Die Teilnahme oder der Check-in-Teil einer Veranstaltung ist vielleicht der wichtigste Maßstab für das Engagement. Das liegt daran, dass es die erste persönliche Interaktion mit den Teilnehmern oder Teilnehmenden ist. Sie vermittelt den Teilnehmern einen ersten Eindruck von der organisierten Veranstaltung und legt die Stimmung für die gesamte Veranstaltung.
Diese Teilnehmer können sein Studenten, Mitarbeiter, Sponsoren, Delegierte, Redner, Aussteller oder VIPs. Die Art der Teilnehmer, die eine Veranstaltung oder eine Sitzung haben wird, hängt wirklich von der Art und Zweck der zu organisierenden Veranstaltung.
Unabhängig vom Ereignis Umfang und Art der Teilnehmer, eine lange Schlange am Check-in-Schalter ist immer eine unangenehmer Anblick für die Anwesenden. Selbst für einen Eventmanager ist das Chaos der Lange Schlangen in Verbindung mit einem hektischen Ablauf des Veranstaltungstages können nervenaufreibend.
Mehrere Monate der Planung, die Organisation und das Marketing nur wenige Stunden nach der Veranstaltung Tag. Es liegt auf der Hand, dass der Veranstaltungsleiter diese Gelegenheit nutzen sollte, um die Teilnehmer, deren Beginn beim Einchecken erfolgt. Daher ist es unerlässlich um eine angenehme Check-in-Erfahrung zu bieten.
Wie würden Veranstaltungsorganisatoren oder Sitzungsplaner eine solche Erfahrung sicherstellen? Nun, sie können dies tun, indem sie die neueste Technologie von QR-Codes.
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Die Vorteile des 2D-Strichcodes nutzen Technologie
Wann die Veranstaltung stattfinden soll in großem Maßstab ist, ist es entscheidend, eine große Zahl von Menschen durch die Eingangstür ohne viel Zeitaufwand. In dieser Situation ist es unerlässlich eine schnelle Check-in- oder Anwesenheitslösung zu implementieren.
Eine solche Lösung für Integration in das Event-Management-Toolkit für ein schnelles und reibungsloses Einchecken Erfahrung ist ein QR-Code. Als 2D-Barcode betrachtet, weist ein QR-Code schwarze Quadrate, die in einem quadratischen Kasten auf weißem Hintergrund organisiert sind. Es ist normalerweise gescannt oder gelesen von einem bildgebenden Werkzeug wie einem Strichcode-Scanner, der Kamera eines Smartphones, oder eine mobile Anwendung eines Drittanbieters.
Ein QR-Code wird verwendet als Medium, um Personen sofort zu einer Web-URL zu leiten, anstatt manuell zu suchen und sie zu betreten. Wie kann man also QR-Codes nutzen, um schneller Einchecken an einem Veranstaltungsort?
Nun, wenn ein angehender Der Teilnehmer meldet sich für die Teilnahme an der Veranstaltung an, ein eindeutiger QR-Code wird gemeinsam genutzt mit ihnen. Dieser Austausch erfolgt entweder über eine E-Mail oder auf der Eintrittskarte. selbst. Am Tag der Veranstaltung haben die Mitarbeiter, die sich für die Erleichterung der Abfertigung müssen nur einen QR-Code-Scanner verwenden, der ein Smartphone sein kann.
Wenn die registrierten Teilnehmer zum Veranstaltungsort kommt, sollte er oder sie nur den eindeutigen QR-Code vorzeigen, um einer der Mitarbeiter am Eingang. Dieses Mitglied scannt dann den Code nach die der Teilnehmer einen gültigen digitalen Eintrag erhält, sobald der Registrierungssatz Die Angaben im QR-Code werden mit der Datenbank der Veranstaltung abgeglichen.
So beschleunigen QR-Codes den Check-in-Prozess für die bereits registrierten Teilnehmer. Nach dem Scannen eines QR-Codes kann sofort eine Eintrittskarte oder ein Badge erstellt und ausgedruckt werden. Dies ist normalerweise eine effiziente Lösung für diejenigen, die große Veranstaltungen wie Konzerte und Messen organisieren, da es ein schnelles und problemloses Einchecken für mehrere Teilnehmer ermöglicht.
