ربما يكون الحضور أو تسجيل الوصول جزءًا من حدث ما هو مقياس المشاركة الأكثر أهمية. هذا لأنه أول تفاعل وجهاً لوجه مع الحضور أو المشاركين. يوفر الانطباع الأول عن الحدث المنظم للحضور ويضع الحالة المزاجية للحدث بأكمله.
يمكن أن يكون هؤلاء الحضور طلابًا أو موظفين أو رعاة أو مندوبين أو متحدثين أو عارضين أو كبار الشخصيات. سيعتمد نوع الحاضرين أو الحدث أو الجلسة حقًا على نوع والغرض من الحدث الذي يتم تنظيمه.
بغض النظر عن حجم الحدث ونوع الحاضرين ، فإن الطابور الطويل عند مكتب تسجيل الوصول دائمًا ما يكون مشهدًا مزعجًا للحضور. حتى بالنسبة لمدير الحدث ، يمكن أن تكون فوضى الطوابير الطويلة المقترنة بالجدول الزمني المحموم ليوم الحدث مرهقة للأعصاب.
عدة أشهر من التخطيط والتنظيم والتسويق تنخفض إلى بضع ساعات في يوم الحدث. من الواضح أن مدير الحدث ينتهز هذه الفرصة لإثارة إعجاب الحضور ، والتي تحدث بدايتها عند تسجيل الوصول. لذلك ، من الضروري تقديم تجربة تسجيل وصول ممتعة.
كيف يمكن لمنظمي الحدث أو مخططي الجلسات ضمان مثل هذه التجربة؟ حسنًا ، يمكنهم القيام بذلك من خلال تطبيق أحدث تقنيات رموز QR.
إذا كنت بحاجة إلى إنشاء رموز QR - فراجع ملف مولد رمز الاستجابة السريعة المجاني بواسطة Pageloot.
الاستفادة من تقنية الباركود ثنائية الأبعاد
عندما يكون الحدث الذي سيتم عقده على نطاق واسع ، فمن الأهمية بمكان الحصول على عدد كبير من الأشخاص عبر باب الدخول دون قضاء الكثير من الوقت. في هذه الحالة ، لا غنى عن نشر حل سريع لتسجيل الوصول أو الحضور.
أحد هذه الحلول للاندماج في مجموعة أدوات إدارة الأحداث للحصول على تجربة تسجيل وصول سريعة وسلسة هو رمز الاستجابة السريعة. نظرًا لكونه رمزًا شريطيًا ثنائي الأبعاد ، فإن رمز الاستجابة السريعة يتميز بمربعات سوداء منظمة داخل صندوق مربع على خلفية بيضاء. عادةً ما يتم مسحها ضوئيًا أو قراءتها بواسطة أداة تصوير مثل ماسح الباركود أو كاميرا الهاتف الذكي أو تطبيق جوال تابع لجهة خارجية.
يتم استخدام رمز الاستجابة السريعة كوسيط لتوجيه الأشخاص على الفور إلى عنوان URL على الويب بدلاً من البحث عنه وإدخاله يدويًا. لذا ، كيف يمكن الاستفادة من رموز الاستجابة السريعة لتسهيل تسجيل الوصول بشكل أسرع في مكان الحدث؟
حسنًا ، عندما يسجل أحد الحاضرين المحتملين لكونه جزءًا من الحدث ، تتم مشاركة رمز QR مميز معهم. تتم هذه المشاركة إما من خلال البريد الإلكتروني أو على تذكرة الدخول نفسها. في يوم الحدث ، يتعين على الموظفين المخصصين لتسهيل عمليات تسجيل الوصول فقط استخدام ماسح ضوئي لرمز الاستجابة السريعة ، والذي يمكن أن يكون هاتفًا ذكيًا.
عندما يأتي الحاضر المسجل في المكان ، يجب عليه أو عليها فقط إظهار رمز الاستجابة السريعة الفريد لأحد الموظفين عند المدخل. يقوم هذا العضو بعد ذلك بمسح الرمز الذي يحصل بعده الحاضر على إدخال رقمي صالح بمجرد التحقق من تفاصيل سجل التسجيل في رمز الاستجابة السريعة مقابل قاعدة بيانات الحدث.
