvant.
Plusieurs mois de planification, l'organisation et le marketing se résument à quelques heures sur l'événement jour. Il est évident que le responsable de l'événement doit saisir cette occasion pour impressionner le les participants, dont le début se fait à l'enregistrement. Il est donc essentiel pour offrir une expérience d'enregistrement agréable.
Comment les organisateurs d'événements ou les planificateurs de sessions pourraient-ils garantir une telle expérience ? Eh bien, ils peuvent le faire en mettant en œuvre les dernières technologies de Codes QR.
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Tirer profit du code à barres 2D Technologie
Quand l'événement doit-il avoir lieu est à grande échelle, il est essentiel de faire passer un grand nombre de personnes par le porte d'entrée sans passer beaucoup de temps. Dans cette situation, il est indispensable pour déployer une solution d'enregistrement ou de présence rapide.
Une de ces solutions pour s'intégrer dans la boîte à outils de gestion des événements pour un enregistrement rapide et sans heurts l'expérience est un code QR. Considéré comme un code-barres 2D, un code QR se caractérise par le noir des carrés organisés à l'intérieur d'une boîte carrée sur fond blanc. Il est généralement scannées ou lues par un outil d'imagerie tel qu'un scanner de codes-barres, l'appareil photo d'un smartphone, ou une application mobile tierce.
Un code QR est utilisé comme pour diriger les gens instantanément vers une URL web plutôt que de les rechercher manuellement et y entrer. Alors, comment peut-on exploiter les codes QR pour faciliter une saisie plus rapide l'enregistrement sur le lieu d'un événement ?
Eh bien, lorsqu'un candidat les participants s'inscrivent pour faire partie de l'événement, un code QR distinct est partagé avec eux. Ce partage se fait soit par e-mail, soit sur le billet d'entrée elle-même. Le jour de l'événement, les membres du personnel chargés de faciliter l'enregistrement Il suffit d'utiliser un scanner de codes QR, qui peut être un smartphone.
Lorsque l'enregistrement Si un participant se présente sur le lieu de réunion, il doit simplement montrer le code QR unique à un des membres du personnel à l'entrée. Ce membre scanne ensuite le code après que le participant obtient une entrée numérique valide une fois la fiche d'inscription les détails du code QR sont vérifiés par rapport à la base de données de l'événement.
C'est ainsi que les codes QR accélèrent le processus d'enregistrement pour les participants déjà inscrits. Une fois qu'un code QR est scanné, un laissez-passer ou un badge peut être préparé et imprimé immédiatement. C'est généralement une solution efficace pour ceux qui organisent de grands événements tels que des concerts et des salons professionnels, car cela facilite l'enregistrement rapide et sans tracas pour plusieurs participants.
Avantages de l'utilisation de QR Codes pour l'enregistrement et le suivi des présences
Voici les principales les avantages de l'utilisation des codes QR pour suivre les présences ou faciliter les enregistrements :
- Montage et démontage faciles: Les ressources telles que l'argent, la main d'œuvre, la papeterie et le temps sont largement dépensées dans la mise en place et le démontage des comptoirs de présence et d'enregistrement. Avec les codes QR, ces dépenses sont réduites d'au moins un dixième. Ils nécessitent moins de temps d'enregistrement et moins de personnel également. En outre, il est facile d'utiliser un smartphone comme scanner de codes QR. Il n'y a pas lieu de se soucier de la disposition des ordinateurs portables, des membres du personnel et de la papeterie.
- Préparatifs simples : Comme les lecteurs de codes QR des smartphones sont simples et faciles à utiliser, il n'est pas nécessaire de dispenser une formation spéciale aux membres du personnel de l'événement. Les organisateurs de l'événement n'ont qu'à tester le scanner choisi avant l'événement. Il n'est pas non plus nécessaire d'utiliser des ordinateurs portables pour saisir les données de participation et les confirmer.
- Une file d'attente plus rapide: La technologie du code QR ne prend que quelques secondes par participant pour l'enregistrement. Le code lui-même fait office de laissez-passer valable pour tous les points d'entrée. Ainsi, quel que soit le point d'entrée choisi par un participant, le processus sera rapide et simple.
- Pas d'électricité: La plupart des bureaux de présence ou d'inscription ont besoin d'Internet et d'une alimentation électrique pour que leurs ordinateurs portables fonctionnent bien. Eh bien, ce n'est plus nécessaire ! Les scanners de codes QR tels que les smartphones peuvent être rechargés à l'avance.