Vorteile der Verwendung von QR Codes für Check-Ins und Anwesenheitsverfolgung
Hier sind die wichtigsten Vorteile der Verwendung von QR-Codes zur Verfolgung der Anwesenheit oder zur Erleichterung des Check-Ins:
- Einfache Montage und Demontage: Für den Auf- und Abbau von Anwesenheits- und Abfertigungsschaltern werden erhebliche Ressourcen wie Geld, Arbeitskräfte, Schreibwaren und Zeit aufgewendet. Mit QR-Codes werden diese um mindestens ein Zehntel reduziert. Sie benötigen weniger Zeit beim Check-in und auch weniger Personal. Außerdem ist es einfach, ein Smartphone als QR-Code-Scanner zu verwenden. Sie müssen sich ernsthaft keine Gedanken über die Anordnung von Laptops, Mitarbeitern und Briefpapier machen.
- Einfache Vorbereitung: Da die Smartphone-QR-Code-Scanner einfach und leicht zu bedienen sind, ist keine spezielle Schulung der Veranstaltungsmitarbeiter erforderlich. Die Organisatoren der Veranstaltung müssen lediglich den ausgewählten Scanner vor der Veranstaltung testen. Es werden auch keine Laptops für die Eingabe der Anwesenheitsdaten und deren Bestätigung benötigt.
- Schnellere Warteschlange für Umzüge: Die QR-Code-Technologie benötigt nur wenige Sekunden pro Teilnehmer für das Einchecken. Der Code selbst fungiert als gültiger Pass für alle Einreisepunkte. Unabhängig davon, für welchen Einstiegspunkt sich ein Teilnehmer entscheidet, wird der Prozess also schnell und einfach sein.
- Keine Elektrizität: Die meisten Anwesenheitsoder Anmeldeschreibtische benötigen Internet und Stromanschluss, damit ihre Laptops gut funktionieren. Nun, jetzt nicht erforderlich! QR-Code-Scanner wie z.B. Smartphones können im Voraus aufgeladen werden.
- Keine Vervielfältigung: Doppelte Einträge können bei der Bewältigung großer Menschenmengen bei einer Veranstaltung ein Problem darstellen. Trotz aller Sorgfalt können dieselben Teilnehmer mehr als einmal aufgeführt werden. Mit QR-Codes ist es jedoch unmöglich, Teilnehmer in der Anmeldeliste doppelt einzutragen, da jeder einzelne von ihnen über eindeutige QR-Codes verfügt. Einmal gescannt, zeigen sie den Check-in-Status als erledigt an oder zeigen laut theeventscalendar.com eine Fehlermeldung an, wenn sie erneut gescannt werden.
- Geringster Papierabfall: Ja, QR-Codes sind auch eine grüne Lösung. Ein einziger Code kann einen Eintrittspass ergeben, der sogar als gültiger Pass für den Zugang zu den verschiedenen Ecken des Veranstaltungsortes und als Essensgutschein dient. Es ist nicht erforderlich, Badges und Pässe getrennt auszudrucken.
- Analytik-Verfolgung: Bei veralteten Schreibtischen gibt es keine zuverlässige Methode, um zu wissen, wann ein Teilnehmer gekommen und wann er oder sie gegangen ist. Solche Details sind jedoch für die weitere Verfolgung und Analyse erforderlich. Sie müssen zum Beispiel wissen, während welcher Zeit des Ereignisses das Maximum der Ausgänge aufgetreten ist? Was ist zu tun, damit dies bei der nächsten Veranstaltung nicht mehr der Fall ist?
- Retter des Geldes: Wenn man sich die oben genannten Vorteile ansieht, dann sparen die Organisatoren von Veranstaltungen wirklich Geld. Schließlich führt die Verwendung von QR-Codes zu einer Reduzierung der Gesamtausgaben für die Veranstaltung.
Wie QR-Codes für Anwesenheitsverfolgung der Arbeit?
Wenn ein Teilnehmer scannt der gedruckte QR-Code, werden die Ereignisdetails angezeigt, die das Ereignis Ort, Aktion wie Einchecken und Veranstaltungsbeschreibung wie Jahrestagung, a Musikkonzert oder einen Studenten-Workshop.