هذه هي الطريقة التي تعمل بها رموز QR على تسريع عملية تسجيل الوصول للحاضرين المسجلين بالفعل. بمجرد مسح رمز الاستجابة السريعة ضوئيًا ، يمكن إعداد تصريح دخول أو شارة وطباعتها على الفور. عادة ما يكون هذا حلاً فعالاً لأولئك الذين ينظمون الأحداث الكبيرة مثل الحفلات الموسيقية والمعارض التجارية ، لأنه يسهل تسجيل الوصول السريع والخالي من المتاعب للعديد من الحاضرين.
فوائد استخدام أكواد QR لتسجيل الوصول وتتبع الحضور
فيما يلي الفوائد الرئيسية لاستخدام رموز QR لتتبع الحضور أو تسهيل عمليات تسجيل الوصول:
- سهل التجميع والتفكيك: يتم إنفاق موارد مثل المال والعمالة والقرطاسية والوقت بشكل كبير في إعداد وتفكيك عدادات الحضور وتسجيل الوصول. مع رموز QR ، يتم تقليلها بمقدار عُشر على الأقل. يستغرقون وقت تسجيل وصول أقل وعدد أقل من الموظفين أيضًا. علاوة على ذلك ، من السهل استخدام الهاتف الذكي كمسح ضوئي لرمز الاستجابة السريعة. لا داعي للقلق بشأن ترتيب أجهزة الكمبيوتر المحمولة والموظفين والقرطاسية.
- تحضير مسبق بسيط: نظرًا لأن الماسحات الضوئية لرموز الاستجابة السريعة للهاتف الذكي بسيطة وسهلة الاستخدام ، فلا داعي لتدريب خاص لموظفي الحدث. يحتاج منظمو الحدث فقط إلى اختبار الماسح الضوئي المختار قبل الحدث. ليست هناك حاجة أيضًا لأجهزة الكمبيوتر المحمولة لإدخال تفاصيل الحضور وتأكيد ذلك.
- قائمة انتظار نقل أسرع: تستغرق تقنية رمز الاستجابة السريعة بضع ثوانٍ فقط لكل ضيف لتسجيل الوصول. يعمل الرمز نفسه كمرور صالح لجميع نقاط الدخول. لذلك ، بغض النظر عن نقطة الدخول التي يختارها أحد الحضور ، ستكون العملية سريعة وبسيطة.
- لا كهرباء: تحتاج معظم مكاتب الحضور أو تسجيل الدخول إلى الإنترنت ومصدر الطاقة حتى تعمل أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم بشكل جيد. حسنًا ، الآن غير مطلوب! يمكن شحن ماسحات رمز الاستجابة السريعة مثل الهواتف الذكية مسبقًا.
- لا ازدواجية: يمكن أن تكون الإدخالات المكررة مصدر قلق أثناء التعامل مع الحشود الكبيرة في حدث ما. على الرغم من العناية الكاملة ، يمكن إدراج نفس الحاضرين أكثر من مرة. ومع ذلك ، مع رموز QR ، من المستحيل تكرار الحضور في قائمة تسجيل الوصول ، حيث سيكون لكل واحد منهم رموز QR فريدة. بمجرد المسح ، سيعرضون حالة تسجيل الوصول كما تم أو سيعرضون رسالة خطأ إذا تم فحصها مرة أخرى ، وفقًا لموقع theeventscalendar.com.
- أقل نفايات الورق: نعم ، رموز QR هي حل أخضر أيضًا. يمكن أن يمنح رمز واحد تصريح دخول يعمل بمثابة تصريح دخول صالح للوصول إلى الزوايا المختلفة لمكان الحدث وكقسيمة غداء. ليست هناك حاجة لطباعة الشارات والبطاقات بشكل منفصل.
- تتبع التحليلات: مع المكاتب التي عفا عليها الزمن ، لا توجد طريقة موثوقة لمعرفة متى جاء أحد الحضور ومتى غادر. ومع ذلك ، فإن هذه التفاصيل مطلوبة لمزيد من التتبع والتحليل. على سبيل المثال ، هم مطالبون بمعرفة في أي وقت حدث الحد الأقصى لمخارج الحدث؟ ما الذي يجب فعله حتى لا يحدث هذا في الحدث التالي؟
- منقذ المال: بالنظر إلى الفوائد المذكورة أعلاه ، ينتهي الأمر بمنظمي الأحداث حقًا إلى توفير المال. بعد كل شيء ، يؤدي استخدام رموز QR إلى تقليل إجمالي نفقات الحدث.