- Pas de double emploi: Les doublons peuvent être un problème lorsqu'il s'agit de gérer une foule nombreuse lors d'un événement. Malgré toute la vigilance nécessaire, les mêmes participants peuvent être inscrits plusieurs fois. Cependant, avec les codes QR, la duplication des participants dans la liste d'enregistrement est impossible, car chacun d'entre eux aura des codes QR uniques. Une fois scannés, ils afficheront le statut d'enregistrement tel qu'il a été effectué ou afficheront un message d'erreur s'ils sont scannés à nouveau, selon theeventscalendar.com.
- Moins de déchets de papier: Oui, les codes QR sont aussi une solution verte. Un seul code peut donner un laissez-passer d'entrée qui sert même de carte d'accès valable aux différents coins du lieu de l'événement et de coupon-repas. Il n'est pas nécessaire d'imprimer les badges et les laissez-passer séparément.
- Suivi analytique: Avec des bureaux obsolètes, il n'existe pas de méthode fiable pour savoir quand un participant est venu et quand il est parti. Cependant, ces détails sont nécessaires pour un suivi et une analyse plus approfondis. Par exemple, ils doivent savoir à quel moment de l'événement les sorties maximales ont eu lieu ? Que faut-il faire pour que cela ne se produise pas lors de l'événement suivant ?
- Sauveur d'argent: Si l'on considère les avantages mentionnés ci-dessus, les organisateurs d'événements finissent vraiment par économiser de l'argent. Après tout, l'utilisation des codes QR permet de réduire les les dépenses globales de l'événement.
Comment les codes QR pour Suivi des présences au travail ?
Lorsqu'un participant scanne le code QR imprimé, les détails de l'événement sont affichés, ce qui implique le lieu, l'action comme l'enregistrement, et la description de l'événement comme la réunion annuelle, une concert musical, ou un atelier pour les élèves.
En fonction du code QR utilisé, il y a deux options à choisir. Premièrement, le participant est ensuite invité à saisir son nom ou son numéro d'identification et à le soumettre.
Sur présentation, l'enregistrement ou la participation est confirmé et le participant est enregistré, peut-être dans un Fiche Google. Ensuite, la personne qui a scanné le code reçoit directement un message de confirmation avec les détails de l'événement en dessous.
Voici la procédure si les participants sont des étudiants lors d'un atelier, des membres d'une équipe lors d'une réunion, les délégués à une conférence, ou un agent de sécurité sur le lieu de l'événement.
Où utiliser les codes QR pour Suivi des présences et enregistrement
Voici quelques exemples de pratiques courantes l'application de codes QR pour le suivi des présences ou les enregistrements :
- Dans un document marketing imprimé: Pour tout événement, tout matériel de marketing imprimé n'est valable que jusqu'à la période précédant l'événement. Il peut également devenir invalide si l'événement est retardé de quelques heures. Cependant, en ajoutant un code QR de suivi dynamique de la participation ouvrant un lien dont le contenu est modifiable à tout moment, le même matériel de marketing devient valable et déclenche l'engagement. Les participants doivent simplement apporter le dépliant ou la brochure portant le code QR sur le lieu de l'événement. La lecture d'un tel code facilite l'enregistrement instantané ou le remplissage des présences. En cas de retard, la lecture d'un tel code permet d'accéder à la page de détails de l'événement qui informe les participants de l'heure d'enregistrement retardée en raison du changement de l'heure de début de l'événement.
- Sur les billets: Si des billets doivent être émis, imprimez le code QR de suivi des présences sur ceux-ci. Chaque détenteur de billet aura un code distinct grâce auquel il sera facile de savoir qui est arrivé et qui est sorti.
Cas d'utilisation des codes QR pour Suivi des présences
Il existe de nombreuses entités pour qui l'utilisation de codes QR pour l'enregistrement ou la présence est utile et bénéfique pour déclencher l'engagement et suivre l'efficacité. En voici quelques-unes des affaires :
- Un propriétaire d'entreprise qui souhaite suivre la présence de ses employés à temps partiel, contractuels, saisonniers ou temporaires afin de pouvoir payer uniquement les heures travaillées en l'analysant de n'importe où et à partir de n'importe quel appareil
- Un restaurant qui souhaite suivre les horaires de travail de son personnel en enregistrant les heures d'entrée et de sortie
- Un établissement d'enseignement tel que les écoles et les universités pour suivre l'assiduité des étudiants et superviser à distance
- Un travailleur indépendant pour le suivi des heures de travail mensuelles de son équipe
Conclusion
Suivi des présences ou faciliter l'enregistrement par le biais de codes QR est véritablement engageant et pratique pour les participants qui peuvent être des étudiants, des délégués commerciaux, des sponsors de l'événement, employés, ou VIP. Envisagez de partager ces codes au moment de l'inscription ou tout en faisant la promotion de l'événement afin que les participants soient informés des check-ins rapides, un motivation majeure pour assister à l'événement correspondant.