Abhängig vom QR-Code Generator verwendet wird, gibt es von hier aus zwei Optionen zur Auswahl. Erstens, der Teilnehmer wird dann gebeten, ihren oder seinen Namen oder ihre Identifikationsnummer einzugeben und einzureichen.
Nach der Einreichung wird das Einchecken oder die Teilnahme bestätigt und der Teilnehmer eventuell in einem Google-Datenblatt. Zweitens erhält die Person, die den Code gescannt hat, direkt eine Bestätigungsmeldung zusammen mit den darunter liegenden Ereignisdetails.
Dies ist das Verfahren ob es sich bei den Teilnehmern bei einem Workshop um Studenten, bei einer Sitzung um Teammitglieder handelt, Delegierte bei einer Konferenz oder ein Sicherheitsbeamter am Veranstaltungsort.
Wo Sie QR-Codes verwenden können für Anwesenheitsverfolgung und Check-in
Hier sind einige übliche praktische Anwendungen von QR-Codes zur Anwesenheitsverfolgung oder zum Check-in:
- In einem gedruckten Marketingmaterial: Für jede Veranstaltung ist jegliches gedrucktes Marketingmaterial nur während der Zeit bis zur Vorveranstaltungszeit gültig. Es kann auch ungültig werden, wenn die Veranstaltung um einige Stunden verschoben wird. Durch Hinzufügen eines dynamischen QR-Codes zur Anwesenheitsverfolgung, der einen Link öffnet, dessen Inhalt jederzeit geändert werden kann, wird dasselbe Marketingmaterial jedoch gültig und löst ein Engagement aus. Die Teilnehmer müssen lediglich den Flyer oder das Faltblatt mit dem QR-Code an den Veranstaltungsort mitbringen. Das Einscannen eines solchen Codes erleichtert das sofortige Einchecken oder Ausfüllen der Anwesenheit. Im Falle einer Verspätung führt das Einscannen eines solchen Codes zur Veranstaltungsdetailseite, die die Teilnehmer über die verspätete Eincheckzeit aufgrund der Änderung der Veranstaltungsstartzeit informiert.
- Auf Tickets: Wenn Tickets ausgestellt werden sollen, drucken Sie den QR-Code für die Anwesenheitsverfolgung auf die Tickets. Jeder Ticketinhaber erhält einen eindeutigen Code, wodurch die Verfolgung der Ankunfts- und Abgangszeiten erleichtert wird.
Anwendungsfälle von QR-Codes für Verfolgung von Anwesenheiten
Es gibt viele Entitäten für die die Verwendung von QR-Codes für Check-in oder Anwesenheit nützlich und vorteilhaft ist für das Auslösen von Engagement und das Verfolgen der Effizienz. Hier sind einige dieser Anwendungen Fälle:
- Ein Firmeninhaber, der die Anwesenheit von Teilzeit-, Vertrags-, Saison- oder Zeitarbeitskräften verfolgen möchte, so dass er nur die geleisteten Stunden bezahlen kann, indem er sie von überall und von jedem Gerät aus analysiert
- Ein Restaurant, das die Arbeitszeiten des Personals verfolgen möchte, indem es die Ein- und Austrittszeiten verfolgt
- Eine Bildungseinrichtung wie Schulen und Universitäten zur Verfolgung der Anwesenheit von Studenten und zur Fernüberwachung
- Ein Selbständiger zur Verfolgung der monatlichen Arbeitsstunden seines Teams
Schlussfolgerung
Verfolgung der Anwesenheit oder die Erleichterung der Abfertigung durch QR-Codes ist wirklich ansprechend und bequem für die Teilnehmer, bei denen es sich um Studenten, Geschäftsdelegierte oder Sponsoren von Veranstaltungen handeln kann, Mitarbeiter oder VIPs. Erwägen Sie die gemeinsame Nutzung dieser Codes bei der Registrierung oder während Sie für die Veranstaltung werben, so dass die Teilnehmer über Quick Check-Ins Bescheid wissen, eine Hauptmotivator für die Teilnahme an der entsprechenden Veranstaltung.