كيف أكواد QR لتتبع الحضور؟
عندما يقوم أحد الحاضرين بمسح رمز الاستجابة السريعة المطبوع ضوئيًا ، يتم عرض تفاصيل الحدث ، والتي تتضمن موقع الحدث وإجراء مثل تسجيل الوصول ووصف الحدث مثل الاجتماع السنوي أو الحفلة الموسيقية أو ورشة عمل الطلاب.
اعتمادًا على منشئ رمز الاستجابة السريعة المستخدم ، هناك خياران من هنا للاختيار. أولاً ، يُطلب من الحضور إدخال اسمه أو رقم هويته وتقديمه.
عند التقديم ، يتم تأكيد تسجيل الوصول أو الحضور وربما يتم تسجيل الحضور في ملف ورقة جوجل. ثانيًا ، يتلقى الشخص الذي مسح الرمز ضوئيًا مباشرةً رسالة تأكيد مع تفاصيل الحدث الموجودة أدناه.
هذا هو الإجراء سواء كان الحاضرون طلابًا في ورشة عمل أو أعضاء فريق في اجتماع أو مندوبين في مؤتمر أو حارس أمن في مكان الحدث.
مكان استخدام أكواد QR لتتبع الحضور وتسجيلات الوصول
فيما يلي بعض التطبيقات العملية الشائعة لرموز الاستجابة السريعة لتتبع الحضور أو تسجيلات الوصول:
- في مادة تسويقية مطبوعة: لأي حدث ، أي مادة تسويقية مطبوعة صالحة فقط خلال وقت ما قبل الحدث. قد يصبح غير صالح أيضًا إذا تم تأخير الحدث لبضع ساعات. ومع ذلك ، بإضافة رمز الاستجابة السريعة لتتبع الحضور الديناميكي ، يفتح رابطًا يمكن تغيير محتواه في أي وقت ، تصبح نفس المواد التسويقية صالحة وتؤدي إلى المشاركة. يحتاج الحاضرون ببساطة إلى إحضار هذا المنشور أو المنشور الذي يحتوي على رمز الاستجابة السريعة في المكان. مسح مثل هذا الرمز يسهل تسجيل الوصول الفوري أو ملء الحضور. في حالة التأخير ، يؤدي مسح هذا الرمز ضوئيًا إلى نقل أحد الرموز إلى صفحة تفاصيل الحدث التي تُعلم الحضور بوقت تسجيل الوصول المتأخر بسبب التغيير في وقت بدء الحدث.
- على التذاكر: في حالة إصدار التذاكر ، قم بطباعة رمز الاستجابة السريعة لتتبع الحضور عليها. سيكون لكل حامل تذكرة رمز مميز بفضل سهولة تتبع من وصل ومن خرج.
حالات استخدام أكواد QR لتتبع الحضور
هناك العديد من الكيانات التي يعد استخدام رموز QR لتسجيل الوصول أو الحضور مفيدًا ومفيدًا لتحفيز المشاركة وتتبع الكفاءة. فيما يلي بعض حالات الاستخدام هذه:
- صاحب الشركة الذي يرغب في تتبع حضور الموظفين بدوام جزئي أو تعاقدية أو موسمية أو مؤقتة بحيث يمكنه الدفع مقابل ساعات العمل فقط عن طريق تحليلها من أي مكان ومن أي جهاز
- مطعم يريد تتبع أوقات عمل الموظفين من خلال تتبع أوقات الدخول والخروج
- مؤسسة تعليمية مثل المدارس والجامعات لتتبع حضور الطلاب والإشراف عن بعد
- عامل مستقل لتتبع ساعات العمل الشهرية له أو لفريقه
استنتاج
يعد تتبع الحضور أو تسهيل عمليات تسجيل الوصول من خلال رموز QR أمرًا جذابًا ومريحًا للحضور الذين يمكن أن يكونوا طلابًا أو مندوبين عن الأعمال أو رعاة حدث أو موظفين أو شخصيات مهمة. ضع في اعتبارك مشاركة هذه الرموز في وقت التسجيل أو أثناء الترويج للحدث حتى يعرف الحاضرون تسجيلات الوصول السريعة ، وهو الدافع الرئيسي لحضور الحدث المقابل.
